систематизація інформаціїпередбачає про б р о б о т к у інформації з метою приведення її до певного виду і і н т е р п р е т а ц і ю інформації, що дозволяє індивіду певним чином відреагувати на отриману інформацію. Обробка інформації в своєму розпорядженні її в певному порядку, надає їй якісь завершені форми, що наповнює інформацію певним змістом і значенням. Обробка інформації створює образи, форми, які людина може розпізнати і які розуміються їм певним чином. При цьому відбувається процес зведення комплексу інформаційних сигналів до спрощених синтезованих образів і категорії.

Виділяється три загальних правила обробки інформації, що дозволяють звести її до образів:

1) встановлення співвідношення фігури і фону;

2) завершення образів;

3) встановлення подібності і приблизність.

При встановленні з про про т зв про ш е н і я ф і г у р и і ф о н а в загальній «картині» інформації виділяється те, що є «фігурою», т. Е. Сенсом картини, її чином. Відповідно те, що не є фігурою, перетворюється в фон. Часто фігура виділяється однозначно. Однак бувають ситуації, коли фон може бути сприйнятий як фігура, а фігура розглядатися фоном. В цьому випадку оброблена інформація може перетворитися в зовсім інший образ і знайти зовсім інший сенс.

Завершення образів дозволяє створити цілісний образ по окремих частинах, навіть якщо для цього немає достатньої інформації. Часто цей процес обробки інформації може призводити до створення невірних образів і невірної інтерпретації поведінки інших, а також породжувати невірну інтерпретацію індивідом впливів, що надходять на його адресу з боку організаційного оточення.

Встановлення подібності та приблизності призводить до того, що, по-перше, по окремих елементах і характерних рис вдається виділити із загального обсягу інформації окремі образи і форми, які мають якісь узагальнюючі риси. По-друге, цей принцип обробки інформації проявляється в тому, що різні образи і відповідно явища групуються в якісь узагальнені групи шляхом згладжування або ж ігнорування індивідуальних особливостей кожного явища.

Систематизація інформації людиною проводиться двома способами. Перший спосіб - це л о г і ч е с к а я обробка інформації. Для даного способу характерно систематичне і послідовне на основі логічних операцій перетворення інформації. Це так званий науковий спосіб обробки інформації. Але людина не тільки логічно обробляє інформацію, доводячи її до стану, що дозволяє здійснювати дії у відповідь на отримані впливу з середовища. Людина також обробляє інформацію, використовуючи ч у о с т в а, п р е д п о ч т е н і я, е м о ц і й, у б е ж д е н і я. У цьому випадку інформація обробляється за принципами «люблю - не люблю», «подобається - не подобається», «добре - погано», «краще-гірше», «прийнятно - неприйнятно» і т.п.

Сприйняття - дуже складний, багатогранний і швидкоплинний процес. Неправильно думати, що фази відбору, обробки та оцінки жорстко розмежовані і слідують одна за одною в чітко визначеній формі і по однозначною схемою. Насправді це практично одночасно і часто блискавично розгортаються процеси, що становлять разом сприйняття людиною оточення. При цьому, хоча і відбір, і систематизація інформації в цілому здійснюються відповідно до визначених принципів, для кожної людини характерна індивідуальність в протіканні цих процесів, яка завжди робить сприйняття індивідуальним і суб'єктивним. Тому, щоб ефективно взаємодіяти з людиною і керувати ним, необхідно знати хоча б в загальному вигляді то, якими характерними рисами сприйняття дійсності він володіє.

визначення 1

Методи систематизації інформації - це методи організації досліджуваних інформаційних об'єктів в певну систему на основі будь-якого критерію.

систематизація інформації

Для ефективного вирішення поставлених завдань потрібна швидка система доступу до потрібних інформаційних даних. Тобто в першу чергу потрібно забезпечити оптимальний пошук даних і, крім того, необхідно систематизувати знову надходить. Головною початковою сходинкою більшості бізнес-проектів, незалежно від сфери діяльності підприємства, вважається систематизація інформації. Добре виконана систематизація інформації дозволяє отримати відмінні результати при налагодженні виробництва і, крім того, дає суттєву економію фінансів фірми і зусиль її співробітників. Процес систематизації інформації повинен включати в свій склад:

• Методику збору та накопичення інформаційних даних.
• Операцію класифікації та індексування даних.
• Методи доступу до інформаційних ресурсів.
• Методи представлення інформаційних даних.
• Методи обробки пошукового запиту інформації.

Існують два способи організації інформації:

1. Організація інформації у вигляді чіткої структури (структурована інформація).
2. Організація інформаційного масиву в формі простого тексту.

визначення 2

Структурування - це послідовність операцій по систематизації інформації. Щоб це виконати застосовуються стандартні формати.

Під форматом розуміється чиста форма для занесення інформації.

Інформаційні дані можуть бути записані в паперовому варіанті, або в файлі текстового редактора, або як вхідні дані поміщені в базу даних.

У стандартному форматі є інформаційні розділи, які називаються полями. Підсумком заповнення формату буде закінчена форма, що називається записом.

Під базою даних розуміється набір записів, який організований для полегшення знаходження конкретної записи або деякої кількості пов'язаних записів, або необхідної інформації, що знаходиться в таких записах. Відмінною рисою правильних баз даних є їх здатність віддавати колись записані дані в різному вигляді (з точки зору змісту - від невеликої кількості до вичерпного інформаційного набору, також форма подання їх теж може бути різною, необхідної користувачеві).

Систематизація інформації має на увазі в деякому сенсі класифікацію всього документообігу компанії по різних підгрупах. Кожна фірма може вибрати найбільш підходящу для неї методику систематизації інформації, класифікаційні принципи (або набір цих принципів). Найбільш часто всі документи компанії поділяються відповідно до номінальним, предметним, тематичним, хронологічним, авторським і архівних класифікацій:

1. Під номінальною систематизацією розуміється підрозділ документації по її типам (рахунок, договір, наказ і так далі).
2. Під предметною систематизацією розуміється приналежність документів до якої-небудь конкретної сфері.
3. Під тематичної систематизацією розуміється загальна тематика документів.
4. Під хронологічній систематизацією інформації розуміється підрозділ документів згідно з датами їх появи.
5. Під авторської систематизацією розуміється поділ по іменах авторів документів.
6. Під архівної систематизацією розуміється підрозділ по терміну зберігання документа.

Основні методи систематизації інформації

Систематизація інформації передбачає її переробку для формування певного її виду, а також виконання інтерпретації інформації, що дає можливість кожному користувачеві правильно сприймати отриману інформацію. Оброблена інформація розташовується за певними правилами, має цілком завершений формат, що надає їй логічний зміст і значення. При обробці інформації формуються закінчені образи, які люди здатні розпізнавати і розуміти правильно. Все це супроводжується процесом приведення набору сигналів інформації до деяких простих образних категорій.

Можна виділити три правила як треба обробляти інформацію, щоб отримати образи:

1. Необхідно встановити правильне співвідношення фігур і фонової інформації.
2. Образи необхідно завершувати.
3. Треба встановити приблизність і схожість.

При формуванні балансу фігури і фону в інформаційній картині треба виділити, власне, фігуру, тобто основний сенс картини (образ). І звичайно, те що не є фігура, стає фоном. Найчастіше фігуру можна виділити дуже просто, але є випадки, коли немає чітких меж між фігурою і фоном. Тоді є ймовірність, що після обробки інформації, вона може кардинально поміняти свій образ, і відповідно буде мати інше смислове значення. Іноді процедура обробки інформації здатна призвести до формування неправильних (помилкових) образів і неправильної інтерпретації дій інших людей і, крім того, викликати неправильне розуміння людиною дій, що йдуть на його адресу з зовнішнього оточення.

Люди зазвичай систематизують інформацію двома методами:

1. Метод обробки інформації на основі логіки. Він заснований на систематичному і послідовному перетворенні інформації на базі операцій логіки. Цей метод так само називають наукової обробкою інформації. Але люди здатні не тільки до логічної обробки інформації, що дозволяє виконувати адекватні дії при отриманні зовнішніх впливів.
2. Метод обробки інформації на рівні почуттів. Емоційні реакції людини зумовлюють обробку інформації на основі понять, люблю - не люблю, погано - добре і так далі.

Сприйняття навколишнього світу людиною багато в чому неоднозначний, досить непростий і швидко поточний процес. Неправильно уявляти собі, що етапи збору, переробки та ідентифікації інформації чітко розділені і йдуть один за одним у строго заданому форматі і по єдиній структурі. Вироблення рішення ґрунтується на разнотипной інформації.

Надіслати свою хорошу роботу в базу знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.

подібні документи

Призначення і коротка характеристика систем підтримки прийняття рішень. Концепції та принципи теорії прийняття рішень. Отримання інформації, критерії прийняття рішень і їх шкали. Схема класифікації можливих джерел і способів отримання інформації.

курсова робота, доданий 14.02.2011


Сутність і етапи прийняття управлінських рішень, їх відмінні риси та проблеми реалізації. Види організаційних рішень в залежності від кількості критеріїв вибору, форми прийняття, способів фіксації і характеру використаної інформації.

реферат, доданий 28.03.2014


Характеристика поняття про документ - засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події або явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Ознаки, функції та властивості документа.

курсова робота, доданий 12.01.2011


Інформація як відомості про навколишній світ, які зменшують ступінь невизначеності, неповноти знань про них. Значення інформації в управлінській діяльності. Стратегічна діяльність: прийняття рішень. Управління знаннями, методи їх отримання.

реферат, доданий 25.04.2010


Поняття, класифікація, моделі, цілі прийняття управлінських рішень. Аналіз принципів процесу прийняття рішень за умови ризику, стохастичні задачі. Особливості управління і процесу прийняття рішень в російських організаціях.

реферат, доданий 12.03.2009


Теоретико-методологічні основи організаційних змін, управління ними та класифікація в сучасних організаціях. Поняття управлінського рішення і його сутність, стадії і фактори. Облік поведінки персоналу і прогнозування в кадровій роботі.

дипломна робота, доданий 02.06.2011


дипломна робота, доданий 06.01.2016

Важливою рисою ефективної роботи є швидкий доступ до необхідних ресурсів. Якщо робота вимагає інформаційного оснащення, то необхідно передбачити легкий, швидкий пошук інформації, а також систематизацію нової інформації.

Первинним і найважливішим етапом багатьох бізнес-процесів, що відбуваються в будь-якій організації, є систематизація інформації. Завдяки ретельно проведеної систематизації інформації вдається досягти високих результатів в процесі оптимізації діловодства, а також в економії коштів компанії і робочого часу співробітників. Без попередньої систематизації інформації неможливо уявити такі найважливіші бізнес-процеси, як документообіг, діловодство, створення матеріального і електронного архіву, створення різних баз даних.

Систематизація інформації включає:

Методи пошуку та накопичення інформації;

Класифікацію та індексування інформації;

Способи доступу до інформації;

Способи подання інформації;

Обробку запитів на пошук інформації.

Інформація може бути організована одним з двох основних способів:

• структурована інформація;
• інформація у вигляді вільного тексту;

Під структуруванням розуміється послідовна систематизація інформації. Для цього використовуються стандартні формати. формат- це порожня форма, в яку заноситься інформація. Інформація може бути записана на папері або в текстовому редакторі, або у вигляді вхідних даних може бути розміщена в програмі бази даних.

Стандартний формат складено з розділів інформації, званих полями. Результатом заповненого формату є запис.

База даних - це зібрання записів, організованих таким способом, щоб полегшити пошук певного запису або ряду взаємопов'язаних записів, або певної інформації, що міститься в цих записах. Ще одна характеристика хорошою бази даних - можливість видавати раніше зафіксовані дані в різному вигляді: щодо змісту (від мінімального набору до вичерпної інформації) і відносно форми, в якій будуть представлені вихідні дані.

Під систематизацією інформації мається на увазі свого роду класифікація всіх документів організації за різними групами. Кожна компанія вибирає для себе найбільш зручний метод систематизації інформації, той чи інший тип класифікації (або сукупність таких типів). Найчастіше вся документація фірми розподіляється відповідно до номінальної, предметної, тематичної, хронологічної, авторської і архівної класифікацією. Номінальна систематизація - розподіл документів по їх типу (рахунки, договори, накази і т.п.); предметна - за належністю документа до якогось конкретного справі; тематична - за загальною тематикою; хронологічна систематизація інформації - розподіл документів за датою їх створення; авторська - по імені автора документа; архівна - за термінами зберігання документації.

Систематизація інформації передбачає обробку інформації з метою приведення її до певного виду і інтерпретацію інформації, що дозволяє індивіду певним чином відреагувати на отриману інформацію. Обробка інформації в своєму розпорядженні її в певному порядку, надає їй якісь завершені форми, що наповнює інформацію певним змістом і значенням. Обробка інформації створює образи, форми, які людина може розпізнати і які розуміються їм певним чином. При цьому відбувається процес зведення комплексу інформаційних сигналів до спрощених синтезованих образів і категорій.

Виділяється три загальних правила обробки інформації, що дозволяють звести її до образів:

1. встановлення співвідношення фігури і фону;
2. завершення образів;
3. встановлення подібності і приблизність.

При встановленні співвідношення фігури і фону в загальній "картині" інформації виділяється те, що є "фігурою", т. Е. Сенсом картини, її чином. Відповідно те, що не є фігурою, перетворюється в фон. Часто фігура виділяється однозначно. Однак бувають ситуації, коли фон може бути сприйнятий як фігура, а фігура розглядатися фоном. В цьому випадку оброблена інформація може перетворитися в зовсім інший образ і знайти зовсім інший сенс.

Завершення образів дозволяє створити цілісний образ по окремих частинах, навіть якщо для цього немає достатньої інформації. Часто цей процес обробки інформації може призводити до створення невірних образів і невірної інтерпретації поведінки інших, а також породжувати невірну інтерпретацію індивідом впливів, що надходять на його адресу з боку організаційного оточення.

Встановлення подібності та приблизності призводить до того, що, по-перше, по окремих елементах і характерних рис вдається виділити із загального обсягу інформації окремі образи і форми, які мають якісь узагальнюючі риси. По-друге, цей принцип обробки інформації проявляється в тому, що різні образи і відповідно явища групуються в якісь узагальнені групи шляхом згладжування або ж ігнорування індивідуальних особливостей кожного явища.

Систематизація інформації людиною проводиться двома способами. Перший спосіб - це логічна обробка інформації. Для даного способу характерно систематичне і послідовне на основі логічних операцій перетворення інформації. Це так званий науковий спосіб обробки інформації. Але людина не тільки логічно обробляє інформацію, доводячи її до стану, що дозволяє здійснювати дії у відповідь на отримані впливу з середовища. Людина також обробляє інформацію, використовуючи почуття, переваги, емоції, переконання. У цьому випадку інформація обробляється за принципами "люблю - не люблю", "подобається - не подобається", "добре - погано", "краще - гірше", "прийнятно - неприйнятно" і т.п.

Сприйняття - дуже складний, багатогранний і швидкоплинний процес. Неправильно думати, що фази відбору, обробки та оцінки жорстко розмежовані і слідують одна за одною в чітко визначеній формі і по однозначною схемою. Пошук рішень може бути заснований на інформації різних типів. Для зручності користування важливо передбачити різні варіанти подачі інформації, або, форми подання інформації.

Розглянемо кілька типових видів систематизації інформації.

Номінальна систематизаціяявляє собою розподіл інформації за типом документа - договори, рахунки, акти, накази і т.п.

Предметна систематизація- розподіл інформації за змістом документів: наприклад, в одну папку відправляються документи, пов'язані з будівництвом об'єкта №., А в іншу - з будівництвом об'єкта №2.

хронологічна систематизаціяінформації групує документи відповідно до певними часовими рамками - наприклад, в «такою» папці зберігається вся бухгалтерська документація за 2008 рік. Досить затребуваним видом систематизації є класифікація документів по автору або колективу авторів. Обов'язковою до застосування в архівах є експертна систематизація інформації, що розподіляє документи за термінами їх зберігання. Після проведення процесу систематизації інформації, складається номенклатура справ - перелік найменувань документів, своєрідний довідник. Потім всі документи індексуються.

Систематизація інформації застосовується як до матеріальних (паперовим) документам, так і до електронних. Складання класифікації паперових документів, подальше створення номенклатури справ і індексування - трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних навичок, виконання яких варто надати професіоналам. У комп'ютерних програмах - «Електронних архівах» - процес систематизації інформації відбувається автоматично, за заданими параметрами, але також вимагає граничної уважності і акуратності.

Систематизація документів здійснюється для того, щоб надати користувачам можливість більш легкого пошуку потрібних документів. У документаційних центрах на цій стадії виконується два основних дії - каталогізація і фізичне зберігання документів. Каталогізація, в свою чергу, також складається з декількох кроків:

• бібліографічний опис
• опис змісту документа
• призначення документу покажчика місця розташування

каталогізація

Каталог - це упорядкований набір посилань про окремі одиницях зберігання в колекції. Іншими словами, каталог - це список. Але при цьому, більше, ніж просто список, кожен пункт в цьому списку є окремим записом, що містить різні частини інформації, такі як назва, ім'я автора та опис змісту. Каталог може бути представлений у вигляді списку або набору невеликих вторинних документів (наприклад, облікових карток) розташованих в певному порядку. картковий каталог- це такий список, в якому кожна окрема запис або посилання записана на окремій картці.

Добре організований документаційного центр повинен зберігати записи, що описують всі матеріали в його колекції. під каталогізацієюрозуміється створення короткої записи про документ з подальшим включенням запису в список, який використовується при пошуку. Короткі записи містять необхідну інформацію, яка допомагає користувачам знаходити основні документи.

Раніше, найбільш поширений метод каталогізації полягав у створенні карток каталогу. Інформація про кожний документ копіювалася на кілька карток, одна картка - для кожного підстави пошуку. підстава пошуку- це заголовок зверху кожної картки, який може бути ім'ям автора, назвою або будь-яким терміном з використаних для опису теми документа. Всі картки з однією підставою пошуку, наприклад все містять ім'я автора, групуються разом і потім шикуються в алфавітному порядку. Таким чином, користувач може шукати картку по автору, назві або темі.

Іншим загальноприйнятим методом надання каталогу у вигляді друкованого томи з розділами, в яких записи перераховуються за назвою, за автором і за темами. Цей метод має серйозні обмеження, оскільки додавання кожного нового матеріалу в бібліотеку тягне за собою відбитку нового каталогу.

Більш ефективним методом каталогізації, що практикуються в даний час, є використання стандартних бібліографічних форматів за допомогою комп'ютера, коли для кожної одиниці зберігання (наприклад, книги, глави в книзі або статті) створюється лише одна запис, а відповідні комп'ютерні програми надають можливість пошуку.

Кожен запис каталогу, чи у вигляді картки каталогу, елементу в списку або записи в стандартному бібліографічному форматі, обов'язково повинна включати кілька типів інформації. Це бібліографічний опис, інформація про зміст і покажчик на відповідне місцезнаходження документа. Кожен з цих типів інформації обговорюється в наступних розділах.

Набір правил, наприклад (Англо-американські правила каталогізації), дає основні вказівки на те, як вводити інформацію в каталог, включаючи правила розташування і використання пунктуації, особливо у випадку з картками каталогу. Anglo-American Cataloguing Rules(Англо-американські правила каталогізації) були адаптовані і спрощені HURIDOCS'ом, і опубліковані під назвою HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights(Стандартні формати HURIDOCS'а для запису та обміну бібліографічною інформацією в галузі прав людини). (Докладніше див. В бібліографії)

Приступаючи до роботи з інформацією, необхідно визначити (поставити) мета цієї роботи. Мета визначає напрямки пошуку, джерела інформації та методи її одержання, форми її подання та способи поширення.

Мета інформаційної роботи завжди складається в придбанні і (або) розповсюдження відомостей, необхідних для здійснення кон ретних дій, зміни поведінки людей, прийняття рішень.

Те, для яких дій або рішень необхідна інформація, визна чає, які інформаційні матеріали знадобляться, якого характеру інформація повинна бути отримана, яким способом і з яких джерел. Визначення на ранніх етапах проекту його основних параметрів заощадить ресурси, зробить зусилля більш ефективними.

1. Збір інформації

Цей процес може включати як власне збір вже наявної, так і створення нової, додаткової інформації.

Для того, щоб зорієнтуватися в інформації без додаткових тимчасових витрат, корисно намітити загальний напрямок збору відповідно до мети роботи. Мета допомагає визначити основні параметри потрібної інформації: "широту" необхідної інформації, ступінь деталізації і глибину опрацювання.

Існує безліч шляхів отримання інформації, серед яких:

• робота з літературним матеріалом;
• запити в організації-держателі інформації (державні і громадські освітні організації);
• залучення до роботи консультантів або експертів;
• пошук інформації в автоматизованих інформаційних системах;
• пошук в ресурсах комп'ютерних мереж;
• власні спостереження.

Інформаційний пошук може бути

• адресний (за формальними ознаками);
• семантичний (за змістом, змістом);
• документальний; фактографический і ін.

Виходячи з уявлення про бажаної інформації, слід визна лити, якими методами і з яких джерел може бути отримана така інформація. До джерел педагогічної інформації можна віднести величезну кількість книг, статей, спеціалізованих автоматизований них інформаційних систем, електронних баз даних і т.п., дані освітніх організацій різних типів, інформацію різних категорій педагогічних працівників.

Плануючи інформаційний пошук, важливо мати на увазі наступний принцип: тип джерела повинен бути адекватний характеру необхідної інформації. Для деяких практичних застосувань, істотним є "статус" джерела інформації.

Властивості джерела інформації:

• Достовірність - має на увазі, що інформація, що міститься в джерелі, повинна відповідати дійсності, бути істинною, правильною.
• Повнота - означає, що джерело інформації повинен відображати всі істотні сторони проблеми, значущі факти. При цьому вимоги до повноти джерела визначаються метою його підготовки, і визначення "істотні" означає "істотні з точки зору поставлений ної мети".
• Посилання та обґрунтування. Інформація або береться з іншого джерела, або створюється. Інформація може створюватися, з одного боку, в результаті власних спостережень або вимірювань, з іншого боку - шляхом обчислень або висновків на основі деякої вихідної інформації. При цьому нова інформація, як правило, створюється з використанням певних методик. Відомості про походження, що приводиться, важливі для правильного її розуміння і оцінки, ефективної роботи з матеріалом. Наявність таких відомостей в джерелі інформації дозволяє оцінити його достовірність і, в деякій мірі, ступінь його повноти.
• Відсутність неоднозначності, невизначеності.
• Сучасність джерела інформації - передбачає оперативність і своєчасність одержуваних з даного джерела не застарілої інформації.
• Надмірність - якщо використовується тільки один метод, одне джерело для отримання інформації, відомості можуть виявитися односторонніми, неповними або просто недостовірними. Інформацію слід збирати і аналізувати з деяким запасом, з перевищенням того обсягу, який безпосередньо потрібен для опису проблеми. Такий підхід надасть необхідну свободу при подальшій роботі з інформацією, дозволить бути готовим до висвітлення незапланованих приватних питань, адекватно відреагувати на несподівані пропозиції опонентів або партнерів. Міра такого перевищення визначається конкретною ситуацією.
• Розумна достатність - збір інформації необхідно ограни чувати "в ширину" - з точки зору кола джерел або методів, і "в глибину" - з точки зору ступеня деталізації, глибини опрацювання у проса. Успішність інформаційної роботи істотно залежить від знаходження правильного балансу між принципами надмірності і розумної достатності.

Засоби автоматизації процесів інформаційного пошуку

Автоматизований пошук інформації є многоступенча критим процесом, пов'язаним з перебуванням певних ресурсів комп'ютерної мережі, абонентської системи, необхідної Бази Даних (БД) або бази знань (БЗ), потрібного інформаційного файлу і т.д., що містять необхідні відомості.

Для пошуку інформації в базах даних створюються інформаційно-пошукові системи (ІПС). Вони здійснюють пошук за заявками користувачів. Нерідко цей пошук відбувається за індексами і ключові слова.

За характером видаваної інформації ІПС діляться на два типи.

Документальна система за завданням користувача видає необ хідні йому документи (книги, статті, закони, звіти і т.д.). У завданні можуть зазначатися відомості про шуканих документах: автор, найменування, час видання, видавництво та інші реквізити.

Складнішою є фактографічна ІПС. Її завдання - пошук в документах цікавлять користувача відомостей (фактів). Пошук інформації здійснюється на природній мові. Для цих цілей осуще ствляется індексування документів.

1. Обробка і систематизація

Підходи до обробки інформації специфічні для конкретних її типів і видів. Застосовувані методи обробки можуть пред'являти певні вимоги до попереднього етапу - збору інформації. Наприклад, для застосування статистичних методів може виявитися необхідним певну кількість вихідних даних. Обробка може також виявити помилки, допущені при зборі інформації.

Технічна обробка

Деякі типи інформації необхідно провести спеціальні процедури її обробки (найбільш характерний приклад - статистична обробка кількісних даних). Дані, які виникають в результаті обробки, є вихідними для подальшої інтерпретації.

наукова обробка

Наукова обробка інформації включає:

• аналітико-синтетичну обробку повідомлень (див. "Деякі підходи до проектування інформаційно-педагогічних модулів");
• структурування інформації;
• згортання (оцінка соціальної значущості інформаційного матеріалу з одночасним зниженням обсягу, при цьому втрати інформативності повинні бути мінімальні);
• альтернативне, довідкове або рекомендаційний аннотірова ня (короткий стислий виклад того, чому присвячена дана робота, який основний досягнутий результат, використовувані підходи і методи, застосування результатів);
• реферування (коротка передача змісту документа з включенням наведених в документі даних фактографічного і фактологічного характеру за структурою: аналітичний опис, текст (чому присвячений матеріал, основні результати в синтетичному вигляді, найбільш цікаві та суттєві дані, висновки, аналітична характеристика автора));
• складання бібліографічних, реферативних, аналітичних оглядів (макро-згортання безлічі інформаційних об'єктів).

систематизація інформації

систематизація інформації - організація інформації у вигляді, зручному для роботи, зберігання і подальшого звернення до неї. Це може бути комп'ютерна база даних, систематично організована підбірка першоджерел або просто таблиця, яка містить результати дослідження. В результаті цього етапу інформація повинна бути організована таким чином, щоб звернутися до неї можна було через деякий, можливо, досить тривалий час. Там, де це можливо, систематизація повинна починатися паралельно зі збором інформації.

Ефективна систематизація інформації особливо важлива в разі створення інформаційних ресурсів відкритого доступу, які будуть використовуватися широкою аудиторією в різноманітних цілях (див. "Нові способи обробки педагогічної інформації").

1. інтерпретація інформації

Інтерпретація є заключну стадію власне інформаційного дослідження. Завдання інтерпретації - встановити зміст, значення зібраної - інформації фактів, цифр, документів. Без цього інформація не може служити основою для прийняття рішень, практичних дій. Будь окремий факт - лише фрагмент загальної картини, а осмислені рішення, як правило, можуть прийматися на підставі картини в цілому. Саме на етапі інтерпретації раніше зібрані фрагменти повинні скластися воєдино. Для цього необхідно правильно співвіднести зібрані відомості і, можливо, зрозуміти, який ще інформації не вистачає.

Змістом інтерпретації може бути, зокрема, порівняння, класифікація, узагальнення (встановлення закономірностей на основі зібраних фактів, виявлення причинно-наслідкових зв'язків між явищами). Ця стадія інформаційної роботи найбільш важко піддається формалізації. Саме тут потрібно творча робота, залучення знань і досвіду, накопичених в ході попередньої роботи (див. "Нові способи обробки педагогічної інформації").

У більшості випадків в ході інтерпретації потрібно сопостав лять різнорідну інформацію, наприклад, наукову, соціальну інформацію, що відноситься до досліджуваної проблеми, нормативні документи.

Процес інтерпретації, будучи центральним, вузловим моментом інформаційної роботи, нерідко змушує повертатися до етапів збору і обробки інформації, щоб додати інформацію, якої бракує.

1. Подання та поширення інформації

подання інформації - підготовка на її основі конкретних матеріалів для певної аудиторії і поширення інформації.

Одним з найважливіших принципів подання й поширення інформації є те, що різним категоріям фахівців одну і ту ж інформацію слід повідомляти по-різному. Крім того, для різних категорій можуть бути значущими або цікаві різні аспекти однієї і тієї ж проблеми. Тому в більшості випадків виправдана підготовка кількох інформаційних матеріалів, розрахованих на різні типи аудиторії. Це і становить зміст етапу подання інформації.

Канали поширення інформації

Необхідно визначити, яким методом донести до аудиторії інформацію, які канали поширення використовувати. Точний вибір цих каналів повинен дозволити донести інформацію до адресата як можна більш ефективно, з найменшими витратами ресурсів. Вибір каналів поширення інформації, так само як і форм її подання, визначається, в першу чергу, тим, з якими цільовими групами необхідно працювати.

Характеристики, які необхідно брати до уваги при виборі різних каналів поширення інформації:

• розмір аудиторії;
• якісний склад аудиторії (професійний, соціальний, за ступенем інтересу до проблеми і т.д.);
• термін доставки інформації;
• ресурси, необхідні для поширення інформації з даного каналу.

Ці характеристики корисно враховувати, визначаючи пріоритетні канали поширення інформації для цільової аудиторії. У свою чергу, сам канал поширення інформації пред'являє додаткові вимоги і до змісту, і до оформлення матеріалу.

Засоби телекомунікації виступають гідною альтернативою традиційним засобам поширення інформації. У цьому процесі активно залучаються такі можливості і сервіси телекомунікацій, як електронна пошта, електронні телеконференції, інформаційні сервери і т.д.

1. Зворотній зв'язок

Особливо багатий матеріал для оцінки та комплектування інформаційних фондів здатний дати етап поширення інформації - саме на цьому етапі матеріали зустрічаються з тією аудиторією, для якої вони призначені. Добре організований процес поширення інформації є процесом двосторонньої комунікації з аудиторією, яка дозволяє дізнатися, як аудиторія сприймає матеріали, чи є вони переконливими, чи є в них відповіді на питання, що цікавлять її. Можливо, після цього етапу знадобиться коригування матеріали або повернення до попередніх етапів інформаційної роботи.