ЭТИКЕТ ПЕРЕПИСКИ

Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно!

Д. Хэррис

Современные правила составления писем - это по существу все те же формальности, соблюдаемые в письменной форме. Придуманы они в 1842 г. лондонским художником Уильямом Энгли - составителем первой новогодней поздравительной открытки. А в 1860-е гг. с развитием регулярной почты эти формы стали общепринятыми.

Конечно же письма друг другу люди писали и раньше, и при этом существовали определенные обычаи. Так, древние римляне писем не подписывали, если только это не были письма к самому императору. Письма вручались посыльными лично адресату, потому адреса на конвертах не писали.

С древних времен в форме писем (в литературе это называется эпистолярным жанром) сочинялись целые поэмы, романы, философские трактаты, политические памфлеты, критические статьи. Великий представитель восточной средневековой литературы Низами считал умение вести переписку большим искусством. В первой главе своей книги «Собрание редкостей» он дает ряд советов Дабиру-письмоводителю. Вот один из них: «… ведя переписку и направляя послания, не пристало ему дерзить уважаемым людям и вельможным господам. А ежели меж господином его и тем, кому он пишет, случилась распря, пусть он не чернит его репутации, умерив свое перо, разве только по отношению к тому, кто сам переступил границы и ногу достоинства перенес за круг благородства, ибо сказано: слово за слово, а начавший - виновнее».

Этикет не требует красоты почерка, но писать неразборчиво так же некультурно, как и бормотать себе под нос, общаясь с другими.

Сейчас мы, пользуясь компьютером, можем избрать для письма любой шрифт, но витиеватые буквы не свидетельствуют о высоком уме и! чувстве меры.

Очень некрасивым и невежливым считается ставить одну букву с точкой вместо подписи. Какого бы рода письмо ни было - деловое или дружеское, - следует указывать адрес и число.

В письме, адресованном частному лицу, бессмысленно и бестактно указывать свою должность, точно так же как в служебном письме не указывать ее.

Никогда не следует писать многословно лицам, стоящим выше или ниже вас по положению. В первом случае ваше многословие может показаться неуважением, да и скорее всего длинное письмо просто не будут читать. А во втором случае длинное письмо могут посчитать за фамильярность.

В искусстве составлять письма очень важно умение отличить адресата и выбрать верный тон изложения.

Письмо отображает нравственный облик пишущего, оно, так сказать, мерило его образования и знаний. Поэтому при переписке следует быть утонченно-остроумным, ежеминутно помня о том, что по вашему письму люди делают заключение о ваших достоинствах и недостатках. Бестактность в словах и небрежность в выражениях выставляют пишущего в неприглядном для него виде.

Нормы и правила деловой переписки

Не посылайте письмо, не обдумав его содержание. Обязательно перечитайте его текст, прежде чем отправить.

Если вы пишете письмо при помощи компьютера, то пользуйтесь программой Word, потому что в этой программе имеется опция проверки орфографии. Вы можете быть весьма грамотным человеком, но в письме допускать ошибки. Они будут незаметны вам, но вполне очевидны другому человеку. Учтите, что предложения, которые делает безграмотный человек, всерьез не рассматриваются!

Прочитав пришедшее к вам письмо, не торопитесь отвечать, даже если очень хочется, - подсчитано, что львиная доля интернетовского времени тратится на ответные письма. Выйдите из Интернета, ответьте на все письма, перечитайте их, а потом только отправляйте.

Помните, что длинные письма писать принято лишь близким друзьям, родственникам или предмету своих нежных чувств. Для всех остальных ваше письмо интересно лишь с информативной точки зрения.

Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. В ряде случаев факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов - очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения чисто информативный. В случае, когда факсом передается длинное сообщение, на стандартном бланке необходимо указать адресата и краткую информацию о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежного документа и др.).

Такие современные средства связи, как факс, телекс, а также давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят до адресата быстро, но и потому, что требуют быстрого ответа. Для каждого из этих средств коммуникации существует свой особенный язык, но все они позволяют реагировать при общении быстро и эффективно.

Бумага для писем

Выбирать бумагу для делового письма необходимо довольно тщательно, поскольку впечатление, которое она может создать у получателя письма, влияет на репутацию фирмы-отправителя. Бумага должна быть хорошего качества, внешне привлекательная и немного консервативная: белая или слегка тонированная. Для личных писем во многих странах мира используют бумагу различную как по цвету, так и по оформлению.

Вверху по центру либо в верхнем левом углу стандартного листа компании, как правило, указываются инициалы, имя или адрес с почтовым индексом и номером телефона отправителя. По личному заказу можно изготовить бумагу с тиснеными инициалами, монограммой или логотипом.

Если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, то бумага должна удовлетворять принятым требованиям: формат A4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен (особенно если вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу).

Оформление конвертов

Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера, из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден в прозрачном окошке. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным, четким почерком.

Солидные фирмы направляют свою корреспонденцию в конвертах с адресами, отпечатанными в типографии.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз - в левом верхнем углу письма. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивал через окошко конверта.

Фамилия адресата пишется с инициалами: сначала инициалы, а затем фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений: «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»). Эти обращения не употребляются самостоятельно, без фамилии.

Такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма: «Доктору Д. Смиту», «Профессору

А. Шульцу», «Генералу Р. Вильсону» и т. д. Во всех западноевропейских странах так же, как и в США, в устном и письменном обращении считается невежливым опускать титулы и звания. Однако писать и говорить «Господин + титул или звание + фамилия» принято лишь в Германии.

В Англии часто употребляется вежливое обращение «эсквайр», сокращенно «эск.», например: «Джону Смиту, эск.». Причем обращение «эсквайр» никогда не употребляется в совокупности со словом «господин».

В США следуют английским правилам переписки, однако форма обращения «эсквайр» не употребляется. В США и Англии, если адресат - замужняя дама, на конверте указывается имя и фамилия ее мужа, адрес незамужних дам содержит их имя.

И в Англии, и во Франции дворянский титул адресата (если таковой имеется) всегда указывается на конверте, однако его не принято упоминать в тексте письма. В Англии довольно распространен титул баронета, который стоит позади имени и выражается большей частью сокращенно - Bart., а также словом «Sir», которое стоит впереди имени, но отнюдь не фамилии; например: сэр Роберт Пиль, баронет (или сэр) Роберт, но никоим образом не сэр Пиль. Жена баронета из вежливости также называется леди, как и жена лорда.

Если вы хотите послать письмо лично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии следует поставить слово «лично» («Private» - Англия, «Personal» - США, «Confidential» - Англия, США). Если такое обозначение отсутствует, то письмо в случае отсутствия адресата вскроет его заместитель.

В России сначала пишут на конверте почтовый индекс, за ним страну, город, улицу и завершают все фамилией и именем адресата. Во всех других странах сначала идет строка «Кому», а потом «Куда». После фамилии адресата пишется название фирмы, где он работает, ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заканчивают адрес названиями города, штата (графства, кантона и т. п.) и страны с указанием почтового индекса. Вот пример написания адреса в Лос-Анджелес, штат Калифорния:

Mr. Alexander Morris

Ed. In Chef «Modern Publisher»

Hollywood Blvrd, 642, LA

Если адресат отсутствует, а фирме-отправителю известно его местопребывание, то перед названием фирмы обычно пишется сокращение «Care of (с/о)», обозначающее «Для передачи адресату». Если письмо адресовано фирме, а вы хотите, чтобы кроме руководителя письмо посмотрел кто-либо еще из ее сотрудников, то после адреса внизу ставится обозначение «Attention of Mr…» («Вниманию г-на…»).

При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» («By Book Post» или «Printed Matter»).

Ниже мы приводим принятые в международном почтовом сообщении сокращения на конверте.

Названия английских графств

Названия штатов США

Открытка - знак особого внимания

В большинстве стран мира используются различные виды открыток: для официальной и неофициальной корреспонденции.

Небольшие сложенные открытки, предназначенные для неофициальной корреспонденции, используются в тех случаях, когда вы хотите написать небольшую записку, для которой не хватает места на визитной карточке. Личные открытки для неофициальной корреспонденции оформляются так же, как и визитные карточки. На них можно выгравировать, напечатать или нанести методом термографии любую надпись по вашему желанию. Такую открытку вы можете приложить вместо визитной карточки к любому подарку, написав несколько слов на ее внутренней стороне.

В ответ на различного рода поздравления, получаемые должностными лицами от незнакомых людей по случаю победы на выборах, присвоения почетного звания или назначения на государственную должность, принято посылать благодарственные открытки с тисненым шрифтом. Такие открытки заказываются фирмой вместе с бланками, визитными карточками, конвертами и т. п.

Открытки ко дню рождения, различным годовщинам и т. п. служат приятным знаком внимания со стороны окружающих.

На поздравительных открытках со стандартным текстом, которые выпускаются в большом количестве, желательно сделать маленькую приписку от руки, выразив личные чувства по поводу знаменательной даты. Отпечатанное стандартное послание не может заменить личного внимания.

Если открытка посылается от имени супружеской пары, то тот, кто ее пишет, обычно ставит свое имя последним. Слова «мистер и миссис» в подписи на поздравительных открытках не ставятся никогда.

Если на фирме существует традиция посылать клиентам и партнерам поздравительные открытки к Рождеству и Новому году, то их следует посылать на адрес офиса и от лица фирмы. Если партнер по бизнесу является одновременно вашим хорошим знакомым, то можно направлять поздравления ему и его жене на их домашний адрес, даже если вы с его женой не знакомы.

Если на открытке уже напечатано ваше имя или название вашей фирмы, необходимо лично подписать каждую посылаемую вами открытку.

Желательно добавить от себя хотя бы несколько слов, таких, например, как «наилучшие пожелания в Новом году». Если вы не напишете на отпечатанной открытке от руки личных поздравлений вашему адресату или хотя бы его имени, вы лишите послание его назначения - передать ваше чувство доброжелательности.

Поздравительные письма

Их следует рассылать, принимая во внимание работу российской почты, которая в праздники бывает сильно перегружена, поэтому для оперативности лучше отсылать телеграммы.

Поздравления с Новым годом лучше посылать заранее, чтобы они дошли накануне или в день праздника. Это нужно соблюдать не только в деловых отношениях, но и с родственниками. Относительно же друзей или близких знакомых срок поздравлений может быть растянут и на первую неделю после Нового года, всех остальных можно поздравлять в течение января.

Поздравлять с днем рождения загодя не принято!

Если письмо написано на компьютере, то внизу распечатки, рядом с компьютерной версией подписи должна присутствовать и роспись авторучкой.

Если вы распечатываете письмо на принтере, перед отправкой обязательно взгляните на него - недопустимо, чтобы на бумаге присутствовали фрагменты некачественной печати.

Если вы отправляете письмо по электронной почте, но в формате PDF, то в программе Adobe Acrobat имеется функция электронной подписи, которую можно сделать с помощью мыши.

Деловые письма

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление. Внешний вид делового письма, то есть конверт и бумага, на которой оно написано, должен быть безукоризненным. Иначе письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу.

Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Стандартное деловое письмо выполняется по следующей схеме:

Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у вас нет приличной авторучки или вы не очень уверенно владеете пером.

Деловую переписку можно разделить на две категории: письма с предложениями продать (продукты, товары, услуги, заявление о приеме на работу и др.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и др.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и др.) можно отнести к производным от переписки первых двух категорий.

Стратегия и стиль таких писем различные. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, так как продать что-то всегда намного труднее, чем купить. Но в любом случае при написании всех типов писем следует руководствоваться английской формулой KISS - «Keep It Short and Simple» («Делай это кратко и просто»).

Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать!

Закончить письмо следует прямым указанием, что вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

Шрифт для деловых писем используйте стандартный, если это не поздравительное письмо (как правило, в программе Word это Times New Roman или Arial), с размером 12. Если письмо недлинное, то лучше избрать 14-й кегль, чтобы ваш адресат не напрягал глаза.

Слова «Вы», «Вам», «Ваше», «Вашему» пишутся с прописной буквы.

Если вы пишете письмо за границу, то никогда не старайтесь перевести его дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, на которых вы учились: вы их получали, и они представляются вам образцовыми. Кроме того, приобретите соответствующую литературу по этому вопросу. После адаптации исходного текста к текущему моменту у вас получится готовое письмо.

Ваше письмо, содержащее предложение о сотрудничестве , а также информацию о продуктах и услугах компании, должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях, и их надо выстраивать.

Перечислите достижения, преимущества вашей компании, ее продукта, сервиса (излагать это нужно честно, без излишних преувеличений, поскольку любую информацию в наши дни можно легко проверить).

Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта и услуг.

Укажите сегмент рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.

Если вы прилагаете образцы продукта, объясните, какие это продукты из серии предлагаемых.

Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

На заманчивое предложение о сотрудничестве постарайтесь ответить по возможности срочно, если оно стоящее. Наверняка, его автор послал такие же письма вашим конкурентам.

Ответ может быть отрицательным или нейтральным (если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут принять окончательное решение). В любом случае письмо следует закончить вежливо.

Если вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

Поблагодарите за письмо, указав продукты, товары, услуги и др., которые были предложены вашему вниманию.

Сообщите о положительных результатах экспертизы предложенных товаров, проведенной в вашей компании.

Перечислите вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.

Предложите встречу с вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

Выразите надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробел для подписи - фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Цель запроса или требования - получить информацию, помощь или некое желательное для вас действие со стороны вашего aдресата.

Кратко представьте себя, свою фирму.

Объясните, почему вы пишете это письмо, изложите ваш интерес.

Объясните, что бы вы хотели получить от адресата.

Закончите письмо стандартной фразой типа «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи - фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на запрос или требование обычно пишется по такому плану.

Укажите ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.

Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.

Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и др.

Сообщите о вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.

Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего абзаца.

Укажите вашу должность, после пробела для подписи - фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

Сошлитесь на предыдущее письмо, по которому производился заказ продукта.

Повторите условия, на которых вы заказываете продукт, - цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

Подтвердите заказ, указав, что бланк с заказом прилагается.

Предложите условия платежей.

Укажите сроки и условия доставки.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи - фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на письмо-заказ осуществляется по стандартному плану.

Выразите благодарность за заказ продукта.

Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи - фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и др. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы - не просто выпустить пар, а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План такого письма можно представить в следующем виде.

Объясните, по какому поводу вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и др.).

Объясните ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и др.) и реальные обстоятельства.

В таких письмах допускается выражение чувств по поводу происшедшего, предположение причин, которые вызвали данную проблему.

Если это уместно, опишите ваши собственные действия при попытке решить проблему.

Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный материальный ущерб, возмещения моральных издержек.

Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если ваши требования не будут удовлетворены.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи - фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу относится к трудным письмам, поскольку в нем следует дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.

Сошлитесь на письмо-жалобу.

Объясните, что вызвало проблему.

Перечислите ваши действия при попытке разрешить возникшую проблему немедленно.

Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.

В любом случае принесите извинения за принесенные неудобства.

Закончите письмо в оптимистическом тоне.

Цель сопроводительного письма к контракту чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму.

Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество» или «С наилучшими пожеланиями».

Укажите вашу должность, после пробела для подписи - фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.

Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыдущее, и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным разделом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-почта, курьерская доставка и др.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте.

Письмо архиерею (епископу) можно начать словами: «Владыко, благословите» или «Ваше Преосвященство, благословите».

В официальной переписке придерживаются следующей формы.

Заканчивают прошение или письмо обычно такими словами: «Испрашиваю молитв Вашего Преосвященства…»

Священники, находящиеся, по сути, на церковном послушании, пишут: «Смиренный послушник Вашего Преосвященства…»

Внизу листа ставят дату по старому и новому стилю с указанием святого, память которого Церковь чтит в этот день. Например: 5/18 июля. Прп. Сергия Радонежского.

Этикет в Интернете

О выборе выражений можно, в общем, сказать, что он отвечает природе идей и, следовательно, складу ума.

Люк де Вовенарг

За истекшие 250 лет со дня написания этих строк ничего в мире не изменилось.

Основными пользователями сети Интернет первоначально были работники государственных учреждений и научных организаций. Порядок и способы использования Интернета описывались в инструкциях. Этикет использования Сети основывался на устоявшихся в научных кругах нормах общения и обмена информацией. С развитием техники и коммуникаций в Интернете стало больше пользователей, не относящихся ни к государственным чиновникам, ни к служителям науки. Многие из них использовали Интернет именно для тех целей, для которых он создавался, - поиск информации и установление контактов.

Постепенно Интернет превратился в один из видов развлечения, оставаясь при этом в первую очередь источником информации.

С развитием международной системы «электронных» денег многие фирмы выдвинули и реализовали концепцию продажи товаров через Интернет. Теперь клиент может заказать товар, не выходя из дома.

В свою очередь, доступность электронной почты для пользователей Сети позволила оценить ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты. Отправленное письмо может оказаться на другой стороне земного шара через час.

Появилась необходимость в определении правил этикета в Интернете - норм поведения как для пользователей, так и для тех, кто их обслуживает.

В интернетовских посланиях хорошим тоном считается предварительное объявление темы письма.

Вложения в электронные письма (аттачи) в последнее время не приветствуются ввиду того, что ими пользуются хакеры - хулиганы, распространяющие компьютерные вирусы. Для борьбы с этим злом в последних версиях Windows XP в почтовой подпрограмме даже ставится специальная опция уничтожения любых получаемых писем с вложениями.

Помните, что любой документ вы попросту можете перенести в тело письма, кроме изображений. Фото, картинки и прочие произведения вы можете оставить на своем URL и сообщить адрес, ссылку, перейдя на которые ваш адресат сможет ознакомиться с этим творчеством.

Культура общения в чатах

За годы общения людей в Интернете у них сложились собственные понятия о приличном и неприличном. А особая терминология, имеющая языковые тенденции, свойственные любому народу, отличается лишь тем, что применяется не устно, а письменно.

Каждому, кто входит во Всемирную паутину, желательно ознакомиться с сетевым этикетом. Так уж случилось, что общение в чатах, форумах, через ICQ и электронную почту совершается с помощью набора текста на клавиатуре. Здесь существует великое множество писаных, а еще больше неписаных правил поведения.

Обитатели чатов давно задумывались, как при общении выражать свои эмоции. Затем они учредили чатовую письменность. В ее основу легли фигурки, составленные из текстовых символов и названные смайликами (от англ. smile - улыбка). С каждым годом умножается этот ряд общепринятых сокращений. Сопровождение текста сообщения этими символами дает понять, говорите вы всерьез или шутите, иронизируете или опечалены. Существуют сотни различных смайликов, которые настолько энергично вторглись в интернетовскую письменность, что недалек час, когда они войдут в обычную литературу и займут место знаков препинания.

Правильное использование смайликов способно придать вашему письму живой характер и даже заменить жестикуляцию. Однако не переусердствуйте!

Например, так может выглядеть беседа в чате:

<Ваrоn> Nu nu Deud potiagaemsia.;-) Vse zavtra na rasvete budem strelaitsia s toboi Baron.:)

A ia toje hochu…sekundantom…a menia nikto ne beret.:-((

В неофициальных письмах можно для сокращения текста использовать общепринятые англоязычные акронимы-аббревиатуры, например:

SUL («See you later») «До встречи!», «Увидимся позже»;

F2F («Face to face») «Лицом к лицу»;

TNX («Thanks») «Спасибо» и т. д.

Используя данные сокращения, вы должны быть уверены, что получатель письма знаком с ними и сможет правильно их расшифровать. Помните, что e-mail - средство связи с живыми людьми. Перед тем как послать письмо, внимательно прочтите его еще раз и поставьте себя на место получателя.

Правила этикета для владельцев интернет-сайтов

В целом нормы поведения в Интернете мало отличаются от соответствующих норм в обществе. Особенность состоит в том, что применяемые технологии делают еще более заметными нарушение этих правил. Нижеследующие интернет-правила относятся к создателям и владельцам веб-страниц и веб-серверов.

Помните, что, заимствуя информацию из книг и размещая ее на своих веб-сайтах, вы грубо нарушаете авторские права.

Для рядового посетителя веб-страниц существует главное правило: не используйте размещенную на сайтах информацию (текст, иллюстрации и т. д.) в коммерческих целях без предварительного согласования с авторами или владельцами веб-серверов. Нарушение авторских прав - это уголовно наказуемое деяние.

Художники, музыканты и писатели демонстрируют свою интеллектуальную собственность публике, чтобы получить ее признание. Поэтому ограбить их - все равно что отнять завтрак у школьника.

Для создателей веб-страниц приняты следующие правила:

Если на вашей странице размещается много видео-, графической и т. п. информации либо элементы навигации выполнены графически, предусмотрите возможность выбора режима только текстового или упрощенного просмотра страницы. Некоторые программы не поддерживают работу с графикой, тогда для пользователей устанавливается выход в Интернет с малой скоростью передачи данных, что заметно снижает их возможное удовольствие от посещения вашей страницы;

Стремитесь к тому, чтобы адрес вашей страницы был максимально короток и понятен;

Для получения информации о работоспособности страницы и для решения некоторых других вопросов автор должен разместить ссылку на свой электронный почтовый адрес, предназначенный для этих целей;

Существенно облегчит решение вопроса об оперативности информации пользователю (посетителю) расположенная в ней дата последнего обновления страницы;

В случае, если на странице содержится информация, которую не следует видеть детям или несовершеннолетним, необходимо, чтобы до ее появления давалось соответствующее сообщение.

Немного об интернет-безопасности

Помните, что хакеры не спят и атакуют ваши компьютеры. Но львиная доля хакерских удач заключается не в их великолепном знании компьютерных программ, а в знании человеческих слабостей.

У хакера существует множество приемов заставить какого-либо пользователя делать то, что он хочет. Например, получить от него информацию или заставить запустить ту или иную программу. Это можно сделать с помощью нескольких трюков.

Допустим, он решил заразить ваш компьютер вирусом. Сделать это он может с помощью ваших же сотрудников, которые запустят в действие программу с вирусом. Для этого он напишет вам такое письмо.

Дорогой имярек!

К Вам обращается администратор Вашей Сети.

К нам пришло письмо, что у Вас в компьютере возможен вирус. Название этой небольшой программки - jdbgmgr.exe. Она сидит в компьютере 14 дней, а потом запускается. Учтите, что ЭТОТ ВИРУС САМОСТОЯТЕЛЬНО РАССЫЛАЕТСЯ ВСЕМ АДРЕСАТАМ В ВАШЕЙ АДРЕСНОЙ КНИГЕ!

Чтобы самостоятельно избавиться от него, Вам нужно сделать следующее:

1. Нажмите «Пуск», затем «Найти», затем «Файлы и папки».

2. Введите имя файла - jdbgmgr.exe.

3. Укажите поиск на всех жестких дисках. Нажмите «Найти».

У этого файла будет иконка в виде медвежонка.

НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ НЕ ОТКРЫВАЙТЕ ЕГО!!!

В меню «Правка» этого окна поиска выделите строку меню «Выделить все», в меню «Файл» нажмите «Удалить». Теперь эта программа находится в Корзине, удалите ее и оттуда!

ЕСЛИ ВЫ НАШЛИ ЭТУ ПРОГРАММУ НА ВАШЕМ КОМПЬЮТЕРЕ, ТО ПЕРЕШЛИТЕ ЭТО ПИСЬМО ВСЕМ АДРЕСАТАМ ВАШЕЙ АДРЕСНОЙ КНИГИ!!

Это сравнительно невинная шалость. «Microsoft® Debugger Registrer for Java» есть на каждом компьютере с программами Win2000, XP (а может, и в ранних версиях), и его уничтожение не причинит большого вреда.

Но может прийти и вот такое письмо.

Уважаемый Ф.И.О.!

В данный момент мы расследуем деятельность хакеров из Афганистана, которым удалось проникнуть в нашу базу данных. За последние три месяца они использовали 40 наших паролей. Как оказалось, эта группа использует уязвимое место некоторых версий программы Windows, которое позволяет им считывать кэшированные пароли.

Мы предлагаем Вам патч для IE, который Вы должны установить как можно быстрее. Это предотвратит Ваши проблемы в будущем. Мы посылаем этот патч в приложении к письму. Вы также можете скачать его с веб-сайта компании Microsoft: http:// www.microsoft.com .

Мы просим извинить нас за беспокойство и надеемся, что данный факт сетевого хулиганства не отвратит Вас от преимуществ электронной почты.

Весь расчет на то, что вряд ли кто-то будет копаться в поисках патча на необъятных просторах майкрософтовского сайта и просто запустит эту программку, которая выдаст шпиону все секреты вашей фирмы или по меньшей мере допустит его в вашу локальную сеть.

Правила интернет-безопасности и этики для детей и подростков

Никогда не давай о себе частной информации (фамилию, номер телефона, адрес, номер школы) без разрешения родителей.

Если кто-либо прислал тебе или ты сам обнаружил в Сети что-либо смущающее тебя, не старайся разобраться в этом самостоятельно. Обратись к родителям или учителям - они знают, что надо делать.

Встреча в реальной жизни со знакомыми по интернет-общению не является очень хорошей идеей, поскольку они могут оказаться совсем не такими, как ты их представляешь. Если ты все же хочешь встретиться, сообщи об этом родителям, пусть они найдут способ подстраховать тебя.

Не открывай письма электронной почты, файлы или веб-страницы, полученные от людей, которых ты не знаешь и которым не доверяешь.

Никому не давай свой пароль, за исключением взрослых из своей семьи, да и то лишь в том случае, если уверен, что они его никому не сообщат.

Всегда придерживайся семейных правил интернет-безопасности: они разработаны для того, чтобы все вы чувствовали себя комфортно и безопасно в Сети.

Никогда не делай того, что может стоить денег твоей семье, кроме случаев, когда рядом родители.

Всегда будь вежливым в электронной переписке, и твои корреспонденты будут вежливыми с тобой - любые отношения строишь ты сам.

В электронных письмах не применяй текст, набранный ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Это воспринимается в Сети как крик и может расстроить твоего собеседника.

Не посылай в письме информацию большого объема (картинки, фотографии и т. п.) без пред-

варительной договоренности с собеседником. Помни, что, как правило, файлы объемом больше мегабайта тяжело качаются и перегружают чужой почтовый ящик!

Не рассылай писем с какой-либо информацией незнакомым людям без их просьбы - это воспринимается как спам и обычно досаждает пользователям Сети.

Не размещай на своем сайте фотографии друзей и родственников, не спросив предварительно их разрешения.

автора Южин Владимир Иванович

Глава 5 ЭТИКЕТ ПЕРЕПИСКИ Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно! Д. Хэррис Современные правила составления писем - это по существу все те же формальности, соблюдаемые в письменной

Из книги Этикет: Краткая энциклопедия автора Коллектив авторов

Из книги Мобильник: любовь или опасная связь? Правда, которой не расскажут в салонах мобильной связи автора Инджиев Артур Александрович

Глава 10 ЗАСТОЛЬНЫЙ ЭТИКЕТ Мы имеем на земном шаре множество ученых людей, великих писателей, философов и поэтов, имеем великих художников и умных администраторов, но людей, умеющих обедать, имеем весьма мало. Их надобно искать с фонарем среди бела дня, как Диоген искал

Из книги Полная современная энциклопедия этикета автора Южин Владимир Иванович

Глава 19 ЭТИКЕТ БРАКОСОЧЕТАНИЯ Если на бракосочетание приглашается большое количество гостей, то уведомления следует разослать за 2–3 недели.Подобные извещения могут быть двоякого характера: короткая информация о самом факте, его дате и месте или подробные данные с

Из книги автора

Глава 20 СЕМЕЙНЫЙ ЭТИКЕТ В XIX в. считалось, что муж должен быть главой, а жена - душой дома. Но чтобы этот принцип действовал и в настоящее время, необходимо знать и соблюдать основные правила семейного этикета, причем не только женам, но и их мужьям, детям, а также уважаемым

Из книги автора

Глава 21 ЭТИКЕТ ВРУЧЕНИЯ ПОДАРКОВ Подарки дарят родным и знакомым по самым разным случаям - ко дню рождения, на именины, в день получения диплома или защиты диссертации, к свадьбе, на Новый год. Подарок должен быть выражением хорошего отношения к человеку, а в праздники -

Из книги автора

Глава 22 ЭТИКЕТ ТРАУРА Никто не умирает прежде своего часа. То время, что останется после вас, не более ваше, чем то, что протекало до вашего рождения; и ваше дело тут сторона. Мишель де Монтень Наша жизнь, к сожалению, состоит не только из праздников, но и из печальных

Из книги автора

Глава 2 Деловой этикет

Из книги автора

Этикет мобильной переписки Одной из самых распространенных форм общения в мобильной связи является текстовый обмен сообщениями - SMS. Но иногда этот сервис доставляет пользователям много неудобств. Чаще всего это происходит из-за того, что владельцы мобильных телефонов

Из книги автора

Глава 3 Религиозный этикет Действующий по-церковному, как следует, непрерывно проходит науку благоговеинства пред Богом с посвящением Ему всего. Феофан Затворник Вопросы веры и исполнения религиозных обрядов всегда были глубоко личными, поскольку касаются такого

Из книги автора

Глава 8 Общегражданский этикет Все правила достойного поведения давным-давно известны, остановка за малым - умением ими пользоваться. Блез Паскаль Правила учтивости Способ держать себя в обществе, внешняя форма поведения, обращения с другими людьми, употребляемые в

Из книги автора

Глава 9 Застольный этикет Мы имеем на земном шаре множество ученых людей, великих писателей, философов и поэтов, имеем великих художников и умных администраторов, но людей, умеющих обедать, имеем весьма мало. Их надобно искать с фонарем среди бела дня, как Диоген искал

Из книги автора

Глава 18 Этикет бракосочетания Если на бракосочетание приглашается большое количество гостей, то уведомления следует разослать за 2–3 недели.Подобные извещения могут быть двоякого характера: короткая информация о самом факте, его дате и месте или подробные данные с

Из книги автора

Глава 19 Семейный этикет В ХIХ в. считалось, что муж должен быть главой, а жена - душой дома. Но чтобы этот принцип действовал и в настоящее время, необходимо знать и соблюдать основные правила семейного этикета, причем не только женам, но и их мужьям, детям, а также уважаемым

Из книги автора

Глава 20 Этикет вручения подарков Подарки дарят родным и знакомым по самым разным случаям - ко дню рождения, на именины, в день получения диплома или защиты диссертации, к свадьбе, на Новый год. Подарок должен быть выражением хорошего отношения к человеку, а в праздники -

Из книги автора

Глава 21 Этикет траура Никто не умирает прежде своего часа. То время, что останется после вас, не более ваше, чем то, что протекало до вашего рождения; и ваше дело тут сторона. Мишель де Монтень Наша жизнь, к сожалению, состоит не только из праздников, но и из печальных

Деловой этикет / письма личного характера

В том случае, когда письмо написано не с особой целью и не затрагивает какую-либо определенную проблему, оно обязательно должно передавать настроение автора. Известный немецкий драматург Лессинг Г. Э. советовал своей сестре: „Пиши так, как ты говоришь, и это будет прекрасно“. Это неправда, что нам не хватает времени на письма. Можно сократить время просмотра телевизора, прогулки или чтения очередного детектива, взять ручку и бумагу и сесть за стол. Написав письмо, вы почувствуете радость от духовного контакта с другим человеком, а совесть перестанет мучить вас за то, что вот уже полгода в ящике стола валяются неотвеченное письмо.

Главное в письме, конечно же, содержание. Оно характеризует отправителя, однако сведения об авторе. дают также стиль и внешнее оформление письма.

Правила хорошего тона требуют, чтобы на каждое полученное письмо был дан ответ. Нельзя откладывать написание ответного письма до лучших времен, но не следует писать его в спешке. Если ответить сразу нет времени, можно отправить открытку – краткую весточку, из которой адресат узнает, что его письмо получено.

Если в ваших правилах хранить старые письма, не разбрасывайте их по всему дому, а убирайте в недоступные для других места. Мало приятного, когда маленькая дочь находит старые любовные письма матери и, играя в почтальона, вручает их всем домашним.

Если письмо личного характера напечатано на машинке или компьютере, в конце его нужно добавить от руки хотя бы несколько строчек. Этикет требует, чтобы письмо было подписано только собственноручно. Ставить факсимиле или печатать подпись на машинке – дурной тон. Поздравления, приглашения, соболезнования принято писать от руки.

Старайтесь писать разборчиво, ваши оправдания: „Очень спешу, поэтому такой плохой почерк“ – вряд ли послужат извинением.

Неумно и некрасиво отправлять письма с орфографическими ошибками. Если вы не отличаетесь большой грамотностью, при написании письма вооружитесь словарем.

Даже если адресат – близкий вам человек, постарайтесь выстроить свое письмо логически, иначе может показаться, что вы ленитесь собраться с мыслями и потому пишете все подряд. Подобное письмо может показаться невежливым.

Если письмо личного характера имеет большую важность, сначала нужно сделать черновик. Обязательно перечитайте письмо перед тем, как запечатать в конверт. Это нужно делать даже в том случае, если вы очень торопитесь с отправкой.

Не следует писать писем в плохом настроении. Конечно, иногда хочется излить свой гнев и досаду“ на бумаге, и если вы это сделали, не запечатывайте письмо. Перечитав его на следующий день, вы не пожалеете о том, что не отправили его. Ваше настроение улучшилось, и теперь можно писать новое, совершенно иное письмо.

Воспитанный человек никогда не напишет анонимного письма.

Приписок в письмах лучше избегать, однако, если вы забыли написать о чем-то сразу, поставьте post skrptum, после чего допишите все, что хотели. Не забудьте после приписки указать свои инициалы

В прежние времена, когда конвертов не было, бумагу, на которой было написано письмо, складывали и перевязывали шелковой нитью. Концы нити скрепляли печатью из воска.

Процедура отправки письма упростилась, когда появились конверты. Прежде в нашей стране была особая форма написания адреса на конверте. Сначала указывался город, где проживал адресат (или сначала название республики, а затем город), потом улица, но мер дома и квартиры. На последней строчке указывались фамилия, имя и отчество. Теперь по общепринят тому в мире образцу фамилия и инициалы адресата указываются на первой строчке, и лишь затем следует адрес.

Если вы отправляете не письмо, а открытку, помните, что этот вид почтовых отправлений не предназначен для интимных излияний – их можно доверить только письму. Однако, если нужно срочно передать что-то личное, можно запечатать открытку в конверт. А вообще видовые открытки предназначены для поздравлений и передачи привета. Отправляя сразу несколько открыток по разным адресам, постарайтесь не писать одинаковых шаблонных фраз.

Немногословными должны быть письма соболезнования. Главное, чтобы слова были искренними, без лишнего пафоса. Такое письмо следует отправить сразу же после получения сообщения о смерти. Не стоит посылать письмо-соболезнование по прошествии значительного времени, чтобы вновь не повергать в скорбь людей, возможно, в какой-то мере уже смирившихся с потерей близкого человека.

Письмо с выражением соболезнований принято писать на обычной белой бумаге от руки.

Открытка тут не годится. Открытку со своим именем и словами соболезнования можно вложить в букет цветов, присланных на погребение: тогда родственники покойного будут знать, кому выражать благодарность за участие в похоронах.

В том случае, если вы не смогли по каким-то причинам поблагодарить кого-то за оказанную любезность лично, следует отправить благодарственное письмо.

Если вы обидели кого-то вольно или невольно, можно написать письма -извинение. Воспитанный человек не сочтет постыдным признаться в своей бестактности и попросить" прощения.
Письма-напоминания пишут тем, кто забыл о долге или тянет с его исполнением. Такие письма обязательно запечатываются в конверт. Они должны быть выдержаны в вежливом тоне.

Все знают, что подслушивать чужие разговоры неприлично. Бестактно также заглядывать в чужие письма. Тайну переписки охраняет закон, и никому не позволено читать то, что предназначено для других. Даже супруги не должны читать письма, полученные одним из них. Возможно, они очень доверяют друг другу и потому не видят в этом ничего плохого. И все же не следует вскрывать конверт, адресованный мужу (жене) в его отсутствие и без его (ее) разрешения. У каждого могут быть свои маленькие секреты.

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

[Античный афоризм]

Письмо – весомый аргумент в мире бизнеса.

[Бехтерева Виктория]

1. Зачем иметь единые корпоративные стандарты в ведении деловой переписки?

Электронная переписка – это обязательный атрибут деловой коммуникации любой компании. Практически нет компаний, в которых бы не использовалась электронная почта. Но задайте себе следующие вопросы:

• Бывает ли у вас такое, что при отправке электронного письма коллеге, появляется ощущение, будто вы отправляете письмо в черную дыру, и вам запросто могут просто не ответить
• Когда сотрудники звонят друг другу и просят срочно прочитать электронное письмо, и так происходит целый день
• Когда вы решительно не можете понять, что именно от вас хотят в электронном письме
• Когда сложные и непростые вопросы при обсуждении по электронной почте тонут в море информации, подробностей, и вопрос так и не решается

Если для вас эти вопросы актуальны, то вы можете ежедневно выиграть много времени, внедрив единые правила электронной переписки. В этой статье мы поговорим об этикете деловой переписки.

2. Семь главных правил этики деловой переписки

Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией.

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество?

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки:

1. Письмо всегда начинаем с обращения
2. Тема письма должна быть обязательно
3. Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
4. Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!)
5. В письме должны быть корректные формулировки
6. Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
7. Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.

3. Виды писем

Существует много различных классификаций, мы предлагаем разграничить письма по структуре оформления:

1. Письмо-коммуникация (письмо-отказ, письмо-претензия, письмо-признание, письмо-оправдание и т.д.)
2. Письмо-договоренности

Письмо-коммуникация

В этот вид письма мы включаем все виды писем, которые использует сотрудник в ходе своей профессиональной деятельности.

Структура письма

Письмо не должно быть оформлено единым текстом. Оно должно быть четко структурировано и грамотно оформлено, чтобы получатель не упустил из виду важную информацию. Структура письма состоит из четких компонентов:

Тема письма

Тема письма должна содержать конкретное действие, которое вы ожидаете от респондента: «согласовать договор», «предложить вопросы для рассмотрения», «прислать отчет» и т.п.

Если вы отсылаете документы, то в теме должна быть четкая формулировка документов, которые содержатся во вложении письма.

Зачем важно правильно оформлять тему письма?

По теме письма очень легко найти необходимое письмо в ежедневном потоке информации. Ни одно письмо не будет потеряно.

Примечание: если отправляете письмо внутри компании, то тема письма оформляется по заданному стандарту, если отправляете письмо вне компании, то желательно тему оформлять по шаблону: Название компании: цель письма.

Чем больше конструктива в теле письма, тем лучше! Один из ключевых навыков в умении вести деловую переписку, которую вы должны развивать у сотрудников, – навык четко и кратко формулировать свою мысль.

P.S. Если мы, составляя письмо, упоминаем факт из письма собеседника - его нужно процитировать, отделив цветом или шрифтом.

Корпоративная подпись

Шаблон оформления корпоративной подписи должен быть един у всех сотрудников компании.

В подписи должны быть указаны все ключевые данные адресата, чтобы в случае необходимости получатель письма мог легко с вами связаться.

С уважением,

Ф.И.О., должность.

P.S. Если мы хотим теплых отношений с партнером / клиентом, то стоит оформить личную подпись. Любому человеку приятно получить письмо с личностным отношением даже в формальной переписке.

Личная подпись всегда относится к телу письма. Пример: Хорошего дня / Благодарю Вас / Рада была пообщаться сегодня / Спасибо, что уделили время столь важному вопросу / Привет семье и детям и т.д.

Кому/Копия

Поля «Кому» и «Копия» заполняем в последнюю очередь, чтобы случайно не отправить письмо, когда оно еще не готово.

Чем отличаются поля «Кому» и «Копия»?

В поле «Кому» мы вставляем адрес человека, от которого требуется совершить какое-либо действие.

В поле «Копия» мы вставляем адрес человека, которому полезно ознакомиться с содержанием письма.

P.S. Наш опыт доказал, что поле «Копия» очень полезно. Если мы ведем переговоры с рядовым сотрудником, обсуждаем важные вопросы, но не получаем ответов по существу и в установленный срок, то стоит вставить в копию письма директора или вышестоящего менеджера, как сразу переписка начнется по конструктиву.

К сожалению, во многих компаниях уровень корпоративной культуры не на должном уровне, вследствие чего возникают ситуации, когда для того, чтобы сотрудник хорошо выполнял свою работу, необходим жесткий контроль со стороны управляющего состава.

Также в Outlook есть функция, как «Скрытая копия» - важный инструмент, который позволяет проинформировать о письме заинтересованных лиц, но при этом не смущать получателя, что письмо адресовано не ему одному!

Письмо-договоренности

Важный вид письма, который позволяет подвести итоги встречи, в письменном виде сформировать договоренности, обозначить время выполнения и внести ясность: правильно ли обе стороны поняли то, что должны выполнить?

Такие письма полезно составлять после встречи, переговоров и совещаний, чтобы иметь письменно оформленные договоренности и единое видение их исполнения.

Структура письма:

1. Приветствие, обращение и благодарность участникам обсуждения.
2. Повторение цели собрания, на котором формировались договорённости.
3. Перечисление всех вопросов, которые обсуждались, в связке с принятыми по ним решениями и назначением ответственного за исполнение.
4. Фиксация идей, которые не требуют срочной реализации, для истории.
5. Вопрос к адресатам: Всё ли учтено? Есть ли комментарии и дополнения?

Например:

Оформление письма

Шрифт

Шрифт у письма должен быть единый, курсивом можно выделить в тексте ключевые моменты, заголовки, но обязательно надо придерживаться единого стиля оформления.

P.S. Всегда следует помнить, что слова, написанные заглавными буквами, воспринимаются как повышение тона. Их стоит избегать.

Абзац

Каждую отдельную мысль желательно оформлять в отдельный абзац, чтобы текст воспринимался легче.

Отступы

Абзацы не должны сливаться друг с другом. Чтобы письмо было более читабельным, отступы должны быть после приветствия, перед каждым абзацем и перед подписью:

Чтобы визуально письмо выглядело более привлекательным, лучше ссылки в теле письма оформлять в гиперссылки:

Стиль письма

Приглашаем вас на мастер-класс Сергея Бехтерева .

Выиграйте с помощью этого тренинга минимум 1 час свободного времени ежедневно!

На мастер-классе вы узнаете:
✓ Как управлять задачами, чтобы все задачи выполнялись на 100% и в срок
✓ Как эффективно готовить и проводить совещания
✓ Как организовать продуктивную работу сотрудников в одном кабинете

В формировании межличностных отношений немалое значение имеет и сфера переписки. Умение выражать свои мысли на бумаге составляет часть вашего имиджа, равно как и интеллект, манеры, костюм, речь. Когда вы устно обращаетесь к кому-то, вы можете оценить ответную реакцию слушателя, перефразировать мысль, изменить интонацию, но при письме у вас уже нет обратной связи и возможности изменить ваше письмо. Таким образом, рукописный текст следует составлять как можно яснее, с большей долей убедительности и доходчивости, чем если бы вы обращались к оппоненту устно.

Вне зависимости от содержания, письменный текст, будь то статья, анкета, рассказ, деловое послание, составляют четыре основные части:

идеи, мысли, своя личная точка зрения на рассмотрение проблемы;

побуждения, цели, устремления, интересы, мысли и мотивы пишущего;

язык и возможности понимания адресата;

представление наилучшим образом основных идей, мыслей и понятий.

Составляя деловое письменное обращение необходимо помнить о тех, к кому вы обращаетесь, учитывать потребности, возможности и желания. Необходимо не только определить, что вы хотите сказать, но и какой ответ намерены получить.

Стиль дипломатической корреспонденции и служебной переписки всегда изменялся в зависимости от языка и традиций различных стран. Однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями. Протокол официальной переписки, целью которого является помимо всего вышесказанного оказание адресатам корреспонденции знака уважения, на которые они имеют право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строится таким образом, чтобы отношения основывались на равенстве, уважении и взаимной корректности. Официальные лица должны соблюдать эти правила со всей тщательностью. Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность фамилии адресата и его титулования (по рангу или по должности). Далее необходимо точно придерживаться в тексте письма и в конце его предписанных форм вежливости.

Сравнительное исследование форм корреспонденции позволило выработать определенную терминологию в вопросах этикета переписки:

1. Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве и от имени и в силу занимаемого им поста.

2. Термин "полуофициальная переписка" охватывает письма, которыми обмениваются определенные лица, занимающиеся административными вопросами.

3. Термин "частная переписка" охватывает всю корреспонденцию по неофициальным вопросам.

Дипломатический протокол устанавливает термины, обозначающие различные части корреспонденции. В скобках эти термины даются по-английски и по-французски:

Обращение (англ. - Salutation, фр. - Appel) - обращение указывает официальный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин посол (англ. Sir, My dear Ambassador) и т.д.

Адрес-титул (англ. - Title of address, фр. - Traitement) - это почетный титул адресата, например: Ваше Величество (англ. - Yuyr Majesty); Монсеньер (фр. - Monseigneur); Превосходительство (англ. - Excellency); Ваше Превосходительство (фр. - Votre Excellence) и т.д.

Комплимент (англ. - Complimentary Close, фр. - Courtoisie) - это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения вежливости меняются в зависимости от характера переписки.

Подпись (англ., фр. - Signature) - подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.

Дата (англ., фр. - Date) - дата должна включать день месяца, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Адрес (англ. - Address, фр. - Reclame, Adresse) - полная фамилия, титул и адрес помещения либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера (Reclame) и воспроизводится на конверте (Adresse).

Общение по электронной почте - неотъемлемая часть работы любого современного офисного работника. И бухгалтеры не исключение. Как вести переписку таким образом, чтобы деловое общение было продуктивным, эмоционально комфортным и предельно этичным? Предлагаю читателям несколько практических советов.

СОВЕТ 1. Не пренебрегайте в своих письмах персональным обращением к адресату

Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. Если письмо написано конкретному получателю, то отсутствие в нем персонального обращения выглядит некорректно и невежливо.

Когда вы пишете адресату одно из первых писем, часто возникает вопрос: как лучше к нему обращаться - просто по имени или по имени и отчеству? В этом случае нужно посмотреть, что написано в подписи, которой заканчивается письмо этого человека к вам. Если там указано имя (без отчества), например «Светлана Котова» , то смело обращайтесь по имени. А если в подписи значится «Светлана Васильевна Котова, главный бухгалтер ООО “Трензор”» , то и вам надо обращаться к адресату соответственно. В любом случае второй вариант - предельно корректный, а потому беспроигрышный.

Ориентироваться на информацию в поле «От кого» я не рекомендую. Ведь зачастую оно изначально заполняется не самим владельцем email-адреса, а IT-специалистом компании при настройке электронной почты.

Кстати, настоятельно советую при обращении к деловому партнеру или клиенту не употреблять короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж незамысловато.

СОВЕТ 2. Уделяйте особое внимание форме приветствия

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!» . Даже если вы руководствуетесь благим намерением соответствовать часовому поясу адресата, эта фраза звучит безвкусно, я бы даже сказала, вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте...» , «Добрый день...» . И конечно, добавляйте к приветствию имя адресата, если оно вам известно. Лично мне, например, гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное «Здравствуйте, Тамара!» .

Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности.

Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Договор, счет, акт от ООО “Альфа”» вместо «Документы». По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему. Например, «Сотрудничество с Пермью» → «Сотрудничество с Пермью. Дата переговоров» → «Сотрудничество с Пермью. Проект договора» .

Если в процессе переписки вы видите, что поле «Тема» заполняется вашим адресатом произвольно либо не заполняется вовсе, берите инициативу в свои руки и пробуйте один из двух сценариев.

СЦЕНАРИЙ 1. При ответе сами заполняйте поле «Тема». Если адресат внимателен, возможно, уже этого будет достаточно, чтобы привести вашу переписку в адекватный вид.

СЦЕНАРИЙ 2. Если же адресат продолжает игнорировать заполнение поля «Тема», напишите ему письмо примерно следующего содержания: «Алла, предлагаю в поле “Тема” сразу указывать предмет письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения» .

СОВЕТ 4. Обращайте внимание на поля «Кому» и «Копия»

Нужно четко понимать общепринятое в деловой среде назначение этих полей:

• <если> в поле «Кому» значитесь только вы - это означает, что отправитель письма именно от вас ждет реакции на свой вопрос или просьбу;
• <если> в поле несколько адресатов - отправитель ждет ответа от каждого или от любого из получателей. В этом случае при ответе сохраняйте список адресатов, установленный отправителем, используя функцию «Ответить всем» (конечно, при условии что вы намеренно не хотите ответить только автору письма, скрыв суть вашего ответа от остальных участников переписки);
• <если> ваше имя значится в поле «Копия» - отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. А значит, вступать в переписку по данному вопросу не следует. Если вы все-таки решите это сделать, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Если можно, мне хотелось бы присоединиться к обсуждению данного вопроса...» , «Позвольте высказать свое мнение...» .

Что касается поля «Скрытая копия», то с точки зрения деловой этики это наиболее неоднозначный инструмент электронного письма. Порой оно воспринимается как инструмент чуть ли не тайного наблюдения и информирования. Ведь адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим получателям. В некоторых, как правило, больших компаниях, особо щепетильных в вопросах этики, категорически запрещено использовать это поле в корпоративной переписке, кроме массовых рассылок. Но в большинстве фирм им пользуются, соблюдая следующие правила:

• отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает, что автор письма уведомил скрытых адресатов (либо собирается это сделать) о причине и целях такой формы послания;
• скрытому адресату не надо вступать в переписку.

На тренингах мне часто задают вопрос: есть ли какие-то общепринятые стандарты относительно времени, в течение которого надо ответить на письмо клиента или коллеги? Но универсального ответа на него не дашь.

Если говорить о внутренней переписке, здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть фирмы, в которых задержка с ответом более полутора часов считается моветоном. А где-то ответ в течение дня - это в порядке вещей.

По общему правилу наиболее приемлемым считается время реакции на письмо в пределах 2- 3 часов. Это так называемое время комфортного ожидания, когда отправитель ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего адресата.

А как быть, если, получив и прочтя письмо, вы понимаете, что не можете дать на него полноценный ответ в течение суток? Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о получении вами письма и примерных сроках ответа на него. Например: «Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила. Отвечу в ближайшие пару дней» или «Андрей, письмо получила. Спасибо! Для ответа мне нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее...» .

СОВЕТ 6. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме

Их не так много:

• при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум - в страницу формата А4;
• объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;
• при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;
• никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;
• пишите языком, максимально понятным адресату. Многие задаются вопросом, уместно ли использовать профессиональную или внутрикорпоративную лексику, сленг, сокращения и англицизмы.

В каждом конкретном случае это нужно решать отдельно.

Так, внутрикорпоративная переписка в компании почти всегда изобилует сленгом и сокращениями: они привычны и понятны всем участникам и позволяют экономить время. А вот использовать их в переписке с контрагентами нужно осторожно.

В моей практике был такой случай. Коллега готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap» . Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо перевести текст. Она убила кучу времени, правдами и неправдами выясняя, как удовлетворить просьбу издательства. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она узнает, что загадочное «asap» - сокращение широко применимого в англоговорящей среде «as soon as possible» («как можно скорее»). А ведь Маша могла отправить материалы в течение получаса с момента получения просьбы!

СОВЕТ 7. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов

Независимо от того, насколько вы с адресатом близко знакомы и как долго ведется ваша переписка, в каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.

В блок необходимо помещать:

• ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «Т.Л. Воротынцева» в своей подписи я указываю «Тамара Леонидовна Воротынцева» либо «Тамара Воротынцева» , чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме;
• вашу должность. Это дает адресату возможность понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности при решении вопросов;
• контактные данные (телефон, email, название компании, ее сайт). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Ко всему сказанному хочу добавить: ваши электронные письма - та самая одежка, по которой встречают. Иными словами, соблюдая этикет деловой переписки, вы заочно произведете на вашего адресата самое приятное впечатление.