Uchrashuvni iloji boricha samarali tashkil qiling va o'tkazing.

Muhokama uchun qo'yilgan muammoning echimini toping yoki vaziyatni konstruktiv yo'nalishda rivojlantirish yo'nalishini belgilang.

Ishtirokchilarda esnashga vaqtlari qolmasligi va vaqtni behuda o'tkazish hissi paydo bo'lmasligi uchun rejalashtirish uchrashuvini o'tkazish qiziq.

Harakat rejasi

1. Rejalashtirish uchrashuvini tashkil etishning taklif etilayotgan usuli bilan tanishing.

2. O'zingizni tayyorlang, tayyorlang zarur materiallar va ishtirokchilarni taklif qiling.

3. Rejalashtirish uchrashuvini o'tkazish.

4. Rejalashtirish uchrashuvi natijalarini umumlashtirish va ular bilan barcha ishtirokchilarni tanishtirish.

Rejalashtirish uchrashuvini qanday tashkil qilish kerak

Birinchidan rejalashtirish uchrashuvi uchun nima talab qilinadi - bu savol yoki rejalashtirish uchrashuvining mavzusi. Qaysi ish muammosini hal qilmoqchisiz? Tashkilot ishi uchun rejalashtirish yig'ilishining natijasi qanday ijobiy ta'sir ko'rsatadi? Uchrashuv ishtirokchilarini ushbu savol bilan oldindan tanishtiring. Shunday qilib, siz rejalashtirish uchrashuvi davomida vaqtni tejaysiz va munozara ishtirokchilari allaqachon kelishi mumkin qiziqarli fikrlar savolingiz bo'yicha.

Ikkinchi- bular rejalashtirish yig'ilishida ishtirok etadigan odamlardir. Savolga javob topish uchun qanday mutaxassislar va qanday darajadagi menejerlar yoki qaysi qatordagi xodimlar kerak.

Uchinchi- rejalashtirish yig'ilishi o'tkaziladigan joy. Bu alohida xona yoki hatto maxsus yig'ilish xonasi bo'lishi muhimdir. Hamma uchun etarli joy bo'lgan joyda, begonalar (rejalashtirish yig'ilishida ishtirok etmaydigan) sizni bezovta qila olmaydi va telefonlar jiringlamaydi.

To'rtinchi- rejalashtirish yig'ilishining vaqti. Bu barcha ishtirokchilar uchun qulay yoki doimiy bo'lishi maqsadga muvofiqdir. Misol uchun, kundalik rejalashtirish yig'ilishlari har kuni 8.30 keskin o'tkaziladi. Har qanday holatda, rejalashtirish uchrashuvi uchun vaqtni tanlashda siz eng muhim ishtirokchilarga e'tibor qaratishingiz kerak bo'ladi. Va uni oldindan, bir necha soat yoki to'g'riroq - kunga tayinlang.

Beshinchi- rejalashtirish yig'ilishining reglamenti. Reja yig'ilishini nafaqat o'z vaqtida boshlash, balki uni o'z vaqtida tugatish ham muhimdir. Savollarni muhokama qilish tartibini va har bir ishtirokchiga ajratilgan vaqtni oldindan belgilang. Cheklang, bu hisobotlarni imkon qadar qisqa va ma'lumotli qiladi. Masalan, bitta spektakl 10 daqiqadan oshmaydi.

Oltinchi- qo'lda materiallar. Majburiy minimal bu barcha ishtirokchilar uchun qalam va qog'oz. Nimani va nima yozishni izlab muhokama vaqtini behuda sarflamaslik uchun buni oldindan o'zingiz hal qiling. Shuningdek, sizga kerak bo'lishi mumkin: flip-chart, proyektor, ekran, noutbuk, printer. Barcha jihozlar oldindan tayyorlanishi va sinovdan o'tkazilishi kerak.

Ettinchi- rejalashtirish yig'ilishi rahbari yoki sizning masalangizni muhokama qilish jarayoni va natijalarini qayd etadigan kotib.

Rejalashtirish shakllari

1. Xulosa chiqarish, axborot uchrashuvi.

Ushbu uchrashuvlar haftaning boshida tashkilotingizning barcha bo'limlari rahbarlari uchun har hafta o'tkazilishi mumkin.

Ushbu rejalashtirish uchrashuvlari nima uchun?

2. Rejalashtirish yig'ilishi - joriy vazifalarni taqsimlash.

Odatda har bir ish kunining boshida o'tkaziladi. Format aniq - menejer o'z qo'l ostidagilarga kun uchun topshiriqlar beradi. Vaqt ham cho'zishga arzimaydi - hamma topshiriqlarni oldi va uni bajarish uchun ketdi.

3. Savolni muhokama qilish uchun yig'ilishni rejalashtirish.

Siz o'zingiz tuzgan savolingizni oldindan tuzasiz hayotning o'zi va bozoringizdagi hozirgi vaziyat. Rejalashtirish uchrashuvining maqsadini e'lon qiling, ushbu ma'lumotni ishtirokchilarga yuboring. Ulardan (agar kerak bo'lsa) tayyorlanishlarini so'rang bu masala... Uchrashuv jadvali va kotibini oldindan belgilang. Rejalashtirish yig'ilishi natijalarini barcha ishtirokchilarga yuboring. Bunday rejalashtirish uchrashuvining vaqti ikki soatdan oshmaydi. Ammo ko'proq vaqt talab qilinadigan holatlar mavjud. Bunday holda, u choy uchun 15-20 daqiqali tashkil etilgan tanaffuslarni va shunchaki dam olishni rejalashtiradi. (Choy va shirinliklarni ham oldindan tayyorlang!)

4. Ijodiy rejalashtirish uchrashuvi.

Murabbiylik so'rovlari
1) o'sish uchun ijodkorlik resursini rivojlantirish (o'z-o'zini rivojlantirish, kasbiy o'sish, biznesni rivojlantirish)
2) Yechim ichki ziddiyatlar, ijod resursi bilan inqirozlarni yengish

Biz ushbu o'qishni rejalashtirish uchrashuvlari, besh daqiqalik uchrashuvlar va boshqa uchrashuvlarni tashkil qilishi kerak bo'lgan har bir kishiga tavsiya qilamiz. Ular ko'pchilik tomonidan amalga oshiriladi, ammo ozchilik buni yaxshi bajaradi. Maqolada yig'ilishni tayyorlash bosqichlari, uning tuzilishi, samaradorligini baholash va natijalarni qayd etish - chinakam foydali uchrashuv o'tkazish uchun bilishingiz kerak bo'lgan hamma narsa tasvirlangan.

Men haqimda

Evgeniya Koryakovtseva. Maslahatchi, mustaqil biznes murabbiyi. O'n yildan ortiq vaqt davomida u chakana savdo formatida ishladi, konsalting agentligida tashqi maslahatchi va chakana tarmoqlarda ichki trener bo'lib ishladi, B2B savdo bo'limiga rahbarlik qildi.

Seminarlar, treninglar, ma'ruzalar o'tkazish tajribasi (400 dan ortiq loyihalar). Bilim zamonaviy usullar chakana savdo xodimlarini boshqarish, o'qitish va baholash; ushbu sohalarda kompleks loyihalarni shakllantirish. Biznes jarayonlarini tavsiflash, o'qitish tizimini yaratish, xodimlarni rag'batlantirish tizimlarini ishlab chiqish va loyihalarni boshqarish tajribasi.

Biz hammamiz yig'ilishlarda qatnashamiz. Va kimdir hatto pishirishi va ularni bajarishi kerak. Yoki uchrashuvlarni rejalashtirish. Yoki guruh muhokamalari. Tan oling, ko‘pchiligimiz haqiqatan ham bunday “so‘zlovchi”larni yoqtirmaymiz.

Nega? Chunki o‘rnatish har qanday xalqimizning qon-qoniga singib ketgan: majlis degani, ular uzoq vaqt ish yuzasidan emas, rasmiy va zerikarli gaplashishlari, keyin esa baribir hech narsa qilinmaydi. Bu vaqtni behuda sarflash emasmi?

Bu ajoyib ish formati

Kompaniyalardagi uchrashuvlar ko'pincha kutilmaganda, vaqti-vaqti bilan rejalashtirilgan. Qolaversa, ular to‘g‘ri tayyorlanmagan, yetakchilar esa muhokamani qanday tashkil qilishni bilmaydi. Shu sababli, ko'plab ishtirokchilar ma'lumotni noto'g'ri qabul qiladilar (eshitmadim, tushunmadim, unutdim) - zarur qarorlar qabul qilinmaydi (keyinga qoldiriladi va osiladi) va agar ular tasdiqlansa, ular ko'pincha amalga oshirilmaydi. Shundaymi?

Bu ajoyib ish formati uchun men uchun uyat. Shuning uchun bugungi maqolada biz nima uchun foydali ekanligini, guruh muhokamasini ajralmas holga keltiradigan narsalarni muhokama qilamiz va uni qanday samarali o'tkazishni bilib olamiz.

Boshlash uchun - bularning barchasi bizga nima uchun kerak? Nega ko'p band odamlarni yig'ish, ularni ishdan olib ketish kerak?

Yuqori sifatli uchrashuv sizga mehnat unumdorligini oshiradigan asosiy mexanizmlardan foydalanishga imkon beradi, ular haqida ko'proq ...

Sinergiya printsipi. Sinerji ta'siri uzoq vaqtdan beri psixologlarga ma'lum. Esingizdami? - Butunning samaradorligi uning alohida qismlarining umumiy samaradorligidan yuqori. Yoki oddiyroq: bitta bosh yaxshi, lekin ikkitasi yaxshiroq. Va bu haqiqat. Aynan birgalikda biz ko'proq g'oyalarni ishlab chiqishimiz, muammoning ko'plab echimlarini topishimiz va shu xilma-xillikdan optimalni tanlashimiz mumkin. Guruh muhokamasi rejimida odamlar bir-birini to'ldirib, bir butun bo'lib ishlay boshlaydilar. Samaradorlik ham ko'payadi - tekshirib ko'ring. Shuning uchun, agar siz bir qator ish masalalarini hal qilishingiz kerak bo'lsa, unda sifatli muhokamani, bu ulkan manbani e'tiborsiz qoldirmaslik kerak.

Uyg'unlik printsipi. Jamoa, ya’ni maqsadni bir xil ko‘radigan, bir-biriga ishonadigan, birgalikda ishlashni biladigan odamlar bir kishidan ko‘ra samaraliroq. To'g'rimi? Xodimlaringiz qanday qilib jamoaga aylanadi? Birdan? O'zingizmi? Balki darhol juda samarali? Va nima hisobiga? Jamoa qurishning kaliti - maqsad sari birgalikda, faol va uyushgan holda harakat qilishdir. Va bu barcha shartlar bilan konferentsiya rejimi davom etadi. Uchrashuvlar va yig'ilishlarni rejalashtirish - bu yig'ilish, hamkasblar va rahbarga hurmatni oshirish uchun kuchli vosita va ajoyib ta'lim vositasi. Shuning uchun, agar siz uchun xodimlarning bir bo'lim yoki kompaniyada paydo bo'lishi emas, balki uyg'un ishlashi muhim bo'lsa, haftalik rejalashtirish yig'ilishlarini yuqori sifatli o'tkazing.

Tushunarlilik printsipi. Ko'p odamlar noma'lum narsadan qo'rqishadi. Oddiy odam - ixtiyoriy yoki istamay, ongli yoki yo'q - tushunarsiz va notanish narsalarga qarshilik ko'rsatadi va bu mutlaqo tabiiydir. Va agar kompaniyaning maqsadlari, uning samaradorligi ko'rsatkichlari, kelgusi oy uchun vazifalar va boshqalar birdaniga tushunarsizlar toifasiga kirsa-chi? Teshik qazishni so'rashganda, odam nimani his qiladi, lekin nima uchun, qanday chuqurlik va qayerda ekanligini aytmaydi? Albatta qarshilik va demotivatsiya.

Uchrashuvlar "partiya kursini" tushuntirish, uning ravshanligini oshirish, xodimlar tomonidan qabul qilish uchun platforma va shuning uchun ularning noma'lum narsalarga qarshiligini kamaytirish vositasidir. Shuning uchun, agar siz o'zgarishlarni amalga oshirayotgan bo'lsangiz, ularni bir qator rejalar va uchrashuvlar orqali olib boring.

Tajribali rahbar biladiki, uchrashuvlar tashkilot yaratadi. Ular kompaniya ichidagi aloqalarni saqlash va qabul qilingan qarorlarni amalga oshirish, xodimlar maqsadlarni qanday ko'rishini tekshirish va bo'limlar o'rtasidagi to'siqlarni yo'q qilish uchun ishlatilishi mumkin. Agar siz yig'ilishlarni o'tkazmasangiz, tashkilotingizda mish-mishlar va mish-mishlar paydo bo'ladi. Bu kelajakda xodimlarning tarqoqligi va noaniqligiga olib keladigan muammo va bu erda boshqaruv qobiliyatini yo'qotish uzoq emas.

Yaxshi tashkil etilgan uchrashuvlar mo''jizalar yaratishi mumkin. Kalit so'z bu yerda yaxshi. Uchrashuvlarni o'tkazishda nimani e'tiborga olish kerak?

Samarali uchrashuvlar uchun tamoyillar

Maqsadlarga muvofiqligi

Bir nechta uchrashuv formatlari mavjud: uchrashuv, aqliy hujum; rejalashtirish yig'ilishi, besh daqiqa. Har bir formatda foydalanish uchun ko'rsatma va metodologiya mavjud. Odamlarni yig'ishga qaror qilganda, maqsad va vazifalaringizni ehtiyotkorlik bilan baholang. Ushbu formatdan nimani olishni xohlaysiz? Odamlar yechim topishlari kerakmi? Keyin bu aqliy hujum sessiyasi - siz hammangiz tengsiz va har qanday g'oyani hisobga olasiz. Vazifalarni belgilashni xohlaysizmi? Keyin bu protokol va kun tartibi bilan rejalashtirish uchrashuvi ... Format asosiy fikrlar bilan belgilanadi: yig'ilish rahbarining roli, yig'ilishdagi muloqot uslubi, uchrashuv natijasi.

Formatlarga misollar:

Uchrashuv. Maqsad - g'oyalarni ishlab chiqish, variantlarni baholash, echimlarni topish. Ya'ni jamoa ijodiy rejimda ishlamoqda. Ushbu formatning apotheozi ​​aqliy hujumdir. Majburiy shart - bu fikrni / fikrni aytish qobiliyati, ya'ni yig'ilishda erkin muloqot qilish madaniyati. Odamlar o'z fikrlarini erkin ifoda etishlari kerak, buni rag'batlantirish kerak. Shuning uchun, hech qanday qattiq konstruktiv bo'lmagan tanqid bo'lmasligi kerak.

Uchrashuvni rejalashtirish. Maqsad - tahlil qilish Hozirgi holat qayta ishlash va yangi vazifalarni belgilash. Ushbu format belgilangan ko'rsatkichlar bo'yicha og'zaki hisobotga yaqinroqdir, shuning uchun u uchun aynan shu ko'rsatkichlarning mavjudligi majburiydir. Rejalashtirish yig'ilishi har doim rejalashtirilgan kun tartibiga muvofiq ish bo'yicha o'tkaziladi.

Besh daqiqa. Maqsad - ustuvorliklarni belgilash, mehnatga munosabatni shakllantirish. Global muammolarni hal qilish va “Kim aybdor?” savollariga javob berish uchun besh daqiqa ajratilmaydi. va "Nima qilish kerak?" Bu eslatma formati. Asosiy talablar ijobiy va qisqa muddatli. Yodingizda bo'lsin, ertalabki uchrashuvlar ogohlantiruvchi-faollashtiruvchi-motivatordir. Ularning davomiyligi 5 dan 15 minutgacha - endi emas!

Betonlik

Vazifalarning o'zi aniqlanganmi? Uchrashuvdan oldin kun tartibini aniq yozing va kerakli materiallarni tayyorlang. Kun tartibini barcha ishtirokchilarga oldindan (boshlanishdan kamida uch soat oldin va yaxshisi bir kun oldin) yuboring, shunda ular ham tayyorlanishlari mumkin. Bu barchangizga yo'lda qolish, yo'lda qolish va belgilangan vaqtni qondirish imkonini beradi.

Qisqa muddat

Har qanday uchrashuv minimal darajada saqlanishi kerak mumkin bo'lgan vaqt... Ideal - 30 daqiqa, maksimal - bir soat. Agar siz beshinchi nuqtani bir necha soat davomida o'tkazib yuborishingiz kerak bo'lsa, bu juda yomon. Nega? Insonning ixtiyoriy e'tibori vaqt o'tishi bilan, xususan - 30-40 daqiqada tarqalib ketadi. Monoton jarayon bilan sodir bo'layotgan narsa 20-30 daqiqadan so'ng idrok etilishini to'xtatadi. Va e'tiborning pasayishi bilan odamning xotirasi ancha yomon ishlaydi ... Bu bizga aytadi: 3 soatlik uchrashuvdan keyin odamlar juda samarasiz bo'ladi.

Vaqt

Samarali uchrashuv uchun zaruriy shart - bu qat'iy vaqt yoki qoidalar. Uchrashuvning boshlanish va tugash vaqtini belgilang. Belgilangan vaqtda boshlang, hamma tortganmi yoki yo'qmi, bu odamlarni kechikmaslikka o'rgatadi. O'z vaqtida halol muddatni (masalan, bir yarim soat) va belgilangan muddatdan 10 daqiqa oldin belgilang - natijadan qat'i nazar, tugatish. Odamlarni nuqtaga gapirishga o'rgatish uchun har bir ma'ruzachi uchun besh daqiqalik taymerni o'rnating. Uchrashuvda mavzudan tashqari suhbatlarni to'xtating, odamlarni mavzuga qaytaring. Uchrashuv uchun aniq kun tartibiga ega bo'ling. Bu hammaning ko'z o'ngida bo'lishi kerak.

Ishtirokchilarning etarliligi

Yig'ilishda faqat kun tartibiga ta'sir ko'rsatadigan xodimlar ishtirok etishlari kerak. HECH QACHON odamlarni treyler bilan uchrashuvga olib kelmang, shunchaki o‘tiring. Optimallik tamoyiliga rioya qiling: ishtirokchilar kamroq bo'lishi kerak, ammo ularning savolga ta'sir qilish darajasi yuqoriroq.

Gapirish huquqi

Xodimlar faqat ular bilan bog'langanda gapiradigan va menejerga "ha, albatta qilamiz" kabi ijtimoiy jihatdan kerakli javoblarni beradigan yig'ilishlarni bilasizmi? Nima uchun bu sodir bo'ladi? Chunki odamlar aytilgan fikr uchun, ayniqsa, shubhalanish uchun "boshiga" kirishga odatlangan. Agar menejer muammoni hal qilish mumkinmi yoki yo'qligini baholashni so'rasa, xodim shubha bildiradi va menejer javoban og'zini yopadi - keyin boshqalar nimani o'rganishadi? Sukunat va "g'azablanmang". Va ulardan bizga nima kerak? Razvedka va tahlil. Mos kelmaydigan narsalar, to'g'rimi? Shuning uchun, yig'ilish paytida, boshqa hech kim kabi, xodimlarga gapirish, fikr, g'oyalar, shubhalar, savollar berish huquqi berilishi kerak. Bundan tashqari, xodimlarning savollariga qanday javob berishni o'rganish kerak: qisqacha, qisqacha, og'ir ofis hayoti haqida keraksiz va uzoq nolalarni bostirish.

Natijalarni birlashtirish

Har bir yig'ilishda, ayniqsa siz vazifalar qo'ygan uchrashuvda yozma xulosa bo'lishi kerak. Uchrashuvning elektron bayonnomasini saqlashni tavsiya etaman. Masalan, ushbu shaklda:

Uchrashuvdan so'ng bayonnoma barcha ishtirokchilarga yuboriladi. Aynan yig'ilish protokoli nazorat vositasiga aylanadi, hech narsani o'tkazib yubormaslik, bitta vazifani unutmaslik imkonini beradi. Va protokolning tarjimasi elektron tizim(masalan, 1C yoki "Lotus") uni vazifalarni sozlash tizimiga integratsiya qilish imkonini beradi. Va eng muhimi: oxirgi yig'ilishda qo'yilgan vazifalar haqida albatta so'rashingiz kerak. Aynan yig'ilishlarning "tahlil → vazifalar → nazorat → tahlil" davriyligi, bu yig'ilishni bo'sh suhbat rejimidan ish formatiga o'tkazish imkonini beradi.

Uchrashuv taqvimi

Rejalashtirilgan rejimga o'tkazilishi mumkin bo'lgan hamma narsa o'tkazilishi kerak. Nazorat protseduralariga ko'nikishning yagona yo'li - ular uchun rejalashtirilgan kursni belgilash. Ideal holda, barcha xodimlar ma'lumot to'plash va mazmunli hisobot tayyorlash uchun vaqt topish uchun muayyan ish uchun qachon so'ralishini, ya'ni qachon hisobot berishni bilishlari kerak. Rejadan tashqari uchrashuvlar faqat shoshilinch va muhim masalalar uchun mos keladi va bunday to'satdan yig'ilishlar nisbati past bo'lishi kerak. V aks holda Xodimning shunchaki tayyorgarlik ko'rishga vaqti yo'q (bu siz "bilmayman" deganini eshitasiz), ba'zida u hozir bo'lolmaydi (sakkiz kishi o'rniga ikkita keladi, qolganlari "dalada" ”), ishdan chalg'itadi (va yuqori mahsuldorlik konsentratsiyani talab qiladi) va hokazo.

Uchrashuvlaringiz samaradorligini aniqlash uchun testdan o'ting:

Sizda 3 dan ortiq "ha" bormi? Keling, optimallashtiramiz!

Samarali uchrashuvni tayyorlash va o'tkazish uchun qadamlar

Uchrashuvning maqsad va vazifalarini belgilang. Qanday masalalarni hal qilish kerak? Qanday ma'lumotlarni kuzatishingiz kerak? Qanday xulosalar chiqarish kerak? Vazifalarni tuzishning eng yaxshi usuli qanday?

Maqsadlar asosida yig'ilish formatini aniqlang. Ishtirokchilarni va uchrashuv vaqtini tanlang. Yig'ilishda jadvalga rioya qiladigan rais/moderator bo'lishi kerak. Bu odam yig'ilish o'tkazilayotgan muammoni hal qilish uchun kamroq javobgar bo'lishi kerak. Keyin u his-tuyg'ularga (masalan, yig'ilish tashabbuskoriga qaraganda) kamroq bog'langan va ikkinchisi uchun foydali bo'lgan qarorlarni o'z xohishi bilan yoki bilmagan holda qabul qilmaydi. Halol gapirish huquqi esa barcha hozir bo'lganlarga beriladi.

Uchrashuvning tuzilishini aniqlang. Yig'ilish aniq tuzilishga ega bo'lishi va har safar u aniq belgilangan tartibda o'tishi kerak.

Rejalashtirish yig'ilishining tipik tuzilishi:

• Kirish so'zlari / isinish.

  Maqsadlar. Qoidalar. Format.

  Umumiy masalalar.

  Ishning umumiy natijalari. Belgilangan vazifalarni bajarish.

  Shaxsiy natijalar / ishtirokchilarning hisobotlari.

  Natijalarni tahlil qilish. Maqsadlarni belgilash. Xulosa qilish.

Uchrashuvning odatiy tuzilishi:

Muammoni, maqsadni aniqlash. Mavzuning ahamiyati. Rejalar.

Maqsadlar. Qoidalar. Format.

Munozara. Tahlil.

Natijalarni tahlil qilish. Maqsadlarni belgilash.

Xulosa qilish.

Aqliy hujum yoki munozara uchun odatiy tuzilma:

Bosh so'z / yig'ilish maqsadlari / vaqt chegarasi.

Muammo va nima uchun bu muhim.

BARCHA yechim variantlarini yaratish.

Har bir variantning ijobiy va salbiy tomonlarini muhokama qilish.

Yechim tanlash. Unga asoslanib - ishtirokchilar uchun vazifalarni belgilash.

Yig'ilish bayonnomasini tayyorlash.

Jadvalni aniqlang. Reglamentni ishlab chiqishda, u menejer uchun ham, ishtirokchilar uchun ham qulay bo'lishi kerakligini unutmang. Standart: maqsadlarni belgilash bo'yicha taqdimot uchun 3-7 daqiqa; Muhokama uchun 5-7 daqiqa. Har 45-60 daqiqa faol ish uchun 10-15 daqiqalik tanaffuslar berish foydalidir. Umuman olganda, bir soatdan ortiq uchrashuvlar ishtirokchilar e'tiborini yo'qotish xavfi ostida. Bunday uchrashuvlar samarasiz bo'lishi mumkin.

Ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan masalalarni birinchi o'ringa qo'ying. Normativ masalalar firma ishining umumiy natijasi va sifati bog'liq bo'lgan asosiy nuqtalar bilan belgilanadi (masalan, mijozlarning fikr-mulohazalari, reklamaga munosabati, yangi mahsulotlar haqidagi ma'lumotlar va boshqalar).

Barcha savollarni uchta guruhga ajrating.

1. Muntazam savollar - reglamentga muvofiq. Takroriy savollarni iloji boricha tezroq hal qiling. Avvaliga ularning muhokamasi doimo davom etishi mumkin. Keyin ularga dolzarb savollar qo'shiladi - odamlar o'zlari faol bo'lishadi. Ammo oldinga siljish tezligini belgilaydigan ustuvorligingiz - rivojlanish masalalari. Uchrashuv vaqtining 50 foizini ularga ajrating.

   Joriy masalalar - yig'ilish rejasiga muvofiq: paydo bo'lgan g'oyalar, muammolar, ishga nima xalaqit beradi va uni qanday optimallashtirish kerak. Hammasi bo'lib siz 5 tadan ortiq savolni tahlil qilishingiz mumkin. Har doim eng muhim narsalardan boshlang. O'nlab savollarni to'liq hal qilmasdan qoldirgandan ko'ra, bitta muhim savol bilan yakunlagan ma'qul.

   Rivojlanish masalalari - rivojlanish rejasiga muvofiq.

Tayyorlang Kerakli hujjatlar va shakllar. Muammolarni samarali hal qilish uchun yig'ilishlar uchun materialni to'g'ri tayyorlash va uni oldindan hammaga yuborish kerak. Yig'ilishning o'zida barcha qarorlar qayd etilishi kerak bo'lgan yig'ilish bayonnomasini saqlash kerak.

Uchrashuv vaqtini aniqlang. Agar xodimlar intizom bo'yicha farq qilmasalar, ular ko'pincha kechikib qolishadi, men haftalik yig'ilishlarni ertalab, ish kunining boshida o'tkazishni maslahat beraman - ular o'z vaqtida ishga kelishadi. Eng yovuz “kech qolganlar” bir necha kundan keyin qayta tarbiyalanadi. Har doim uchrashuvning tugash vaqtini kiriting. Bir oz oldinroq tugatishga harakat qiling - bu ishtirokchilar uchun yoqimli ajablanib bo'ladi. Har holda, rejalashtirish masalalari muhokama qilingandan keyin biroz vaqt qolishi kerak. Shunda xodimlar o‘z savollarini berish imkoniyati, asosi va rag‘batiga ega bo‘ladi – ya’ni faol bo‘lib, fikr yuritadi. Va menejer uchun faol va aqlli xodimdan yaxshiroq nima bo'lishi mumkin!

Uchrashuv zarurligiga ishonch hosil qiling.

O'zingizga quyidagi savollarga javob bering:

1. Savollar uchrashuvga tegishlimi? Bugun bu haqda gapirishimiz kerakmi?

   Taqdimot shakli maqsad, auditoriya, mazmunga mos keladimi?

   Uchrashuvdan keyin xodimlarning ongida nima bo'lishi / qolishi kerak?

   Yig‘ilish o‘tkazmay, xuddi shunday natijaga erishish mumkinmi?

Agar siz 1, 2-savollarga “Ha” va 4-savolga “Yo‘q” deb javob bergan bo‘lsangiz, yig‘ilishni o‘tkazing!

Rejalashtirish uchrashuvi nima? Har kim javob beradi - dolzarb masalalar bo'yicha qisqa ishlab chiqarish uchrashuvi. Ammo bu faqat rejalar va muddatlar emas. Bu jamoa ichidagi muloqot, yangi usullarni ishlab chiqish, odamlarni silkitish va ularni ishtiyoq bilan ilhomlantirish imkoniyatidir. Ba'zi rahbarlar nostandart uchrashuvlar o'tkazadilar: o'yinlar, holatlar, musobaqalar ... Biz maxfiylik pardasini biroz ko'tarib, Kirovning ichki "oshxonasi" dan so'nggi yangiliklarni ko'rsatmoqchimiz.

Aleksandr Illarionov, Myunxen restorani direktori:

Rejalashtirish uchrashuvi aslida juda muhim bosqich, unda juda ko'p turli jarayonlar sodir bo'ladi.

Joriy hafta uchun ish rejasini tuzish uchun har hafta bo'lim boshliqlari bilan rejalashtirish uchrashuvlari o'tkaziladi. Uchrashuv 1 soatdan ortiq davom etmaydi. Har qanday savol kelib tushganda yoki kechiktirib bo'lmaydigan muammolar hal qilinishi bilan individual asosda besh daqiqa vaqt ajratiladi.

Zal xodimlari (ma'murlar, barmenlar, ofitsiantlar) va oshxona vakillari (oshpaz, oshpaz) bilan rejalashtirish uchrashuvlari har kuni restoran ochilishidan 15 daqiqa oldin o'tkaziladi.

Bunday yig'ilishlarda biz odatda restoranda qanday yangi aksiyalar bo'lishini e'lon qilamiz, restoranda bo'lajak tadbirlar haqida gaplashamiz, oldingi kunni tahlil qilamiz, xodimlarni xatti-harakatlari uchun maqtaymiz yoki qoralaymiz, bugungi kunda biron bir sababga ko'ra sotilmaydigan ovozli pozitsiyalar. yoki boshqa ...

Oshxonadagi yangi narsalar, maxsus narsalar ham muhokama qilinadi. oshpazdan takliflar, bar atrofida. Bunday rejalashtirish uchrashuvlari 10 daqiqadan ortiq davom etmaydi.

Biz hamkasblar bilan tez-tez uchrashamiz, suhbatlashamiz, chunki muloqot ruhning ma'naviyatini saqlash uchun juda muhim jarayondir, shuning uchun hamkasblar bizning tuzilmamizdagi o'z ishining muhimligini tushunishadi va shu bilan o'zlarini qulay his qilishadi va tashabbus ko'rsatishadi. Ya’ni, biror loyiha ishlab chiqish va amalga oshirishni so‘rasam, ishga aralashmaslikka, voqea sodir bo‘lganidan keyin muhokama qilishga harakat qilaman.

Xodimlarning motivatsiyasi juda muhimdir. Moddiy bor, nomoddiy narsa bor. Material har qanday harakatni amalga oshirish, tashabbusning namoyon bo'lishi, restoranimizni modernizatsiya qilish uchun amalga oshiriladi. Xo'sh, nomoddiy narsa maqtovdir. Yig‘ilishda o‘zini ko‘rsatganlarni alohida ajratib ko‘rsatamiz, shunda hamma o‘zini bu yerda qadrlashini, sevishini va ushbu tashkilotga kerakli ekanini his qilsin.

Ko'proq gapirish, odamlar bilan muloqot qilish va to'g'ri yo'nalishni sozlash kerak. Ko'pincha odamlar his-tuyg'ularga erkinlik berishlari, ularni tashlab yuborishlari kerak va menejer har bir xodimni eshitishi va u uchun qulay muhit yaratishga harakat qilishi kerak. Shuningdek, biz menejerlar uchun jamoani shakllantirish va ishlash, mas'uliyat, vakolatlarni qanday qilib to'g'ri topshirish bo'yicha turli treninglar o'tkazamiz, chunki rahbar o'z qo'li bilan nimadir qilishi kerak bo'lgan odam emas, balki ish jarayonini tashkil qilishi kerak.

"Myunxen" restorani:

Rejalashtirish uchrashuvlarini qanchalik tez-tez o'tkazasiz? Kundalik.

Rejalashtirish uchrashuviga kimlarni yig'yapsiz? Zal ishchilari, oshxona ishchilari va menejerlar.

Uchrashuvni rejalashtirish uchun qancha vaqt sarflaysiz? Xodimlar bilan 10 dan 15 daqiqagacha va menejerlar bilan maksimal bir soat.

Uchrashuv siz va jamoangiz uchun qanchalik muhim? Rejalashtirish uchrashuvi aslida har bir xodim va menejer o'rtasidagi o'zaro ta'sir jarayoni sodir bo'ladigan juda muhim bosqichdir.

Muvaffaqiyatsiz rejalashtirish uchrashuvlariga misollar bormi? Albatta, bor edi, lekin har holda, har bir uchrashuv yaxshi narsa bilan tugaydi, undan to'g'ri xulosa chiqarish mumkin.

Mijozlar bilan ishlashda men ko'ramanki, deyarli har bir menejer (o'z qo'l ostidagi bir, besh yoki 100 kishi - bu muhim emas!) ertalab rejalashtirish yig'ilishi yoki besh daqiqalik yig'ilish o'tkazadi, deyarli hamma buni samarasiz qiladi. Buni qanday tushunaman? Bu juda oddiy: yetakchilarning har biri u yoki bu tarzda ertalabki yig‘ilish natijalaridan norozi. Mening maqolam buni qanday tuzatish haqida va men sizga yordam berish uchun sizga ham havola qilaman (kirish uchun sizga kerak) .

Qadam 1. Ertalabki rejalashtirish yig'ilishining samaradorligini ekspress diagnostikasi

Agar siz bayonotga rozi bo'lsangiz, bayonot yonidagi katakchani belgilang:

• Ertalabki yig'ilish uchun xodimlar muntazam ravishda kechikib ketishadi yoki borishni istamaydilar
• Har kuni ertalabki yig'ilish boshqa vaqtga ega.
• Ertalabki uchrashuvlar 15 daqiqadan ko'proq davom etadi
• Xodimlar yig'ilishdan hayajonlangan, tashvishli yoki norozi bo'lib chiqishadi.
• Ertalabki rejalashtirish uchrashuvlari befoyda deb o'ylashga moyilsiz - asta-sekin ularda ma'no ko'rishni to'xtatasiz.
• Ish kuni davomida siz doimo xodimlar tomonidan chalg'itilasiz, ular bilan turli muammolarni muhokama qilishingiz kerak
• Kun davomida xuddi shu narsani deyarli har bir xodimga tushuntirish kerak.
• Xodimlar ularga nima deganingizni eslamaydilar ertalab rejalashtirish yig'ilishi
• Vazifa ertalab qo'yilganiga qaramay, ko'pincha kechqurungacha bajarilmaydi.
• Sizning xodimlaringiz har kuni bir xil xatolarga yo'l qo'yishadi.

Agar siz kamida bitta elementni tekshirgan bo'lsangiz, maqsadlaringizga qarab ertalabki yig'ilishlarni o'tkazish usulini qayta ko'rib chiqishingiz kerak.

Qadam 2. Ertalabki rejalashtirish uchrashuvining maqsadini aniqlang.

Har qanday faoliyatda bo'lgani kabi, siz o'zingiz uchun aniq belgilashingiz kerak: ertalab rejalashtirish uchrashuvlarini o'tkazish orqali qanday natijalarga erishmoqchisiz? Va allaqachon belgilangan maqsadlarga asoslanib, harakat rejasini tuzing.

Ro'yxatdan sizni qiziqtirgan maqsadlarni tanlang:

• Xodimlarni rag'batlantirish

Yuqoridagi barcha maqsadlar jamoa bilan ishlashda mavjud bo'lishi kerak, ammo ertalabki yig'ilishda erishish uchun ularning hammasi ham o'zingiz uchun belgilanmasligi kerak.

Masalan, siz tajriba almashish va treningni har hafta ertalab emas, balki buning uchun maxsus ajratilgan vaqtda o'tkazishingiz mumkin va barcha muammo va savollar to'planib, muhokama qilinadi.

Shu bilan birga, tushunishingiz kerakki, agar siz ertalab xodimlarni rag'batlantirishni o'z oldingizga maqsad qilib qo'ymasangiz, unda siz jasoratlarni kutishingiz shart emas - ular bo'lmaydi 🙂

Endi har bir maqsadga qanday erishish haqida batafsilroq.

1. Kun / hafta uchun vazifalarni rejalashtirish va belgilash

Kuniga uchtadan ortiq vazifa va bitta diqqat bo'lishi kerak. Mukammal variant- agar siz ovoz bermasangiz, lekin har bir xodim kun oxirigacha nimaga erishishini va bugun nimaga e'tibor berishini mustaqil ravishda aytadi.

Maqsadlar erishish mumkin, aniq va o'lchanadigan, ya'ni raqamlarda bo'lishi kerak! SMART usuli yordamida maqsadlarni qo'ying(bu qanday usulni o'qishingiz mumkin .

Hamma odamlar ma'lumotlarning vizual taqdimotini yaxshiroq idrok etadilar, shuning uchun doskaga asosiy vazifalarni yozib, suhbatda kunning diqqatini (so'zning tom ma'noda) ta'kidlash yaxshiroqdir.

Agar vazifa menejer tomonidan qo'yilgan bo'lsa, u holda xodim o'z vazifalarini kundalikka yozsa yaxshi bo'ladi.

1. Ish muammolarini to'plash, xodimlarning fikr-mulohazalari

Muloqotni ikki yo‘nalishda yo‘lga qo‘yish muhim, nafaqat siz rahbar sifatida ularga o‘tgan kun davomida qanday muammolar yuzaga kelganligini aytib bering, balki ular ham ish jarayonida yuzaga kelgan qiyinchiliklari haqida gapirishga odatlanishlari kerak. Ko'pincha, xodimlar o'z muammolarini ahamiyatsiz deb bilishadi, ularni faqat o'zaro muhokama qilishadi va rahbariyatga aytmaydilar.

Ishonch maydonini yaratish kerak, shuning uchun birinchi navbatda, faoliyatni rag'batlantirish uchun menejer har doim xodimlar tomonidan aytilgan barcha muammolarni qabul qiladi (hatto uning fikricha, bu kichik va ahamiyatsiz bo'lsa ham). Ikkinchidan, aybdorni emas, doimo qidiring. Uchinchidan, muammoni hal qilish uchun mas'ul shaxsni tayinlang va uni bartaraf etish muddatini belgilang va amalga oshirilgan ish natijalariga ko'ra muammoni hal qilish fakti haqida xabar bering.

1. Tajriba almashish, xodimlarni o'qitish

Shuningdek, siz mini-treninglarni o'tkazishingiz mumkin: xodimlar bilan standart nutq skriptlarini olib keling yoki takrorlang, mahsulotning afzalliklari, e'tirozlarga javoblar, kompaniyaning joriy reklama aktsiyalari va boshqalar. Trening davomida siz nafaqat gapirasiz, balki doimiy ravishda xodimlarni jarayonga jalb qilasiz.

Har kuni ularga yangi va foydali narsalarni o'rgating. Har doim xodimlaringizni rivojlantiring!

1. Jamoa ruhini yaxshilash

Avvalo, muloqot qilishda "biz", "bizning jamoamiz" kabi so'zlardan foydalaning.

O'tgan kun davomida kompaniya yangiliklarini, tashkilot ichidagi lahzalarni, tashkiliy muvaffaqiyatlarni (kichik bo'lsa ham) e'lon qiling. Sizning kompaniyangiz korporativ elektron pochta manziliga ega bo'lsa ham, hamma uni o'qimaydi, shuning uchun asosiy va qiziqarli yangiliklar ovoz berish mumkin. Yangilik yaxshi bo'lmasa ham, jamoa bo'lib, bu vaziyatda nima qilish mumkinligini birgalikda o'ylab ko'rishingiz mumkin.

Xodimlar uchun tantanali va muhim sanalarni e'lon qilishni unutmang (xodimlarning o'zlari, ularning farzandlari tug'ilgan kunlari, kompaniyadagi davra sanasi, musobaqalarda ishtirok etish va hk.)

1. Xodimlarni rag'batlantirish

Kelgusi kun davomida jamoaga ijobiy munosabatda bo'lish uchun quyidagilar zarur:

• jamoadan kimnidir maqtash uchun biror narsa toping (sotish, sifat va hk. uchun eng yaxshisi; mijozdan minnatdorchilik; qiyin yoki nostandart masalani hal qilish va hk);
• kun uchun vazifalarni belgilashda, amalga oshirish kompaniyaning umumiy maqsadlariga qanday ijobiy ta'sir qilishini tushuntiring, ya'ni. har bir xodimning muhimligini ko'rsatish kerak;
• Harakatga undaydigan so'zlardan foydalaning: "Keling, buni qilaylik!", "Nimaga qodir ekaningizni ko'rsating!" va hokazo.
• ularga bo'lgan ishonchingizni ko'rsatadigan so'zlardan foydalaning: "Biz qila olamiz", "Biz qilamiz", "Biz isbotlaymiz", "Ishonchim komil" va hokazo.

Ertalabki rejalashtirish yig'ilishida hech qachon biron bir xodimga tanbeh bermang, xuddi butun jamoadan noroziligingizni bildirmang - ertalab faqat ijobiy narsalar!

Qadam 3. Rejalashtirish uchrashuvi jadvalini tuzish.

Sizning oldingizga qanday ertalabki rejalashtirish uchrashuvini qo'yganingizga qarab, uni o'tkazish jadvalini tuzish kerak. Uni chop etish va ertalabki yig'ilish joyiga osib qo'yish yaxshidir.

Reglamentda rejalashtirish yig'ilishining boshlanish va tugash vaqtini belgilash kerak. Axborotni qabul qilish darajasi maksimal bo'lishi uchun 15 daqiqadan oshmasligi kerak. Va shuningdek, o'tkazish rejasini tuzish kerak, ya'ni. siz gaplashadigan narsalar ketma-ketligi. O'tkazish rejasini tuzish bo'yicha tavsiyalar:

• Rejalashtirish uchrashuvingizni ijobiy tarzda boshlash va tugatishni unutmang. Shuning uchun, rejalashtirish uchrashuvini salomlashish bilan boshlang, o'tgan kundagi ba'zi yutuqlarni (alohida xodim yoki umuman jamoa) qayd eting. Va tabriklar, tilaklar bilan yakunlang Xayrli kun, harakatga undaydigan ibora.
• Salomdan so'ng siz oldingi kunning natijalari haqida xabar berishingiz va ular asosida joriy kun uchun maqsadlarni belgilashingiz mumkin.
• Kun davomida belgilangan maqsadlarga erishishga yordam beradigan mini-trening yoki tajriba almashish, aytilgan vazifalardan so'ng darhol amalga oshirilishi kerak.
• Xodimlardan fikr-mulohazalarni olish juda muhim - buni yig'ilish oxirigacha qilish maqsadga muvofiqdir, chunki siz muhokama qilish uchun standart vaqtni faqat taxminan belgilashingiz mumkin va rejalashtirish uchrashuvi cho'zilib ketmasligi uchun buni nazorat qilishingiz kerak. jarayon. Agar muhokamaga qo'yilgan muammo murakkab ekanligini va uni hal qilish uchun 2 daqiqadan ko'proq vaqt ketishini ko'rsangiz - bu masala bo'yicha alohida yig'ilish tayinlang yoki uni hal qilish uchun mas'ul shaxsni tayinlang.

Ertalabki rejalashtirish uchrashuvi uchun shablon:

Ertalabki rejalashtirish yig'ilishi uchun reglamentni to'ldirish namunasi(barcha bepul kirish uchun qo'shimcha materiallar zarur):

Men sizga rejalashtirish uchrashuvi uchun shablonni bir necha nusxada chop etishni maslahat beraman va kundalik tayyorgarlik paytida unda aytmoqchi bo'lgan narsalar haqida eslatma qo'ying.

4-qadam. Ertalabki uchrashuvga tayyorgarlik.

Yaxshi tayyorgarlik muvaffaqiyatning 90% ni tashkil qiladi, shuning uchun har qanday tadbirda bo'lgani kabi, ertalabki rejalashtirish uchrashuviga ham tayyorgarlik ko'rishingiz kerak.

Buni kechasi va har doim yozma ravishda qilish yaxshiroqdir!

Siz o'zingiz uchun oy uchun qanday maqsadlarni belgilaganligingiz va ularni amalga oshirishning qaysi bosqichida ekanligingiz, shuningdek, ish kuni davomida qaysi biriga qarab vazifalar qo'yasiz.

Rejaning har bir bandi uchun siz aytayotgan narsalarni yozing: kunning muvaffaqiyatlari va duch kelgan qiyinchiliklar, yangiliklar va voqealarni eslang; o'ylab ko'ring va mini-trening tayyorlang.

Dastlab, tayyorgarlik ko'p vaqt talab qilishi mumkin, lekin asta-sekin uni maksimal 10 daqiqaga qisqartirish kerak.

Qadam 5. Rejalashtirish uchrashuvini o'tkazish.

Chop etilgan jadvalingizni qo'lingizga oling, tabassum va jadvalga qarang, uchrashuvni boshlang. Uchrashuv 15 daqiqadan ortiq davom etmasligi uchun soatni kuzatib borishni unutmang.

Jarayonda, qaysi ma'lumotlar qiziqarli va nima unchalik ko'p bo'lmaganligini tahlil qilish uchun qoidalarning har bir bandiga xodimlarning munosabatini o'zingiz qayd qiling. Agar biror narsa qiziq bo'lmasa yoki siz uchun kutilgan natijani (reaktsiyani) keltirmasa, unda siz ushbu ma'lumot qanchalik muhimligi, uni olib tashlash mumkinmi yoki xodimlarning qiziqishini oshirish uchun uning taqdimotini qanday o'zgartirish haqida o'ylashingiz kerak.

Siz uchun uchrashuvlaringiz samaradorligining asosiy mezoni, albatta, mehnatsevarlik darajasi, savdo va xizmat ko'rsatish sifati ko'rsatkichi bo'lishi kerak. Agar dinamika ijobiy bo'lsa, unda siz hamma narsani to'g'ri qilyapsiz, aks holda biz siz bilan individual ishlashga doimo tayyormiz!

Maqolani tinglang:

Rejalashtirish uchrashuvi inglizcha rejaning hosilasi bo'lib, rejalashtirilgan rejaning borishiga bag'ishlangan qisqa ishchi uchrashuvdir. Ularning tipologiyasiga ko'ra, barcha rejalashtirish uchrashuvlarini uchta mezonga ko'ra toifalarga bo'lish mumkin - aniq, vaqtinchalik va miqdoriy.

Muayyan mezonga ko'ra, barcha rejalashtirish uchrashuvlari hisobot (qisqa yig'ilishlar bo'lib, unda menejerlar tegishli vazifalarning bajarilishi to'g'risida hisobot beradilar), muhokamalar (ma'lum bir maqsadga erishish uchun tanlangan yo'lda mumkin bo'lgan o'zgarishlar mavzusida brifinglar) va motivatsion yig'ilishlarga bo'linadi. (vazifalar taqsimlanadigan va rollar belgilanadigan yig'ilishlar. savol, topshiriq ustida ishlash jarayonida).

Vaqt mezoniga ko'ra, rejalashtirish uchrashuvi kunlik, haftalik, oylik jarayon bo'lishi mumkin.

Miqdoriy mezonga ko'ra, rejalashtirish yig'ilishi ham ommaviy (barcha xodimlar uchun) va yopiq (alohida tashabbus guruhi, menejerlar, kompaniyaning direktorlar kengashi uchun) bo'lishi mumkin.

Nima uchun rejalashtirish uchrashuvini o'tkazish kerak?

Agar siz ushbu jarayonni ish kuni boshlanishidan oldin yaxshi an'ana sifatida tashkil qilsangiz, bu jamoani intizomga solishga yordam beradi (ertalabki kechikishlar sonini kamaytiradi), xodimlarning maqsad va vazifalarini aniqroq belgilaydi (axir, siz bilganingizdek, kunning ratsional rejasi yarim yillik rejaga qaraganda ancha samaraliroq) ishning haqiqiy natijalarini aniqroq ko'rishga imkon beradi (agar jamoaning rahbarga va rahbarning jamoaga hisoboti rejalashtirish yig'ilishining majburiy elementlariga aylanadi). Yuqorida aytib o'tilgan afzalliklarga qo'shimcha ravishda, to'g'ri o'tkazilgan ertalabki yig'ilish xodimlarni kuchaytirishi, samaradorlikni oshirishi, rag'batlantirishi mumkin. samarali ish kun davomida. Bu psixologik jihat, albatta, o'ynaydi muhim rol xodim va ish beruvchi o'rtasida ijobiy munosabatlarni o'rnatishda, shuningdek, jamoani shakllantirishga hissa qo'shadi.

Nima uchun ko'p odamlar rejalashtirish uchrashuvini o'tmishning yodgorligi deb bilishadi?

Birinchidan, ushbu jarayonning paydo bo'lishi, ko'pchilik telefon haqida hatto eshitmagan va hatto Internet va multimedia texnologiyalari nima ekanligini bilmagan paytlar bilan bog'liq. Ma'lum bo'lishicha, jonli ravishda uchrashish va muhim ish daqiqalarini muhokama qilishning yagona yo'li aynan o'sha rejalashtirish uchrashuvlari edi. Operatsion aloqa vositalari yo'q bo'lganda, ko'plab savollar to'planib bordi va bunday harakat juda ko'p vaqtni oldi (o'rtacha uch-to'rt soat). Shu munosabat bilan bir marta taniqli amerikalik iqtisodchi shunday dedi: “Agar sizning kompaniyangiz uchrashuvlarni rejalashtirayotgan bo'lsa, demak siz to'g'ri yo'ldasiz. Faqat u erga borganlarni ishdan bo'shatish va hozirda ishlaydiganlarning hammasini tark etish qoladi ".

Ikkinchidan, ko'pchilik ofis xodimlari Ular yig'ilishlarni rejalashtirishga salbiy munosabatda bo'lishadi, chunki vaqtning qariyb 20 foizi bunga bag'ishlanadi va ularning ko'pchiligiga ko'ra, boshliqning nutqi bu jarayonga ajratilgan vaqtning o'rtacha yarmini tashkil qiladi.

Uchinchidan, agar kompaniyada rejalashtirish uchrashuvlari har kuni o'tkazilsa, tez orada bu rasmiyatchilikning bir turiga aylanadi. Axir, muvaffaqiyatli tadbirkor tomonidan qo'yilgan vazifalarning aksariyati uzoq muddatli bo'lib, ikki jumladan iborat kundalik hisobot shunday yangraydi: "Hammasi yaxshi, biz uning ustida ishlayapmiz". Kundalik rejalashtirish yig'ilishiga bo'lgan ehtiyoj odatda korxona juda qisqa vaqt ichida yoki inqiroz davrida yangi strategik vazifani bajarishni boshlagan paytda paydo bo'ladi. Bunday paytlarda haqiqatan ham vaziyatni doimiy ravishda kuzatib borish, eng kichik o'zgarishlarni kuzatish kerak.

Qoidalar

Har qanday, hatto eng qisqa, rejalashtirish uchrashuvi ham o'z qoidalariga ega bo'lishi kerak. U qaysidir ma'noda dolzarb masalalarni ancha samarali hal qilishga, jarayonni yanada dinamik va samarali qilishga yordam beradi. Yaxshi shakldagi qoidalarda qoidalarni xodimlarga yuboring kechki vaqt ko‘tarilgan barcha masalalar yuzasidan fikr yuritib, konstruktiv, mazmunli taklif bilan chiqishlari uchun. Boshqa narsalar qatorida, ertalabki yig'ilish vaqtida har bir xodimning qo'lida nizomning nusxasi bo'lishi kerakligini hisobga olish kerak. Vaqtni kuzatib boradigan ma'lum bir shaxsga mas'uliyat yuklash muhim (agar ma'ruzachi reglamentda ko'rsatilgan muddatdan chiqib ketsa, bu yig'ilishni o'tkazish jarayonini kechiktiradi va natijada kayfiyatga salbiy ta'sir qiladi. jamoadan).

O'tkazish yoki qilmaslik? Bu savol

Rejalashtirish yig'ilishi, shubhasiz, muhim jarayon, hech bo'lmaganda o'z vaqtida maqsadlarni belgilash va xodimlarni rag'batlantirish kontekstida, ammo bu atamaning oddiy tushunchasidan tashqariga chiqish vaqti keldi. Ehtimol, har kuni butun jamoani bo'sh ofisga yig'ish muhim emas, balki Skype-da konferentsiya texnologiyalarini o'zlashtirish. Bundan tashqari, konstruktiv rejalashtirish uchrashuvi 15-20 daqiqadan ko'proq davom etishi kerak bo'lgan jihatni hisobga olish kerak. Har bir bo'limning faoliyati to'g'risidagi hisobot kun davomida menejerlar bilan qabul qilinishi va muhokama qilinishi mumkin va ertalabki vaqt faqat kuchlarni moslashtirish, vazifalar va ustuvorliklarni belgilashga bag'ishlang.

Qanday bo'lmasin, har bir tadbirkor o'zining menejment kontseptsiyasini tanlaydi, ammo sizning ishchi kuchingiz uchun qisqa muddatli uchrashuvlar o'tkazish kerakmi yoki yo'qligini biroz chuqurroq tushunish uchun ijobiy va salbiy tomonlarini ko'rib chiqishga arziydi:

Jamoani intizomli qiladi;

Xodimlarni ertalabki rag'batlantirish imkoniyati;

Maqsad va vazifalarning aniq bayoni;

Ijodkorlikni namoyish etish va noan'anaviy uslubda rejalashtirish uchrashuvini o'tkazish imkoniyati;

Uzoq muddatli rejalashtirish yig'ilishlari xodimlarni charchatadi va samaradorligini pasaytiradi;

Tartibga solinmagan rejalashtirish uchrashuvlari odatda samarasiz.