Ayusin at isagawa ang pulong nang mahusay hangga't maaari.

Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang idaos ang planning meeting para walang oras na humikab ang mga kalahok at wala silang pakiramdam ng nasayang na oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng pulong sa pagpaplano.

2. Ihanda ang sarili, ihanda mga kinakailangang materyales at mag-imbita ng mga kalahok.

3. Magsagawa ng pulong sa pagpaplano.

4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Paano mag-organisa ng pulong sa pagpaplano

Una ang kailangan para sa isang pulong sa pagpaplano ay isang tanong o isang tema ng isang pulong sa pagpaplano. Anong problema sa trabaho ang gusto mong lutasin? Anong positibong epekto ang magiging resulta ng pulong sa pagpaplano para sa gawain ng organisasyon? Paunang pamilyar sa mga kalahok sa pulong ang tanong na ito. Kaya, makakatipid ka ng oras sa pulong ng pagpaplano, at ang mga kalahok sa talakayan ay maaaring magkaroon na mga kawili-wiling ideya sa tanong mo.

Pangalawa- ito ang mga taong lalahok sa pulong ng pagpaplano. Anong uri ng mga espesyalista at anong antas ng mga tagapamahala, o anong linya ng mga empleyado ang kailangan mo upang mahanap ang sagot sa tanong na ibinibigay.

Pangatlo- ang lugar para sa pulong ng pagpaplano. Mahalaga na ito ay isang hiwalay na silid o kahit isang espesyal na silid ng pagpupulong. Kung saan may sapat na espasyo para sa lahat, ang mga tagalabas (hindi nakikilahok sa pulong sa pagpaplano) ay hindi makakaabala sa iyo at ang mga telepono ay hindi magri-ring.

Pang-apat- ang oras ng pulong sa pagpaplano. Ito ay kanais-nais na ito ay maginhawa para sa lahat ng mga kalahok o permanenteng. Halimbawa, ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano ay ginaganap araw-araw sa 8.30. Sa anumang kaso, kapag pumipili ng oras para sa pulong sa pagpaplano, kailangan mong tumuon sa pinakamahalagang kalahok. At italaga ito nang maaga, sa loob ng ilang oras, o mas tama - mga araw.

Panglima- mga regulasyon para sa pulong ng pagpaplano. Mahalaga hindi lamang na simulan ang pulong sa pagpaplano sa oras, ngunit upang tapusin ito sa oras. Tukuyin nang maaga ang pagkakasunud-sunod ng talakayan ng mga tanong at ang oras na inilaan sa bawat kalahok. Limitahan ito, gagawin nitong maigsi at nagbibigay-kaalaman hangga't maaari ang mga ulat. Halimbawa, ang isang pagganap ay hindi hihigit sa 10 minuto.

Pang-anim- mga materyales sa kamay. Kinakailangan ang minimum ito ay panulat para sa lahat ng kalahok at papel. Asikasuhin mo ito nang maaga, para hindi ka mag-aksaya ng oras ng talakayan sa paghahanap ng kung ano at kung ano ang isusulat. Maaaring kailanganin mo rin ang: isang flip chart, isang projector, isang screen, isang laptop, isang printer. Ang lahat ng kagamitan ay dapat ihanda at masuri nang maaga.

Ikapito- ang pinuno ng pulong sa pagpaplano o ang kalihim na magtatala ng proseso at mga resulta ng talakayan ng iyong isyu.

Mga format ng pagpaplano

1. Summing up, information meeting.

Ang mga pagpupulong na ito ay maaaring idaos lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng bahagi ng iyong organisasyon.

Para saan ang mga planning meeting na ito?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay malinaw - ang manager ay nagbibigay ng mga takdang-aralin para sa araw sa kanyang mga subordinates. Ang oras ay hindi rin nagkakahalaga ng pag-uunat - lahat ay nakatanggap ng mga gawain at nagpunta upang isakatuparan ito.

3. Pagpaplano ng pagpupulong upang talakayin ang tanong na ibinigay.

Binubalangkas mo ang iyong tanong nang maaga, na iyong nabuo buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado. Ipahayag ang layunin ng pulong sa pagpaplano, ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) para sa ang isyung ito... Tukuyin nang maaga ang iskedyul at kalihim ng pulong. Ipadala ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano sa lahat ng kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga sitwasyon na nangangailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, mag-iskedyul siya ng mga organisadong pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at magpahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. pulong ng malikhaing pagpaplano.

Mga Kahilingan sa Pagtuturo
1) Pag-unlad ng isang mapagkukunan ng pagkamalikhain para sa paglago (pag-unlad ng sarili, propesyonal na paglago, pag-unlad ng negosyo)
2) Solusyon panloob na mga salungatan, pagtagumpayan ang mga krisis gamit ang mapagkukunan ng pagkamalikhain

Inirerekomenda namin ang pagbabasa na ito sa lahat na kailangang mag-organisa ng mga pulong sa pagpaplano, limang minutong pagpupulong at iba pang mga pagpupulong. Ang mga ito ay isinasagawa ng marami, ngunit kakaunti ang gumagawa nito nang maayos. Inilalarawan ng artikulo ang mga yugto ng paghahanda ng isang pulong, istraktura nito, pagsusuri sa pagiging epektibo at pagtatala ng mga resulta - lahat ng kailangan mong malaman upang magsagawa ng isang tunay na kapaki-pakinabang na pagpupulong.

Tungkol sa Akin

Evgenia Koryakovtseva. Consultant, independiyenteng coach ng negosyo. Sa loob ng higit sa sampung taon, nagtrabaho siya sa format ng tingi, nagtrabaho bilang isang panlabas na consultant sa isang ahensya ng pagkonsulta at isang panloob na tagapagsanay sa mga retail chain, nanguna sa departamento ng pagbebenta ng B2B.

Karanasan sa pagsasagawa ng mga seminar, pagsasanay, lektura (higit sa 400 mga proyekto). Kaalaman makabagong pamamaraan pamamahala, pagsasanay at pagsusuri ng mga tauhan ng tingian; pagbuo ng mga kumplikadong proyekto sa mga lugar na ito. Karanasan sa paglalarawan ng mga proseso ng negosyo, pagbuo ng mga sistema ng pagsasanay, pagbuo ng mga sistema ng pagganyak ng mga tauhan at pamamahala ng proyekto.

Lahat tayo ay nakikilahok sa mga pagpupulong. At may kailangang magluto at magsagawa ng mga ito. O pagpaplano ng mga pagpupulong. O mga talakayan ng grupo. Aminin mo, marami talaga sa atin ang ayaw sa mga ganyang "talkers".

Bakit? Dahil ang pag-install ay nakababad sa dugo ng sinuman sa ating mga tao: ang isang pagpupulong ay kapag sila ay nag-uusap nang mahabang panahon, opisyal at nakakapagod, hindi sa negosyo, at pagkatapos nito ay wala pa ring ginagawa. Hindi ba sayang ang oras?

Ang kahanga-hangang format ng trabaho na ito

Ang mga pagpupulong ng kumpanya ay madalas na nakaiskedyul nang hindi inaasahan, paminsan-minsan. Karagdagan pa, hindi sila nakahanda nang maayos, at hindi alam ng mga pinuno kung paano ayusin ang talakayan. Samakatuwid, maraming mga kalahok ang nakakaunawa ng impormasyon nang hindi tama (hindi narinig, hindi naintindihan, nakalimutan) - ang mga kinakailangang desisyon ay hindi ginawa (ipagpaliban at ibinitin), at kung sila ay naaprubahan, sila ay madalas na hindi ipinatupad. Ganoon ba?

Ito ay isang kahihiyan para sa akin para sa kahanga-hangang format ng trabaho. Kaya naman sa artikulo ngayon ay tatalakayin natin kung para saan ito makabubuti, kung bakit kailangan ang talakayan ng grupo, at matututuhan natin kung paano ito maisagawa nang mabisa.

Upang magsimula sa - bakit kailangan natin ang lahat ng ito? Bakit pagsasama-samahin ang maraming abalang tao, alisin sila sa trabaho?

Ang isang mataas na kalidad na pagpupulong ay nagbibigay-daan sa iyo na gamitin ang mga pangunahing mekanismo na nagpapataas ng produktibidad ng paggawa, tungkol sa kung alin pa ...

Ang prinsipyo ng synergy. Ang epekto ng synergy ay matagal nang alam ng mga psychologist. Tandaan? - Ang kahusayan ng kabuuan ay mas mataas kaysa sa kabuuang kahusayan ng mga indibidwal na bahagi nito. O kahit na mas simple: ang isang ulo ay mabuti, ngunit ang dalawa ay mas mahusay. At ito ay totoo. Sama-sama tayong makakabuo ng higit pang mga ideya, makahanap ng maraming solusyon sa problema at pumili ng pinakamainam mula sa iba't ibang ito. Sa mode ng talakayan ng grupo, ang mga tao ay nagsisimulang magtrabaho bilang isang buo, na umaayon sa isa't isa. Ang kahusayan ay dumarami din - tingnan ito. Iyon ang dahilan kung bakit, kung kailangan mong lutasin ang isang bilang ng mga isyu sa pagtatrabaho, kung gayon ang isang de-kalidad na talakayan, ang malaking mapagkukunang ito, ay hindi dapat pabayaan.

Ang prinsipyo ng pagkakaisa. Ang isang pangkat, iyon ay, ang mga taong may parehong pananaw sa layunin, nagtitiwala sa isa't isa at alam kung paano magtulungan, ay mas epektibo kaysa sa isang tao. Sumasang-ayon ka ba? Paano magiging isang pangkat ang iyong mga empleyado? Bigla? Sa sarili mo? Siguro agad-agad na lubos na epektibo? At sa kapinsalaan ng ano? Ang susi sa pagbuo ng koponan ay ang sumulong patungo sa isang layunin nang sama-sama, aktibo at organisado. At sa lahat ng kundisyong ito, nabubuhay ang conference mode. Ang mga pagpupulong at pagpaplano ng mga pulong ay isang mahusay na tool para sa pag-rally, pagbuo ng paggalang sa mga kasamahan at isang pinuno, at isang mahusay na tool sa edukasyon. Samakatuwid, kung mahalaga para sa iyo na gumana nang maayos ang mga empleyado, at hindi lamang lumilitaw sa isang departamento o kumpanya, magsagawa ng lingguhang pagpupulong sa pagpaplano na may mataas na kalidad.

Ang prinsipyo ng pagiging madaling maunawaan. Maraming tao ang natatakot sa hindi alam. Ang isang normal na tao - kusa o ayaw, sinasadya o hindi - lumalaban sa hindi maintindihan at hindi pamilyar, at ito ay ganap na natural. At paano kung ang mga layunin ng kumpanya, mga tagapagpahiwatig ng pagiging epektibo nito, mga gawain para sa susunod na buwan, atbp. ay biglang nahulog sa kategorya ng hindi maintindihan? Ano ang nararamdaman ng isang tao kapag hinihiling na maghukay ng butas, ngunit hindi nila sinasabi kung bakit, anong lalim at saan? Syempre resistance at demotivation.

Ang mga pagpupulong ay isang plataporma para sa pagpapaliwanag ng "kurso ng partido", pagdaragdag ng kalinawan nito, pagtanggap nito ng mga empleyado, at samakatuwid ay isang tool upang mabawasan ang kanilang pagtutol sa hindi alam. Samakatuwid, kung nagpapatupad ka ng mga pagbabago, dalhin ang mga ito sa isang serye ng mga plano at pagpupulong.

Alam ng isang makaranasang pinuno na ang mga pagpupulong ay lumikha ng isang organisasyon. Makakatulong sila na mapanatili ang mga koneksyon sa loob ng kumpanya at ipatupad ang mga desisyong ginawa, suriin kung paano nakikita ng mga empleyado ang mga layunin, at sirain ang mga hadlang sa pagitan ng mga departamento. Kung hindi ka nagdaraos ng mga pagpupulong, kung gayon ang mga alingawngaw at haka-haka ay ipinanganak sa iyong organisasyon. Ito ay isang problema na humahantong sa kawalan ng pagkakaisa at kawalan ng katiyakan ng mga empleyado sa hinaharap, at dito ito ay hindi malayo sa pagkawala ng pamamahala.

Ang mga pagpupulong na pinamamahalaan ng maayos ay maaaring gumawa ng mga kababalaghan. Keyword ang ganda dito. Ano ang kailangang isaalang-alang kapag nagsasagawa ng mga pagpupulong?

Mga prinsipyo para sa mabisang pagpupulong

Pagsunod sa mga layunin

Mayroong ilang mga format ng pulong: pulong, brainstorming; pulong sa pagpaplano, limang minuto. Ang bawat format ay may indikasyon para sa paggamit at isang pamamaraan. Kapag nagpapasya na magtipon ng mga tao, masinsinang suriin ang iyong mga layunin at layunin. Ano ang gusto mong makuha mula sa format na ito? Kailangan bang humanap ng solusyon ang mga tao? Pagkatapos ito ay isang sesyon ng brainstorming - lahat kayo ay nasa pantay na katayuan at isinasaalang-alang ang anumang mga ideya. Gusto mo bang magtakda ng mga gawain? Pagkatapos ito ay isang pulong sa pagpaplano na may isang protocol at isang agenda ... Ang format ay tinutukoy ng mga pangunahing punto: ang papel ng pinuno ng pulong, ang estilo ng komunikasyon sa pulong, ang resulta ng pulong.

Mga halimbawa ng mga format:

Pagpupulong. Ang layunin ay makabuo ng mga ideya, suriin ang mga opsyon, maghanap ng mga solusyon. Iyon ay, ang koponan ay nagtatrabaho sa isang creative mode. Ang apotheosis ng format na ito ay brainstorming. Ang isang kinakailangan ay ang kakayahang magpahayag ng isang ideya / opinyon, iyon ay, isang kultura ng malayang komunikasyon sa isang pulong. Dapat malayang ipahayag ng mga tao ang kanilang mga saloobin, dapat itong hikayatin. Samakatuwid, hindi dapat magkaroon ng malupit na hindi nakabubuo na pagpuna.

Pagpupulong sa pagpaplano. Ang layunin ay pag-aralan Kasalukuyang estado proseso at balangkas ng mga bagong gawain. Ang format na ito ay mas malapit sa oral na pag-uulat sa mga tinukoy na tagapagpahiwatig, samakatuwid ang pagkakaroon ng mga mismong tagapagpahiwatig na ito ay ipinag-uutos para sa kanya. Palaging nagaganap ang pulong sa pagpaplano sa kaso, ayon sa nakaplanong agenda.

Limang minuto. Ang layunin ay magtakda ng mga priyoridad, bumuo ng isang gumaganang saloobin. Ang limang minuto ay hindi gaganapin upang malutas ang mga pandaigdigang problema at sagutin ang mga tanong na "Sino ang dapat sisihin?" at "Ano ang gagawin?" Ito ay isang format ng paalala. Ang mga pangunahing kinakailangan ay positibo at panandalian. Tandaan, ang mga pagpupulong sa umaga ay isang stimulant-activator-motivator. Ang kanilang tagal ay mula 5 hanggang 15 minuto - hindi na!

Pagkakonkreto

Natukoy ba ang mga gawain mismo? Bago ang pulong, malinaw na isulat ang agenda at ihanda ang mga materyales na kailangan mo. Ipadala ang agenda sa lahat ng kalahok nang maaga (hindi lalampas sa tatlong oras bago magsimula, at mas mabuti isang araw) upang makapaghanda din sila. Ito ay magbibigay-daan sa inyong lahat na manatili sa track, manatili sa track, at matugunan ang inilaang oras.

Maiksing panahon

Ang anumang pagpupulong ay dapat panatilihin sa pinakamababa posibleng oras... Tamang-tama - 30 minuto, maximum - isang oras. Napakasama kung kailangan mong makaligtaan ang ikalimang punto sa loob ng ilang oras. Bakit? Ang boluntaryong atensyon ng isang tao ay may posibilidad na mawala sa paglipas ng panahon, at partikular - sa loob ng 30-40 minuto. Sa isang monotonous na proseso, ang nangyayari ay hindi na napapansin pagkatapos ng 20-30 minuto. At sa pagbaba ng atensyon, ang memorya ng isang tao ay gumagana nang mas malala ... Sinasabi nito sa amin: pagkatapos ng 3 oras ng isang pulong, ang mga tao ay magiging hindi epektibo.

Timing

Ang isang kinakailangan para sa isang epektibong pagpupulong ay mahigpit na timing o mga panuntunan. Mag-iskedyul ng oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa pulong. Magsimula sa itinakdang oras, hindi alintana kung ang lahat ay huminto, - ito ay magtuturo sa mga tao na huwag mahuli. Magtakda ng HONEST na deadline sa oras (halimbawa, isang oras at kalahati) at 10 minuto bago ang deadline - tapusin, anuman ang resulta. Magtakda ng limang minutong timer para sa bawat tagapagsalita upang turuan ang mga tao na magsalita sa punto. Ihinto ang mga pag-uusap na wala sa paksa sa isang pulong, ibalik ang mga tao sa paksa. Magkaroon ng malinaw na agenda para sa pulong. Dapat itong nasa harap ng mga mata ng lahat.

Kasapatan ng mga kalahok

Ang mga tauhan lamang na apektado ng agenda ang dapat na dumalo sa pulong. HUWAG magdala ng mga tao sa isang pulong na may trailer, umupo lang. Sundin ang prinsipyo ng pinakamainam: dapat mayroong mas kaunting mga kalahok, ngunit ang antas ng kanilang impluwensya sa tanong ay mas mataas.

Ang karapatang magsalita

Pamilyar ka ba sa mga pagpupulong kung saan nagsasalita lang ang mga empleyado kapag nakipag-ugnayan sila at binibigyan ang manager ng mga kanais-nais na sagot sa lipunan, tulad ng "oo, siyempre gagawin namin ito"? Bakit ito nangyayari? Dahil ang mga tao ay nakasanayan na "sa ulo" para sa ipinahayag na opinyon, lalo na sa pagdududa. Kung ang manager ay humiling na suriin kung ang problema ay malulutas, ang empleyado ay nagpahayag ng pag-aalinlangan, at ang manager ay itikom ang kanyang bibig bilang tugon - ano ang natutunan ng iba kung gayon? Katahimikan at "huwag magalit." At ano ang kailangan natin sa kanila? Katalinuhan at Pagsusuri. Mga bagay na hindi magkatugma, tama ba? Samakatuwid, ito ay sa panahon ng pagpupulong, tulad ng walang iba, na ang mga empleyado ay dapat bigyan ng karapatang magsalita, sa opinyon, ideya, pagdududa, mga tanong. Bukod dito, kinakailangang matutunan kung paano sagutin ang mga tanong ng mga empleyado: sa madaling sabi, hanggang sa punto, habang pinipigilan ang hindi kailangan at mahabang pagdaing tungkol sa mahirap na buhay sa opisina.

Pagsasama-sama ng mga resulta

Ang bawat pagpupulong, lalo na kung saan ka nagtatakda ng mga gawain, ay dapat may nakasulat na buod. Inirerekomenda kong panatilihin ang isang elektronikong minuto ng pulong. Halimbawa, sa form na ito:

Pagkatapos ng pulong, ang mga minuto ay ipapadala sa lahat ng kalahok. Ito ay ang protocol ng pagpupulong na nagiging isang control tool, nagbibigay-daan sa iyo na huwag makaligtaan ang anuman, huwag kalimutan ang isang solong gawain. At ang pagsasalin ng protocol sa elektronikong sistema(halimbawa, 1C o "Lotus") ginagawang posible na isama ito sa sistema ng pagtatakda ng gawain. At ang pinakamahalagang bagay: dapat mong tiyak na magtanong tungkol sa mga gawaing itinakda sa huling pagpupulong. Ito ay ang mode ng cyclicity ng mga pulong "pagsusuri → mga gawain → kontrol → pagsusuri" na ginagawang posible na ilipat ang pulong mula sa mode ng idle talk sa format ng trabaho.

Iskedyul ng pulong

Ang lahat ng maaaring ilipat sa nakaplanong mode ay dapat ilipat. Ang tanging paraan upang masanay sa mga pamamaraan ng kontrol ay maglatag ng isang nakaplanong kurso para sa kanila. Sa isip, dapat malaman ng lahat ng empleyado kung kailan sila hihilingin para sa isang partikular na kaso, iyon ay, kung kailan mag-uulat - upang magkaroon ng oras upang mangolekta ng data at maghanda ng isang makabuluhang ulat. Ang mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay angkop lamang para sa madalian at mahahalagang bagay, at dapat na mababa ang proporsyon ng mga biglaang pagpupulong. V kung hindi ang empleyado ay walang oras upang maghanda (na nangangahulugang maririnig mo ang "Hindi ko alam"), kung minsan ay hindi rin siya makakadalo (sa halip na walo, dalawa ang dumating, ang iba ay "nasa bukid ”), ay ginulo mula sa trabaho (at ang mataas na produktibo ay nangangailangan ng konsentrasyon), atbp.

Upang masukat ang pagiging epektibo ng iyong mga pagpupulong, kunin ang pagsusulit:

Mayroon ka bang higit sa 3 "oo"? Mag-optimize tayo!

Mga hakbang sa paghahanda at pagsasagawa ng mabisang pagpupulong

Tukuyin ang mga layunin at layunin ng pagpupulong. Anong mga isyu ang kailangang tugunan? Anong impormasyon ang dapat mong subaybayan? Anong mga konklusyon ang gagawin? Ano ang pinakamahusay na paraan upang buuin ang mga gawain?

Tukuyin ang format ng pulong batay sa mga layunin. Piliin ang mga dadalo at oras para sa pulong. Ang pagpupulong ay DAPAT mayroong tagapangulo / moderator na susunod sa talaorasan. Ang taong ito ay hindi dapat maging responsable sa paglutas ng problema kung saan gaganapin ang pulong. Pagkatapos siya ay hindi gaanong nakatutok sa mga emosyon (kaysa, halimbawa, ang nagpasimula ng pulong) at hindi naglo-lobby, kusa o hindi sinasadya, ang mga desisyon na kapaki-pakinabang sa huli. At ang karapatang magsalita ay ibinibigay nang tapat sa lahat ng naroroon.

Tukuyin ang istruktura ng pulong. Ang pulong ay dapat magkaroon ng isang malinaw na istraktura at sa bawat oras na ito ay dapat na maganap sa pagkakasunud-sunod na itinakda nito.

Karaniwang istraktura ng pulong sa pagpaplano:

• Panimulang puna / warm-up.

  Mga layunin. Mga regulasyon. Format.

  Pangkalahatang isyu.

  Pangkalahatang mga resulta ng trabaho. Pagkumpleto ng mga nakatalagang gawain.

  Mga pribadong resulta / ulat ng mga kalahok.

  Pagsusuri ng mga resulta. Pagtatakda ng mga layunin. Pagbubuod.

Karaniwang istraktura ng pagpupulong:

Pagkilala sa problema, layunin. Kahalagahan ng paksa. Mga plano.

Mga layunin. Mga regulasyon. Format.

Pagtalakay. Pagsusuri.

Pagsusuri ng mga resulta. Pagtatakda ng mga layunin.

Pagbubuod.

Karaniwang istruktura para sa brainstorming o talakayan:

Paunang salita / layunin ng pulong / limitasyon sa oras.

Ang problema at kung bakit ito mahalaga.

Pagbuo ng LAHAT ng mga pagpipilian sa solusyon.

Pagtalakay sa mga kalamangan at kahinaan ng bawat opsyon.

Pagpili ng solusyon. Batay dito - pagtatakda ng mga gawain para sa mga kalahok.

Paghahanda ng katitikan ng pulong.

Tukuyin ang iskedyul. Kapag bumubuo ng isang regulasyon, tandaan na dapat itong maging maginhawa para sa parehong manager at mga kalahok. Pamantayan: 3-7 minuto para sa isang presentasyon sa pagtatakda ng mga layunin; 5-7 minuto para sa talakayan. Kapaki-pakinabang na magbigay ng mga pahinga sa bilis na 10-15 minuto para sa bawat 45-60 minuto ng aktibong trabaho. Sa pangkalahatan, ang mga pagpupulong na mas mahaba kaysa sa isang oras ay nasa panganib na mawala ang atensyon ng mga kalahok. Ang ganitong mga pagpupulong ay maaaring hindi epektibo.

Unahin ang mga isyu na dapat tugunan. Ang mga isyu sa regulasyon ay tinutukoy ng mga pangunahing punto kung saan nakasalalay ang pangkalahatang resulta at kalidad ng trabaho ng kumpanya (halimbawa, feedback ng customer, reaksyon sa advertising, impormasyon sa mga bagong produkto, atbp.).

Hatiin ang lahat ng tanong sa tatlong pangkat.

1. Mga regular na tanong - ayon sa mga regulasyon. Harapin ang mga umuulit na tanong sa lalong madaling panahon. Sa una, ang kanilang talakayan ay maaaring tumagal sa lahat ng oras. Pagkatapos ang mga kasalukuyang tanong ay idaragdag sa kanila - ang mga tao ay magiging aktibo sa kanilang sarili. Ngunit ang iyong priyoridad, na tumutukoy sa bilis ng pasulong, ay mga isyu sa pag-unlad. Maglaan ng hanggang 50% ng iyong oras ng pagpupulong sa kanila.

   Mga kasalukuyang isyu - ayon sa plano ng pagpupulong: mga ideya na lumitaw, mga problema, kung ano ang nakakasagabal sa trabaho at kung paano ito i-optimize. Sa kabuuan, maaari kang mag-parse ng hindi hihigit sa 5 tanong. Laging magsimula sa pinakamahalagang bagay. Mas mainam na tapusin ang isang mahalagang tanong kaysa mag-iwan ng isang dosenang hindi ganap na nalutas.

   Mga isyu sa pag-unlad - ayon sa plano ng pagpapaunlad.

Maghanda Mga kinakailangang dokumento at mga hugis. Upang mabisang malutas ang mga isyu, kinakailangan na maayos na maihanda ang materyal para sa mga pagpupulong at ipadala ito sa lahat nang maaga. Sa mismong pulong, kinakailangang panatilihin ang mga minuto ng pulong, kung saan dapat itala ang lahat ng mga desisyon.

Tukuyin ang oras ng pagpupulong. Kung ang mga empleyado ay hindi naiiba sa disiplina, sila ay madalas na huli, inirerekumenda ko ang pagdaraos ng lingguhang pagpupulong sa umaga, sa simula mismo ng araw ng trabaho - sila ay darating sa trabaho sa oras. Ang pinakamasamang "huling dumating" ay muling pag-aaralan sa loob ng ilang araw. Palaging isama ang oras ng pagtatapos ng pulong. Subukang tapusin nang kaunti nang mas maaga - ito ay nagiging isang kaaya-ayang sorpresa para sa mga kalahok. Sa anumang kaso, dapat mayroon pa ring ilang oras na natitira pagkatapos ng talakayan ng mga isyu sa pagpaplano. Pagkatapos ang mga empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon, dahilan at insentibo na magtanong ng kanilang mga katanungan - iyon ay, maging aktibo at mag-isip. At ano ang maaaring maging mas mahusay para sa isang manager kaysa sa isang aktibo at matalinong empleyado!

Tiyaking kailangan ang pagpupulong.

Sagutin ang iyong sarili sa mga sumusunod na tanong:

1. May kaugnayan ba ang mga tanong sa pulong? Iyan ba ang kailangan mong pag-usapan ngayon?

   Ang anyo ba ng pagtatanghal ay tumutugma sa layunin, madla, nilalaman?

   Ano ang dapat mangyari / manatili sa isipan ng mga empleyado pagkatapos ng pulong?

   Posible bang hindi magdaos ng pulong at makamit ang parehong resulta?

Kung sumagot ka ng "Oo" sa mga tanong 1, 2 at "Hindi" sa tanong 4 - huwag mag-atubiling idaos ang pulong!

Ano ang planning meeting? Kahit sino ay sasagot - isang maikling pulong ng produksyon sa mga kasalukuyang isyu. Ngunit ang mga ito ay hindi lamang mga plano at mga deadline. Ito ay komunikasyon sa loob ng koponan, ang pagbuo ng mga bagong pamamaraan, ang pagkakataong pakiligin ang mga tao at pukawin sila nang may sigasig. Ang ilang mga pinuno ay nagdaraos ng mga hindi karaniwang pagpupulong: mga laro, kaso, mga paligsahan ... Gusto naming iangat ng kaunti ang belo ng lihim at ipakita sa iyo ang pinakabagong mga balita mula sa panloob na "kusina" ni Kirov.

Alexander Illarionov, direktor ng Munich restaurant:

Grabe talaga ang planning meeting mahalagang yugto, kung saan maraming iba't ibang proseso ang nagaganap.

Ang mga pagpupulong sa pagpaplano kasama ang mga pinuno ng mga departamento ay ginaganap linggu-linggo upang bumuo ng isang plano sa trabaho para sa kasalukuyang linggo. Ang pulong ay tumatagal ng hindi hihigit sa 1 oras. Limang minuto sa isang indibidwal na batayan ay gaganapin habang ang anumang mga katanungan ay natanggap, o anumang mga problema na lumitaw ay nalutas na apurahan.

Ang pagpaplano ng mga pagpupulong kasama ang mga kawani ng bulwagan (mga administrator, bartender, waiter,) at mga kinatawan ng kusina (chef, sous-chef) ay ginaganap araw-araw 15 minuto bago ang pagbubukas ng restaurant.

Sa ganitong mga pagpupulong, karaniwan naming inaanunsyo kung anong mga bagong promosyon ang mayroon kami sa restaurant, pinag-uusapan ang mga paparating na kaganapan na gaganapin sa restaurant, sinusuri ang nakaraang araw, pinupuri o pinapagalitan ang mga empleyado para sa kanilang mga aksyon, mga posisyon sa boses na hindi ibinebenta ngayon para sa isang dahilan. o isa pa...

Ang mga bagong bagay sa kusina, mga espesyal ay tinatalakay din. mga mungkahi mula sa chef, sa paligid ng bar. Ang ganitong mga pulong sa pagpaplano ay tumatagal ng hindi hihigit sa 10 minuto.

Madalas kaming nakikipagkita sa mga kasamahan, nakikipag-usap kami, dahil ang komunikasyon ay isang napakahalagang proseso para sa pagpapanatili ng moral ng espiritu, kaya, naiintindihan ng mga kasamahan ang kahalagahan ng kanilang trabaho sa aming istraktura, sa gayon ay nakakaramdam ng mas komportable at nagpapakita ng inisyatiba. Iyon ay, kung hihilingin kong bumuo at magpatupad ng isang proyekto, sinisikap kong huwag makagambala sa gawain, ngunit upang talakayin ito pagkatapos ng katotohanan.

Ang pagganyak ng empleyado ay napakahalaga. May materyal, at may hindi materyal. Ang materyal ay isinasagawa para sa pagpapatupad ng anumang aksyon, para sa pagpapakita ng inisyatiba, paggawa ng makabago sa aming restaurant. Well, ang hindi mahahawakan ay papuri. Ibinubukod namin ang mga nakilala sa pagpupulong upang madama ng lahat na sila ay pinahahalagahan, minamahal at kailangan ng organisasyong ito.

Mas kailangang makipag-usap, makipag-usap sa mga tao at tune sa tamang direksyon. Kadalasan, ang mga tao ay kailangang magbigay ng kalayaan sa mga emosyon, itapon ang mga ito, at mahalaga para sa manager na marinig ang bawat empleyado at subukang lumikha ng isang kanais-nais na kapaligiran para sa kanya. Nagsasagawa rin kami ng iba't ibang mga pagsasanay para sa mga pinuno sa pagbuo ng pangkat at trabaho, sa responsibilidad, kung paano maayos na italaga ang kanilang mga kapangyarihan, dahil ang isang pinuno ay hindi ang taong kailangang gumawa ng isang bagay gamit ang kanyang sariling mga kamay, ngunit ang isa na kailangang ayusin ang proseso ng trabaho .

Restaurant "Munich":

Gaano ka kadalas nagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano? Araw-araw.

Sino ang iyong tinitipon para sa pulong ng pagpaplano? Mga manggagawa sa bulwagan, manggagawa sa kusina at mga tagapamahala.

Ilang oras ang ginugugol mo sa isang pulong sa pagpaplano? Sa mga tauhan mula 10 hanggang 15 minuto, at sa mga tagapamahala ng maximum na isang oras.

Gaano kahalaga ang pulong para sa iyo at sa iyong koponan? Ang pulong ay talagang isang napakahalagang yugto kung saan nagaganap ang proseso ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng bawat empleyado at ng tagapamahala.

Mayroon ka bang mga halimbawa ng hindi matagumpay na mga pulong sa pagpaplano? Siyempre mayroon, ngunit sa anumang kaso, ang bawat pagpupulong ay nagtatapos sa isang bagay na mabuti, kung saan maaaring makuha ang tamang konklusyon.

Sa pakikipagtulungan sa mga kliyente, nakikita ko na halos bawat manager (isa, lima o 100 katao sa kanyang subordination - hindi mahalaga!) Nagdaraos ng pulong sa pagpaplano o limang minutong pagpupulong sa umaga, habang halos lahat ay ginagawa ito nang hindi epektibo. Paano ko ito naiintindihan? Napakasimple: bawat isa sa mga pinuno, sa isang paraan o iba pa, ay hindi nasisiyahan sa mga resulta ng pulong sa umaga. Ang aking artikulo ay tungkol sa kung paano ayusin ito, at inilakip din kita upang tulungan ka (upang makakuha ng access kailangan mo) .

Hakbang 1. Ipahayag ang mga diagnostic ng pagiging epektibo ng pulong sa pagpaplano sa umaga

Lagyan ng tsek ang kahon sa tabi ng pahayag kung sumasang-ayon ka sa pahayag:

• Para sa pulong sa umaga, ang mga empleyado ay regular na nahuhuli o nag-aatubili na pumunta
• Bawat araw ang pagpupulong sa umaga ay may iba't ibang tagal.
• Ang mga pagpupulong sa umaga ay tumatagal ng higit sa 15 minuto
• Ang mga empleyado ay lumalabas sa pulong na nakakaramdam ng pagkabalisa, pagkabalisa o hindi nasisiyahan.
• Ikaw ay may hilig na isipin na ang mga pagpupulong sa pagpaplano sa umaga ay walang silbi - unti-unti mong hihinto ang pagtingin sa kahulugan sa kanila.
• Sa araw ng trabaho, palagi kang ginulo ng mga empleyado, kailangan mong talakayin ang iba't ibang mga problema sa kanila
• Sa araw, ang parehong bagay ay kailangang ipaliwanag sa halos bawat empleyado.
• Hindi naaalala ng mga empleyado kung ano ang sinabi mo sa kanila pulong sa pagpaplano sa umaga
• Sa kabila ng katotohanan na ang gawain ay itinakda sa umaga, ito ay madalas na hindi nakumpleto sa gabi.
• Ang iyong mga empleyado ay gumagawa ng parehong mga pagkakamali araw-araw.

Kung nasuri mo ang hindi bababa sa isang item, kailangan mong muling isaalang-alang ang paraan ng iyong pagsasagawa ng iyong mga pagpupulong sa umaga, depende sa iyong mga layunin.

Hakbang 2. Tukuyin ang layunin ng pulong sa pagpaplano sa umaga.

Tulad ng sa anumang aktibidad, kailangan mong malinaw na tukuyin para sa iyong sarili: anong mga resulta ang gusto mong makamit sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mga pulong sa pagpaplano sa umaga? At, nakabatay na sa mga layuning itinakda, bumuo ng plano ng pagkilos.

Piliin mula sa listahan ang mga layunin na interesado ka:

• Pagganyak ng empleyado

Ang lahat ng mga layunin na nabanggit sa itaas ay dapat na naroroon sa iyong trabaho kasama ang koponan, ngunit hindi lahat ng mga ito ay dapat itakda para sa iyong sarili upang makamit sa panahon ng pulong sa umaga.

Halimbawa, maaari kang magsagawa ng pagpapalitan ng karanasan at pagsasanay sa isang lingguhang batayan at hindi sa umaga, ngunit sa isang espesyal na inilaan na oras para dito, at lahat ng mga problema at mga katanungan ay kinokolekta at tinalakay sa sandaling iyon.

Kasabay nito, dapat mong maunawaan na kung hindi mo itinakda ang iyong sarili ang layunin ng pagganyak sa mga empleyado sa umaga, kung gayon hindi mo kailangang maghintay para sa mga gawa - hindi sila magiging 🙂

Ngayon sa mas detalyado tungkol sa kung paano makamit ang bawat isa sa mga layunin.

1. Pagpaplano at pagtatakda ng mga gawain / pokus para sa araw / linggo

Dapat ay hindi hihigit sa tatlong gawain at isang focus bawat araw. Perpektong opsyon- kung hindi mo ito boses, ngunit ang bawat empleyado ay malayang sasabihin kung ano ang kanyang makakamit sa pagtatapos ng araw at kung ano ang kanyang tututukan ngayon.

Ang mga layunin ay dapat na matamo, tiyak at masusukat, iyon ay, sa mga numero! Magtakda ng mga layunin gamit ang SMART method(ano ang pamamaraang ito na mababasa mo .

Mas mahusay na nakikita ng lahat ng mga tao ang visual na presentasyon ng impormasyon, kaya mas mahusay na isulat ang mga pangunahing gawain sa pisara, at bigyang-diin ang pokus para sa araw (sa literal na kahulugan ng salita) sa pag-uusap.

Kung ang gawain ay itinakda ng tagapamahala, kung gayon mas mabuti kung isusulat din ng empleyado ang kanyang mga gawain sa talaarawan.

1. Koleksyon ng mga problema sa trabaho, feedback mula sa mga empleyado

Mahalagang bumuo ng komunikasyon sa dalawang direksyon, hindi lamang ikaw, bilang isang pinuno, sabihin sa kanila kung anong mga problema ang lumitaw sa nakaraang araw, ngunit kailangan din nilang masanay sa pag-uusap tungkol sa kanilang mga paghihirap na lumitaw sa proseso ng trabaho. Kadalasan, itinuturing ng mga empleyado na ang kanilang mga problema ay hindi gaanong mahalaga, tinatalakay lamang ang mga ito sa kanilang mga sarili, at hindi ipinapahayag ang mga ito sa pamamahala.

Kinakailangan na lumikha ng isang larangan ng pagtitiwala, samakatuwid, una, upang hikayatin ang aktibidad, palaging tinatanggap ng manager ang lahat ng mga problema na ipinahayag ng mga empleyado (kahit na, sa kanyang opinyon, ito ay menor de edad at hindi mahalaga). Pangalawa, laging hanapin, hindi ang may kasalanan. Pangatlo, humirang ng isang taong responsable sa paglutas ng problema at magtakda ng time frame para sa pag-aalis nito, at ayon sa mga resulta ng gawaing isinagawa, ipaalam ang tungkol sa katotohanan ng paglutas ng problema.

1. Palitan ng karanasan, pagsasanay ng mga empleyado

Maaari ka ring magsagawa ng mga mini-training: dalhin o ulitin kasama ng mga empleyado ang mga karaniwang script ng pagsasalita, mga benepisyo ng produkto, mga tugon sa mga pagtutol, kasalukuyang promosyon ng kumpanya, atbp. Sa panahon ng pagsasanay, hindi lamang ikaw ang nagsasalita, patuloy na isali ang mga tauhan sa proseso.

Turuan sila ng bago at kapaki-pakinabang araw-araw. Palaging paunlarin ang iyong mga empleyado!

1. Pagpapabuti ng espiritu ng pangkat

Una sa lahat, kapag nakikipag-usap, gumamit ng mga salita tulad ng "kami", "aming pangkat".

Ipahayag ang balita ng kumpanya, mga sandali sa loob ng organisasyon, mga tagumpay ng organisasyon (kahit maliit) sa nakalipas na araw. Kahit na ang iyong kumpanya ay may corporate email, hindi lahat ay nagbabasa nito, kaya ang pangunahing at kawili-wiling balita maaaring boses. Kahit na ang balita ay hindi maganda, bilang isang koponan, maaari mong sama-samang isipin kung ano ang maaaring gawin sa sitwasyong ito.

Huwag kalimutang ipahayag ang mga solemne at makabuluhang petsa para sa mga empleyado (kaarawan ng mga empleyado mismo, kanilang mga anak, petsa ng pag-ikot ng trabaho sa kumpanya, pakikilahok sa mga kumpetisyon, atbp.)

1. Pagganyak ng empleyado

Upang makapagbigay ng positibong saloobin sa koponan para sa buong darating na araw, ito ay kinakailangan:

• humanap ng isang bagay na purihin ang isang tao mula sa koponan para sa (ang pinakamahusay para sa mga benta, kalidad, atbp.; pasasalamat mula sa kliyente; paglutas ng isang mahirap o hindi karaniwang isyu, atbp.);
• kapag nagtatakda ng mga gawain para sa araw, ipaliwanag kung paano positibong makakaapekto ang pagpapatupad sa mga pangkalahatang layunin ng kumpanya, ibig sabihin. kinakailangang ipakita na ang bawat empleyado ay mahalaga;
• gumamit ng mga salita ng pampatibay-loob sa pagkilos: “Gawin natin!”, “Ipakita kung ano ang iyong kaya!” atbp.
• gumamit ng mga salita na nagpapakita ng iyong pananampalataya sa kanila: "Kaya namin", "Gagawin namin", "Papatunayan namin", "Sigurado ako", atbp.

Huwag kailanman pagsabihan ang ilang empleyado sa isang pulong sa pagpaplano sa umaga, tulad ng huwag magpahayag ng kawalang-kasiyahan sa buong koponan - mga positibong bagay lamang sa umaga!

Hakbang 3. Pagguhit ng iskedyul para sa pulong sa pagpaplano.

Depende sa kung anong uri ng pagpupulong sa pagpaplano sa umaga ang itinakda mo sa harap mo, kinakailangan na gumuhit ng isang iskedyul para sa pagdaraos nito. Pinakamainam na i-print ito at isabit sa lokasyon ng iyong pulong sa umaga.

Sa mga regulasyon, kinakailangan upang matukoy ang oras ng pagsisimula at oras ng pagtatapos ng pulong sa pagpaplano. Ito ay dapat na hindi hihigit sa 15 minuto upang ang antas ng pagdama ng impormasyon ay maging maximum. At kinakailangan din na gumuhit ng isang plano para sa pag-uugali, i.e. ang pagkakasunod-sunod ng iyong pag-uusapan. Mga rekomendasyon para sa pagbuo ng isang plano para sa pagsasagawa:

• Tandaan na simulan at tapusin ang iyong pulong sa pagpaplano sa positibong paraan. Samakatuwid, simulan ang pagpupulong sa pagpaplano sa isang pagbati, tandaan ang ilang mga nagawa sa nakaraang araw (ng isang indibidwal na empleyado o ang pangkat sa kabuuan). At tapusin sa pagbati, pagbati magkaroon ka ng magandang araw, isang pariralang naghihikayat ng pagkilos.
• Pagkatapos ng pagbati, maaari mong iulat ang mga resulta ng nakaraang araw at magtakda ng mga layunin para sa kasalukuyang araw batay sa mga ito.
• Ang mini-training o pagpapalitan ng karanasan na idinisenyo upang makatulong na makamit ang mga layunin na itinakda para sa araw ay dapat na isagawa kaagad pagkatapos ng inihayag na mga gawain.
• Kinakailangan na makakuha ng feedback mula sa mga empleyado - mas kapaki-pakinabang na gawin ito sa pagtatapos ng pulong, dahil maaari mong itakda ang karaniwang oras para sa talakayan lamang ng humigit-kumulang at upang ang pulong ng pagpaplano ay hindi magtagal, kailangan mong kontrolin ito proseso. Kung nakikita mo na ang problemang iniharap para sa talakayan ay masalimuot at tatagal ng higit sa 2 minuto upang malutas - humirang ng isang hiwalay na pagpupulong sa isyung ito o humirang ng isang taong responsable para sa solusyon nito.

Template para sa pulong sa pagpaplano ng umaga:

Isang halimbawa ng pagpuno sa mga regulasyon para sa pulong sa pagpaplano sa umaga(upang ma-access ang lahat ng libre karagdagang mga materyales kailangan):

Ipinapayo ko sa iyo na i-print ang template para sa pulong ng pagpaplano sa ilang mga kopya at gumawa ng mga tala tungkol sa kung ano ang gusto mong sabihin dito mismo sa araw-araw na paghahanda.

Hakbang 4. Paghahanda para sa iyong pulong sa umaga.

Ang mabuting paghahanda ay 90% ng tagumpay, samakatuwid, para sa anumang kaganapan, kailangan mo ring maghanda para sa pulong sa pagpaplano ng umaga.

Mas mainam na gawin ito sa gabi bago at palaging nakasulat!

Nagtatakda ka ng mga gawain batay sa kung anong mga layunin para sa buwan na tinukoy mo para sa iyong sarili at sa kung anong yugto ka ng pagpapatupad ng mga ito, pati na rin ang depende sa kung alin sa araw ng trabaho.

Para sa bawat aytem ng plano, isulat kung ano ang iyong sinasabi: alalahanin ang mga tagumpay ng araw at ang mga paghihirap na naranasan, mga balita at mga kaganapan; pag-isipan at maghanda ng mini-training.

Sa una, ang paghahanda ay maaaring tumagal sa iyo ng maraming oras, ngunit unti-unti dapat itong bawasan sa maximum na 10 minuto.

Hakbang 5. Pagsasagawa ng pulong sa pagpaplano.

Dalhin ang iyong naka-print na timetable sa kamay, ngumiti at sumilip sa timetable, simulan ang pulong. Tandaan na bantayan ang orasan upang ang pulong ay hindi tumagal ng higit sa 15 minuto.

Sa proseso, tandaan para sa iyong sarili ang reaksyon ng mga empleyado sa bawat punto ng mga regulasyon upang pag-aralan kung anong impormasyon ang kawili-wili at kung ano ang hindi masyado. Kung ang isang bagay ay hindi kawili-wili o hindi nagdala ng inaasahang resulta (reaksyon) para sa iyo, kailangan mong isipin kung gaano kahalaga ang impormasyong ito, kung maaari itong alisin, o kung paano baguhin ang pagtatanghal nito upang madagdagan ang interes ng mga empleyado.

Para sa iyo, ang pangunahing criterion para sa pagiging epektibo ng iyong mga pagpupulong, siyempre, ay dapat na isang tagapagpahiwatig ng antas ng kasipagan, benta at kalidad ng serbisyo. Kung positibo ang dinamika, ginagawa mo ang lahat nang tama, kung hindi, lagi kaming handa na makipagtulungan sa iyo nang paisa-isa!

Makinig sa artikulo:

Ang pulong sa pagpaplano ay hango sa English plan, isang maikling working meeting na nakatuon sa pag-usad ng nakaplanong plano. Ayon sa kanilang tipolohiya, ang lahat ng mga pulong sa pagpaplano ay maaaring hatiin sa mga kategorya ayon sa tatlong pamantayan - tiyak, temporal at dami.

Ayon sa tiyak na pamantayan, ang lahat ng mga pulong sa pagpaplano ay nahahati sa pag-uulat (maiikling pagpupulong kung saan ang mga tagapamahala ay nag-uulat sa pag-unlad ng kaukulang mga gawain), talakayan (mga briefing sa paksa ng mga posibleng pagbabago sa napiling landas upang makamit ang isang partikular na layunin) at motivational (mga pagpupulong kung saan ipinamahagi ang mga gawain at natutukoy ang mga tungkulin. sa proseso ng paggawa sa isang tanong, gawain).

Ayon sa pamantayan ng oras, ang isang pulong sa pagpaplano ay maaaring araw-araw, lingguhan, buwanang proseso.

Ayon sa quantitative criterion, ang pulong sa pagpaplano ay maaaring parehong masa (para sa lahat ng empleyado) at sarado (para sa isang hiwalay na grupo ng inisyatiba, mga tagapamahala, lupon ng mga direktor ng kumpanya.)

Bakit magdaos ng pulong sa pagpaplano?

Kung inaayos mo ang prosesong ito bilang isang magandang tradisyon bago magsimula ang araw ng trabaho, makakatulong ito sa pagdidisiplina sa koponan (bawasan ang bilang ng mga pagkaantala sa umaga), mas malinaw na balangkasin ang mga layunin at layunin para sa mga empleyado (pagkatapos ng lahat, tulad ng alam mo, isang Ang makatwirang plano para sa araw ay mas epektibo kaysa sa isang kalahating taon na plano), gagawing posible na makita ang mga tunay na resulta ng trabaho nang mas malinaw (kung sakaling ang pag-uulat ng koponan sa pinuno at ang pinuno sa koponan ay maging mandatoryong elemento ng pulong sa pagpaplano). Bilang karagdagan sa mga nabanggit na mga pakinabang, ang isang maayos na pagpupulong sa umaga ay maaaring magbigay ng kapangyarihan sa mga empleyado, dagdagan ang produktibo, pasiglahin mabisang gawain sa araw. Ang sikolohikal na aspetong ito ay tiyak na gumaganap mahalagang papel sa pagtatatag ng isang positibong relasyon sa pagitan ng empleyado at ng employer, at nag-aambag din sa pagbuo ng pangkat.

Bakit itinuturing ng maraming tao ang pagpupulong sa pagpaplano bilang isang relic ng nakaraan?

Una, ang mismong paglitaw ng prosesong ito, karamihan sa mga tao ay nauugnay sa mga oras na hindi nila narinig ang tungkol sa telepono, at hindi man lang alam kung ano ang mga teknolohiya sa Internet at multimedia. Lumalabas na ang tanging paraan upang makipagkita nang live at pag-usapan ang mahahalagang sandali ng trabaho ay ang mga pulong lamang sa pagpaplano. Sa kawalan ng pagpapatakbo na paraan ng komunikasyon, maraming mga katanungan ang naipon, at ang naturang aksyon ay tumagal ng maraming oras (sa karaniwan, tatlo hanggang apat na oras). Sa bagay na ito, isang kilalang Amerikanong ekonomista ang minsang nagsabi: “Kung ang iyong kumpanya ay nagpaplano ng mga pulong, kung gayon ikaw ay nasa tamang landas. Nananatili lamang na tanggalin ang lahat ng pumunta doon, at iwanan ang lahat ng nagtatrabaho sa oras na ito."

Pangalawa, ang karamihan mga manggagawa sa opisina mayroon silang negatibong saloobin sa pagpaplano ng mga pulong nang tumpak dahil halos 20% ng oras ay nakatuon dito, at, ayon sa marami sa kanila, ang talumpati ng pinuno ay tumatagal sa average na kalahati ng oras na inilaan para sa prosesong ito.

Pangatlo, kung ang pagpaplano ng mga pagpupulong sa isang kumpanya ay gaganapin araw-araw, sa lalong madaling panahon ito ay tiyak na magiging isang uri ng pormalidad. Pagkatapos ng lahat, ang karamihan sa mga gawain na itinakda ng isang matagumpay na negosyante ay pangmatagalan, at ang isang pang-araw-araw na ulat sa dalawang pangungusap ay magiging ganito: "Lahat ay maayos, ginagawa namin ito." Ang pangangailangan para sa isang pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano ay karaniwang lumalabas sa sandaling ang isang negosyo ay nagsimulang tuparin ang isang bagong estratehikong gawain sa isang kritikal na maikling panahon, o sa panahon ng isang krisis. Sa ganitong mga sandali, talagang kinakailangan na patuloy na subaybayan ang sitwasyon, sundin ang pinakamaliit na pagbabago.

Mga regulasyon

Anuman, kahit na ang pinakamaikling, pagpaplano ng pulong ay dapat magkaroon ng sarili nitong mga panuntunan. Sa isang paraan o iba pa, nakakatulong ito na magtrabaho sa mga pagpindot sa mga isyu nang mas produktibo, upang gawing mas dynamic at mahusay ang proseso. Sa mga tuntunin ng magandang anyo, ipadala ang mga regulasyon sa mga empleyado sa oras ng gabi upang mapag-isipan nila ang lahat ng mga isyung iniharap at makabuo ng isang nakabubuo, makabuluhang panukala. Sa iba pang mga bagay, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa katotohanan na sa oras ng pagpupulong sa umaga, ang bawat empleyado ay dapat magkaroon ng isang kopya ng mga regulasyon sa kamay. Mahalagang magtalaga ng responsibilidad sa isang partikular na tao na susubaybay sa oras (kung ang tagapagsalita ay lumampas sa limitasyon ng oras na inilarawan sa mga regulasyon, kung gayon ay maaantala nito ang proseso ng pagdaraos ng pulong at, bilang resulta, negatibong nakakaapekto sa mood ng koponan).

Magsagawa o hindi magsagawa? Yan ang tanong

Ang pulong sa pagpaplano ay walang alinlangan na isang mahalagang proseso, hindi bababa sa konteksto ng napapanahong pagtatakda ng layunin at pagganyak ng mga empleyado, ngunit dumating na ang oras upang lumampas sa karaniwang pang-unawa sa terminong ito. Marahil ay hindi napakahalaga na tipunin ang buong koponan sa isang masikip na opisina araw-araw, ngunit upang makabisado ang mga teknolohiya ng kumperensya sa Skype. Mahalaga rin na isaalang-alang ang aspeto na ang isang nakabubuo na pagpupulong sa pagpaplano ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa 15-20 minuto. Ang pag-uulat sa mga aktibidad ng bawat departamento ay maaaring tanggapin at talakayin sa mga tagapamahala sa buong araw, at oras ng umaga italaga ang eksklusibo sa pagkakahanay ng mga pwersa, ang kahulugan ng mga gawain at mga priyoridad.

Sa anumang kaso, pinipili ng bawat negosyante ang kanyang sariling konsepto ng pamamahala, gayunpaman, upang maunawaan nang kaunti pa nang mabuti kung kinakailangan na magsagawa ng mga maikling pagpupulong para sa iyong manggagawa, sulit na timbangin ang mga kalamangan at kahinaan:

Dinidisiplina ang pangkat;

Posibilidad ng pagganyak sa umaga ng mga empleyado;

Malinaw na pahayag ng mga layunin at layunin;

Pagkakataon na magpakita ng pagkamalikhain at magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa isang hindi kinaugalian na istilo;

Ang mga matagalang pagpupulong sa pagpaplano ay nakakapagod at nakakabawas sa kahusayan ng mga empleyado;

Karaniwang hindi epektibo ang mga unregulated planning meeting.