Лист-прохання

Письмове звернення, адресоване представникам організації (зазвичай надсилається на ім'я керівника) або певній особі, складене з метою отримання інформації, забезпечення доступу до ділових паперів або з проханням про виконання якої-небудь роботи, називається лист-прохання. За правилами діловодства, адресат кореспонденції в обов'язковому порядку повинен надати відповідь на такий лист.

Зразок листа прохання

Правила для складання листа-прохання узгоджуються із загальноприйнятими канонами ділового листування. Форма звернення листа, що містить прохання, є найбільш поширеною в діловому листуванні, тому передбачає різноманітність в варіантах написання. самі загальні рекомендації, Які можна дати в допомогу упорядника такого листа - дотримуватися простого і короткого стилю викладу з обов'язковою конкретикою тих дій, які необхідно виконати, приклад: «Прошу надати сприяння ...», «Прошу Вас ...» (далі вказується конкретна дія), «Сподіваюся на Вашу підтримку в отриманні ... »і т.п.

Як правило, офіційний лист з проханням викладається на фірмовому бланку відправника і за своєю структурою включає такі розділи:

реквізити із зазначенням номера реєстрації вихідної кореспонденції та дати створення листи

персональні дані учасника кореспонденції (посада та ПІБ)

назва листи, що характеризує суть прохання

шанобливе звертання до адресата послання, яке частіше за все починається з «Шановний ...»

суть прохання зі згадуванням дії, яке відправник хоче ініціювати своїм зверненням

в тексті листа в деяких випадках доречно використання фрази про імовірно успішному вирішенні справи, наприклад «Заздалегідь дякуємо за проявлену участь ...»

підпис автора листа-прохання із зазначенням його даних.

При складанні тексту основну прохання можна випередити преамбулою, в якій необхідно коротко викласти причини звернення до адресата. Якщо зразок містить кілька прохань, допустимо застосувати формулювання виду: «Також прошу ...», «Одночасно з вищевикладеної проханням звертаюся до Вас з ...». Кожен новий питання для розгляду необхідно викласти в окремому абзаці. За правилами ділового листування, відповідь на комплексний запит може бути відправлений одним листом, з коментарями по кожній прохання. Такий вид листування скорочує обсяги документообігу та часові витрати на прочитання і обробку вхідної документації.

В тому випадку, Коли характер кореспонденції допускає позначення часового проміжку для розгляду прохання і отримання результату, в тексті листа необхідно коректно висловити бажання про отримання відповіді у встановлений термін.

В обов'язковому порядку ділове лист повинен містити контакти відправника. Ці дані вказуються для того, щоб в разі необхідності в одержувача листа була можливість зв'язатися з відправником прохання безпосередньо.

завантажити

Зразок листа-прохання: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8038)

Лист-прохання - це прохання про отримання необхідної інформації, товарів, послуг, документів, про надання рекомендацій, про організацію зустрічі та ін. При його складанні потрібно обґрунтувати необхідність виконання прохання. Воно може бути адресовано якомусь конкретному фізичній особі або юридичній особі - організації. даний вид листи може містити в собі не одну прохання.

Як скласти лист-прохання

Лист-прохання має структуру, схожу із загальною структурою ділового листа і за своєю формою практично ідентично листа-замовлення. Його оформлення здійснюється на фірмовому бланку організації. Воно зазвичай підписується керівником організації або уповноваженою особою.

Приклади фраз ділового листа - прохання

Обгрунтування прохання:

У зв'язку з & hellip

З огляду на & hellip

З огляду на & hellip

Виходячи з & hellip

З метою & hellip

На підставі & hellip

Згідно & hellip

Відповідно до & hellip

Текст прохання:

Просимо Вас розглянути / надати / провести / повідомити / проінформувати / терміново вислати & hellip

Звертаємося до Вас з проханням & hellip

Просимо Вашого сприяння в & hellip

Просимо Вашої згоди на & hellip

Також просимо Вас & hellip.

Лист-прохання вимагає написання листа-відповіді.

ДІЛОВІ ЛИСТИ

Лист-прохання - це, мабуть, найбільш поширена форма ділового листування. Кількість ситуацій, що викликають необхідність звернення з проханням від імені юридичної або фізичної особи, Не піддається обліку. Це отримання інформації, зразків продукції, узгодження дій, спонукання до якого-небудь дії і пр.

Композиція і структура листа-прохання мало чим відрізняється від стандартних (див. ділові листи. Правила оформлення. Структура листа). Як правило, текст листа-прохання складається з двох частин:

1. Вступна частина. де в оповідної формі викладається суть справи, пояснюються спонукальні мотиви, причини звернення з проханням. Тут часто використовуються такі стандартні вирази:

причина звернення У зв'язку з неотриманням. З огляду на соціальну значимість. Беручи до уваги (наше багаторічне співробітництво). З огляду на (довготривалий і плідний характер наших ділових зв'язків). З огляду на невідповідність Ваших дій раніше прийнятим домовленостям.

З огляду на затримки отримання вантажу.

Виходячи з результатів переговорів з питання про. і т.п.

ціль звернення З метою виконання розпорядження. З метою якнайшвидшого вирішення питання. Для узгодження питань. З метою забезпечення безпеки проходження вантажу.

Щоб уникнути конфліктних сітуацій.і т. П.

посилання на підставу для звернення Відповідно до досягнутої раніше домовленості ... У зв'язку зі зверненням на нашу адресу. На підставі усної домовленості. На підставі нашого телефонної розмови. Згідно з постановою уряду.

Згідно з протоколом про взаємні поставки.

Всі перераховані вирази необхідно використовувати з урахуванням контексту і мовної ситуації.

Майже всі стандартні вирази починаються з похідного прийменника або з прийменниково поєднання. Слід звернути увагу на правильність використання цих прийменників з іменниками, cтоять в основному в родовому і давальному відмінках.

2. Власне прохання. Тут в ключову фразу листа входять слова, утворені від дієслова просити. Його використання пояснюється етикетних вимог до діловим текстам і психологічними законами ділового спілкування - людина більш охоче погоджується виконати дію, виражене у формі прохання, ніж в формі вимоги.

У ряді випадків сама прохання, висловлене описово, може і не містити цього дієслова, наприклад: Ми сподіваємося, що Ви вважаєте за можливе розглянути нашу пропозицію у зазначений термін.

Прохання може викладатися від першої особи однини (Прошу.), Від першої особи множини (Просимо.), Від третьої особи однини (в цьому випадку вживаються іменники з збірним значенням: Дирекція просить., Адміністрація просить., Рада трудового колективу просить . і т. п.), від третьої особи множини, якщо вживається кілька іменників з збірним значенням (Адміністрація і Рада трудового колективу просять.).

Якщо лист-прохання є багатоаспектним. то композиція другої частини такого листа може виглядати наступним чином (частини композиції повинні відповідати абзацному членению тексту):

Прошу. (Просимо.)

Одночасно прошу. (Також просимо.)

А також прошу. (А також просимо.)

При складанні листа-прохання слід врахувати і такі рекомендації.

1. Викладаючи прохання, підкресліть вашу зацікавленість або зацікавленість вашої організації в її виконанні.

2. Ні за яких умов не починайте лист зі слова Прошу. - тактовніше спочатку пояснити мотиви вашого звернення (навіть в тому випадку, коли всі деталі вже узгоджені з адресатом).

При формулюванні прохання часто використовують такі стандартні вирази:

Звертаємося (звертаюся) до Вас (вам) з проханням.

про відправку в нашу адресу.

про направлення на мою адресу.

про висилку на адресу нашої організації.

про надання мені. Просимо (прошу) Вас (вас).

Ефективне лист-прохання за 5 кроків

Будь-які повідомлення з проханням має складатися з добре продуманого обгрунтування і чіткого викладу прохання. Крім цього, можна використовувати прийоми, що підвищують ефективність листи.

Крок 1. До кого Ви звертаєтеся з проханням?

Звертайтеся до адресата персонально, краще - на ім'я по батькові:

Шановний Іван Іванович !, «Шановний пане Іванов!»

«Шановні колеги!», «Шановні менеджери!», «Шановні молодші співробітники!», «Шановні працівники кадрової служби!»

Лист-прохання. Зразок листа-прохання

Лист-прохання є вид документа, метою написання якого є отримання будь-якої інформації, спонукання до будь-яких дій, надання будь-яких документів. Тобто характер письма - некомерційний.

Лист-прохання може бути адресовано як конкретній особі, так і організації в цілому. За правилами хорошого тону передбачається, що адресат повинен дати на нього відповідь.

Тут представлено лист-прохання, зразок якого можна скачати в ворде.

Лист пишеться на фірмовому бланку організації (якщо такий є, а лист пишеться від імені організації), і повинно містити такі блоки:

Шапка. кому і від кого лист

Основна частина, що включає звернення, виклад безпосередньо прохання, докладний опис причин, чому це прохання потрібно виконати (чим більше обгрунтованіша буде Ваше прохання, тим більша ймовірність, що її виконають)

Підпис, дата

Як правило, в листах-проханнях використовуються типові фрази:

«Просимо Вас розглянути // надати // провести // повідомити // проінформувати»

«Звертаємося до Вас з проханням ...», «Просимо Вашого сприяння у ...»

«Просимо Вашої згоди на ...»

«Також просимо Вас ....»

Стиль листа повинен бути офіційно-діловим, з дотриманням всіх норм ділової переписки.

Якщо прохань кілька, то краще відобразити їх в одному листі-проханні, а не писати під кожне прохання окремий лист.

Приклади листи-прохання (основна частина листа):

Звертаються до Вас жителі селища .... з населенням ... людина. В даний час в нашому районі немає провайдера, який надає надійний високошвидкісний доступ в Інтернет. Разом з тим така потреба існує, і ця послуга буде дуже затребувана.

Просимо Вас розглянути питання про можливість організації виділеної лінії для підключення до мережі Інтернет.

Шановний Антон Петрович!

Звертаються до Вас жителі будинків ... вул. Певною з проханням про благоустрій прибудинкової території. У дворі не передбачено організованого місця для прогулянок з маленькими дітьми. Просимо Вас посприяти в організації дитячого майданчика.

Також гостро стоїть питання з наявністю місць для паркування машин. У нашому дворі необхідно додатково облаштувати майданчик під автостоянку для зберігання автомобілів мешканців прилеглих будинків.

Сподіваємося на розуміння і Вашу допомогу.

Лист директору має бути коротким і змістовним. Не слід писати багатосторінкові перекази. Зразок повідомлення можна завантажити безкоштовно за посиланням.

лист директору установи може бути різного змісту. Ділові звернення контрагентів, локальні повідомлення співробітників організації до директорів, які мають письмове оформлення, найбільш ефективні, ніж телефонні переговори і усні бесіди. Джерело інформації на паперовому носії зберігається на столах директорів, архівах компаній і коли-небудь стає затребуваний .. Шаблон претензійного звернення можна завантажити безкоштовно за прямим посиланням.

Лист директору має бути коротким, зрозумілим і змістовним. Не слід писати об'ємні тексти і багатосторінкові перекази. Виняток складаю претензійні звернення. Нікому не цікаві звичайні пропозиції і чергові буклети. Зверненням до директора необхідно надавати унікальність, підкреслити основну суть в кількох рядках. Після написання змісту варто підготуватися до подальшого розвитку подій. Зацікавлена \u200b\u200bтекстом особа стане задавати безліч питань. Обдумані відповіді, підготовлені заздалегідь, стануть хорошим доповненням до презентації і підкреслять компетентність автора в питанні.

Обов'язкові пункти листи директору

:

• У верхній правій частині пишеться найменування адресата з конкретизацією посади та ПІБ керівника;
• Нижче фіксуються власні реквізити та контактні номери телефонів;
• Посередині аркуша із застосуванням важливих фраз вноситься звернення на ім'я по батькові директора;
• Вступна частина складається з однієї-двох рядків;
• Після вступу потрібно відразу переходити до розповіді;
• Кожне слово змісту повинно бути продумано і перевірено кілька разів;
• У нижній частині ставиться дата написання, підпис і розшифровка;

Стилістика подачі змісту грає найважливішу роль в сприйнятті читача. Правильно оформляючи лист директору є більше шансів домогтися потрібно результату. Дотримання параметрів полів, заголовка, підписи, дати і інших компонентів документа буде помічено і оцінено. Адресат завжди оцінює авторське ставлення до власної презентації. Перший лист - важлива складова структури подальшого спілкування. Існує ціла наука правильної подачі інформації. Самостійно складаючи папір потрібно, знати елементарні основи і успіх не змусить себе чекати. Головна\u003e Довідник

Типові помилки ПРИ ПІДГОТОВЦІ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ

Укладачі ділової документації припускаються помилок наступних типів: структурні, синтаксичні, морфологічні, лексичні, стилістичні.

структурні помилки

Як правило, діловий лист складається з трьох частин: короткого вступу, основної частини і короткого ув'язнення. В основній частині викладається суть проблеми, аргументується точка зору автора листа, тому її обсяг більше, ніж обсяг вступу і висновку разом узятих. Важливо, щоб аргументація здійснювалася послідовно, повно, без повторів та порушення логічного зв'язку.

Структурні помилки пов'язані з неправильним побудовою ділового листа, нерозмірністю його частин, наприклад: відсутність введення або висновку, надмірно багатослівне введення, складна і позбавлена \u200b\u200bлогічного зв'язку система аргументів.

синтаксичні помилки

Помилки, пов'язані з неправильним порядком слів у перед- додатку

Порядок слів у російській мові вільний, проте слід уникати порядку слів, що стає причиною для варіативного розуміння написаного.

Так, наприклад, з пропозиції: Для формування звітності в кінці року уточнюються показники по регіонах незрозуміло: показники уточнюються в кінці року або формування звітності відбувається в кінці року .

Мабуть, ця пропозиція має мати такий вигляд: Для формування звітності показники по регіонах уточнюються в кінці року.

Порушення норм вживання дієприкметникових обо-Ротов

Дієприслівник називає дей-ствие, що відбувається одночасно з дією, названим дієсловом-присудком, або попереднє йому.

наприклад: Уважно розглянувши поданий дозатвердження проект,Департамент вважає ... -проект був розглянутий раніше;

Уважно розглядаючи представлений дозатвердження проект,Департамент вважає ... -проект розглядається зараз .

Дієприслівниковими оборотом краще починати, а не завершувати фразу. наприклад: враховуютьвая ..., Вважаючи ..., Беручи до уваги ..., керуючись ...і т.д.

Слід пам'ятати, що в правильно побудованому пропозиції дієслово і присудок повинні називати дії, що здійснюються одним і тим же діячем.

Помилки при вживанні дієприслівникових оборотів не-важко виправити, замінюючи пропозиції з дієприслівниковими зворотами пропозиціями з віддієслівним іменником-ми.

неправильно: Вивчаючи проблеми організації служби,були отримані цікаві результати.

правильно: При вивченні проблем організації служби булиотримані цікаві результати.

або: вивчаючи проблемиорганізації служби, перевіряючі по-лучілі цікаві результати.

Помилки, що виникають в результаті незнання структури складного речення

при побудові складних речень слід враховувати, що найчастіше вживаються такі союзи і союзні слова що; Котрий; якщо; щоб; де; як.

Підрядні речення можуть бути для стислості замінені синонім-мічних причетними і дієприслівниковими оборотами.

наприклад: направляємоВам для відомості Основні положення Єдиної дер-ної системи діловодства, схвалені Державнимкомітетом ... (Замість: які схвалені).

Неправильне використання прийменників

найбільш часта помилка - неправильне використання прийменників. У діловій письмовій та усного мовлення отримали біль-ШОЕ поширення словосполучення з приводом проі зависи-мимі іменниками в місцевому відмінку: питання продовірі; рішення про кадрах; Угодапро співробітництво ... і т.д. Однак спостерігаються випадки використання прийменника прозі словами, які не управляють прийменниковим відмінком або вимагають при управлінні іншого приводу.

неправильно: Голова департаменту отметил про важливість поставленої проблеми.

правильно: начальник наголосив на важливості поставленої проблеми.

неправильно: Це показує про те, що ми терпимо ставимося донедоліків.

правильно: Це показує, що ми терпимоставимося до недоліків.
неправильно: Немає сумнівів у тому, що проведена відділом роботавелика і важлива.

правильно: Немає сумнівів в тому, що проводимо відділом робота велика і важлива.

неправильний відмінок

Укладачі ділових листів іноді неправильно вживають відмінкові форми. Часто зустрічається помилкове використання іменника в родовому відмінку замість давального або навпаки.

неправильно: Згідно Вашого прохання ..., згідно приказа ..., Згідно рішення....

правильно: Відповідно до Вашої проханні ..., згідно з наказом ...,Згідно з рішенням ....

неправильно: МВС Росії посередник-ствует про постійну реєстрацію в м Москві інспектору ...

правильно: МВС Росії клопоче про надання постійної реєстрації інспектору ... або МВС Росії посередник-ствует про постійну реєстрацію в м Москві інспектора ...

морфологічні помилки

узгодження визначень

Якщо визначення відноситься до імені іменника, що має при собі додаток, воно узгоджується з головним словом поєднання: новий автомобіль-лабораторія, універсальна програма-редактор. Головне слово в таких поєднаннях зазвичай стоїть на першому місці.

Якщо визначення відноситься до поєднання особистого імені і додатки типу голова департаменту т. Іванов,визначення зазвичай узгоджується з найближчим іменником: наш начальник управління Петров; старший інспектор т. Яковлева; новий начальник Сєров.

Відступ від цього правила спостерігається в тих випадках, коли визначення виражається причастям: яка виступилана оперативній нараді заступник начальника управління Сі-Дорова ...; брала участь в підготовці проекту наказу стар-ший інспектор Алексєєва ...

Помилки при вживанні повної і короткої форми прикметників

Укладачам ділових листів слід враховувати, що крат-кі форми прикметників більш уживані в офіційно-ділового мовлення. Повні форми прикметників в подібних текстах ока-ни опиняються недоречними.

неправильно: Висновки комісії обґрунтовані і справедливі.

правильно:Висновки комісії обгрунтовані ісправедливі.

неправильно: Рішення про звільнення В.В. Іванова незаконне.

правильно: Рішення про звільнення В.В. Іванованезаконно.

При вживанні форм коротких імен прикладатель-них на -енені коротких дієприкметників на енслід враховувати, що в офіційно-ділового мовлення переважно використання форм на -енен.

правильно: Остаточний результат тотожнийпопередніми розрахунками.

Кожен співробітник відділу відповідальний за якість роботи.

Лексичні та стилістичні помилки

Неправильне використання слів і термінів

Окремі терміни і професійні жаргонні слова бувають відомі лише вузькому колу осіб певної професії, тому потрібна обов'язкова розшифровка їх в тек-сте. Використання ж розмовних слів і зворотів мови взагалі недоречно в офіційних документах, наприклад:

Забезпечте щоденну строївка відділу.

Приналежністю канцелярського стилю є обороти, які в стилістиці імену-ються розщепленням присудка. Замість такого роду оборотів краще використовувати дієслова: чи не виробляти преміювання, а преміювати;нЕ вироб-дить контроль,а контролювати.

У ділових листах зустрічається багато віддієслівних існує-них, що закінчуються на -аніе, -ение. Захоплюватися освітою слів за цією моделлю не варто, особливо якщо мова йде про слова з запереченням, наприклад: некомандірованіе,недоотримання,недоперевиполненіе.

Недоречне або невиправдане вживання иностран-них слів

Прагненням надати тексту більшої значущості, виразившись «красивіше», пояснюється зловживання іншомовними словами.

Наприклад: термін виконання може бути пролон-гірованногозамість продовжений; презентуватизамість уявити.

При використанні іноземного слова необхідно точно знати його зміст. Наприклад, не так пропозицію: Ефективнаність режиму економії багато в чому залежить від того, насколь-до лімітуються фінансові витрати.

слово лімітозначає «гранична норма», тому лімітують-ся виділяються кошти, а не витрати.

Вживання декількох слів з одним і тим же значени третьому (конвенція– умова, екстраординарний– особливий)ча-сто ускладнює роботу з документами, особливо при обробці їх на машині.

ОФІЦІЙНИХ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ

займенники виі Вашпишуться з великої літери:

як форма ввічливого поводження до однієї особи;

в анкетах.

При зверненні до кількох осіб ці займенники пишуться з малої літери.

1. Для листів-прохань

А. Основні формулювання:

Звертаємося (звертаюся) до Вас (вам) з проханням…

Про відправку на нашу адресу ...

Про направлення на мою адресу ...

Про висилку на адресу нашого підрозділу ...

Про якнайшвидшій передачі нашому повноважному представи-телю ...

Про надання ...

Просимо (прошу) Вас (вас)...

Повідомити (нам) ...

Вислати (мені) ...

Терміново подати (міністру) ...

Негайно доповісти (науково-технічній раді) ...

Сповістити (керівництво Департаменту) про ...

Випробувати про ...

Прошу Вашої згоди на ...

Відправлення на адресу (ввіреній мені організації) ...

Надання нам ...

Ознайомлення (начальника Н) з ...

Просимо Вашого сприяння у...

Отриманні ...

Найскорішого відправлення ...

надання додаткової інформації щодо відповідності-но ...

Проведенні ...

Прошу Ваших вказівок...

... на укладення договору про ... з ...

На видачу зі складу підприємства ... представнику ...

На оформлення документів про ... (на кандидата В) ...

На перегляд (лімітів) ...

Б.

У зв'язку з (зверненням на нашу адресу) ...

Відповідно до (раніше досягнутої домовленості) ...

Виходячи з (результатів переговорів з питання про) ...

Беручи до уваги (наше багаторічне співробітництво) ...

З огляду на (довготривалий і плідний характер на-ших ділових зв'язків) ...

Згідно (чинною угодою про ...) ...

Переконливо ...

Наполегливо...

Будь ласка...

Як виключення...

Були б дуже вдячні Вам за ...

З огляду на надзвичайні обставини ...

Посилаючись на Ваш лист від ...

Дозвольте послатися в зв'язку з цим на Ваше повідомлення по електронній пошті від ...

Підставою для цього звернення є Ваш факс від ...

Як Вам, мабуть, відомо, в ході телефонної розмови між ... і ... (... числа) ...

2. Для листів-повідомлень

А. Основні формулювання:

Повідомляю (повідомляємо) Вам (вам)…

Про що мав місце ...

Про зміни в ...

Про необхідність ...

Про факти ...

Про вжиті нами заходи щодо ...

Про попередні результати ...

Про досягнення остаточної домовленості з ...

уявляю...

Відомості про ...

Проект (плану, програми) ...

Пропозиції про ...

Перелік ...

Матеріали ...

Звіт про...

А хто...

Доповідь про ...

направляю…

Вказівки про ...

Розпорядження ...

Витяг з наказу ...

Копію директиви ...

Примірник угоди ...

Рішення...

Протокол ...

Резолюцію ...

висилаю…

Методичний посібник...

Формуляр ...

... копію ...

Опис ...

Документацію ...

Б. Допоміжні формулювання:

Доводимо до Вашого відома, що ...

Направляємо для використання в роботі ...

Висилаю для керівництва в повсякденній діяльності ...

Уявляю на виконання Ваших вказівок ...

До відома Вашого керівництва повідомляємо про ...

Вважаємо своїм обов'язком повідомити ...

Вважаємо за необхідне направити на Вашу адресу ...

3. Для листів-запитів

А. Основні формулювання:

... уявляю запит ...

Направляю запит ...

Запросити у Вас наступну інформацію ...

Звернутися до вас із запитом про ...

4. Для листів-заяв

А. Основні формулювання:

…уповноважений (уповноважені) заявити ...

Про намір керівництва ...

Про план Департаменту ...

Про прагнення нашого управління ...

…маю (маємо) честь зробити наступну заяву...

Щодо ...

У зв'язку з...

Що стосується ...

З приводу...

Б. Додаткові формулювання:

У зв'язку з появою в засобах масової інформації відомостей про нібито мають місце зловживання ...

З огляду на характер сформованих взаємин між-ду нашими підрозділами ...

5. Для листів-підтверджень

А. Основні формулювання:

Підтверджуємо (підтверджую)…

Факт отримання ...

Отримання ...

Участь ...

Прибуття ...

Відправку ...

Нагальну необхідність в ...

Я (ми) отримав (і)...

З вдячністю підтверджуємо ...

Із задоволенням підтверджую ...

Цим листом підтверджується ...

Направляємо вам підтвердження ...

На підтвердження ... направляємо на Вашу адресу ...

Ми тільки що отримали ...

Мною до сих пір не отримано ...

Отримано нами в повному обсязі ...

Зазначені зразки нас повністю задовольняють ...

Надіслані Вами відомості втратили свою актуальність і придатність для ...

Передані нам в постійне користування комплекси повністю відповідають вимогам ...

На превеликий жаль, прийняте в експлуатацію обладнання для-ментів більше не відповідає нормам ...

6. Для листів-доповнень

А. Основні формулювання:

На додатокдо нашому вих. від… № ...

Повідомляю ...

Висилаю ...

Уявляю ...

Направляю ...

Прошу доповнити ...

Текст переданого Вам на підпис проекту договору ...

Розділ ... договору про ...

Наявне у Вашому розпорядженні угоду ...

Б. Допоміжні формулювання:

Вважаю за необхідне доповнити ...

Пропоную доповнити проект ...

По телевізору можна доповнення до тексту дію-ного ...

Вважаємо за доцільне внести в зміст ... іду-щие доповнення ...

7. Для інформаційних листів

А. Основні формулювання:

Інформуємо Вас ...

Дозвольте поінформувати Вас ...

Ми маємо намір проінформувати Вас ...

Вважаємо за доцільне проінформувати Вашу організацію ...

Дякуємо за інтерес до нашої пропозиції ...

Ми були раді отримати від Вас відповідь на наше попереднє послання від ...

Ми вдячні за увагу, проявлену Вами до наше-му листа від ...

Спасибі за те, що Ви визнали можливим відгукнутися на наше повідомлення від ...

Справжнє інформаційний лист має на меті ...

Рішення

1.1. Справжня редакція Статуту Відкритого акціонерного товариства «Центральний науково-дослідний інститут з переробки штапельних волокон», що іменується в подальшому - «Товариство», розроблена відповідно до чинного законодавства

ЛИСТ-ПРОХАННЯ

Лист-прохання - це, мабуть, найбільш поширена форма ділового листування. Кількість ситуацій, що викликають необхідність звернення з проханням від імені юридичної чи фізичної особи, яка не піддається обліку. Це отримання інформації, зразків продукції, узгодження дій, спонукання до якого-небудь дії і пр.

Композиція і структура листа-прохання мало чим відрізняється від стандартних (див. Ділові листи. Правила оформлення. Структура листи). Як правило, текст листа-прохання складається з двох частин:

1. Вступна частина, де в оповідної формі викладається суть справи, пояснюються спонукальні мотиви, причини звернення з проханням. Тут часто використовуються такі стандартні вирази:

• причина звернення
  • У зв'язку з неотриманням ...
  • З огляду на соціальну значимість ...
  • Беручи до уваги (наше багаторічне співробітництво) ...
  • З огляду на (довготривалий і плідний характер наших ділових зв'язків) ...
  • З огляду на невідповідність Ваших дій раніше прийнятим домовленостям ...
  • З огляду на затримки отримання вантажу ...
  • Виходячи з результатів переговорів з питання про ...
    і т.п.
• ціль звернення
  • З метою виконання розпорядження ...
  • З метою якнайшвидшого вирішення питання ...
  • Для узгодження питань ...
  • З метою забезпечення безпеки проходження вантажу ...
  • Щоб уникнути конфліктних ситуацій ...
    і т.п.
• посилання на підставу для звернення
  • Відповідно до досягнутої раніше домовленості ...
  • У зв'язку зі зверненням на нашу адресу ...
  • На підставі усної домовленості ...
  • На підставі нашої телефонної розмови ...
  • Згідно з постановою уряду ...
  • Згідно з протоколом про взаємні поставки ...
    і т.п.

Всі перераховані вирази необхідно використовувати з урахуванням контексту і мовної ситуації.

Майже всі стандартні вирази починаються з похідного прийменника або з прийменниково поєднання. Слід звернути увагу на правильність використання цих прийменників з іменниками, cтоять в основному в родовому і давальному відмінках.

2. Власне прохання. Тут в ключову фразу листа входять слова, утворені від дієслова просити. Його використання пояснюється етикетних вимог до діловим текстам і психологічними законами ділового спілкування - людина більш охоче погоджується виконати дію, виражене у формі прохання, ніж в формі вимоги.

У ряді випадків сама прохання, висловлене описово, може і не містити цього дієслова, наприклад: Ми сподіваємося, що Ви вважаєте за можливе розглянути нашу пропозицію у зазначений термін.

Прохання може викладатися від першої особи однини ( " Прошу ..."), Від першої особи множини (" Просимо ..."), Від третьої особи однини (в цьому випадку вживаються іменники з збірним значенням:" Дирекція просить ... ", "Адміністрація просить ... ", "Рада трудового колективу просить ... "І т. П.), Від третьої особи множини, якщо вживається кілька іменників з збірним значенням ( Адміністрація і Рада трудового колективу просять ... ).

Якщо лист-прохання є багатоаспектним, то композиція другої частини такого листа може виглядати наступним чином (частини композиції повинні відповідати абзацному членению тексту):

Прошу ... (Просимо ...)
...
Одночасно прошу ... (Також просимо ...)
...
А також прошу ... ( А також просимо ...)
...
і т.д.

При складанні листа-прохання слід врахувати і такі рекомендації:

1. Викладаючи прохання, підкресліть вашу зацікавленість або зацікавленість вашої організації в її виконанні.
2. Ні за яких умов не починайте лист зі слова "Прошу ..." - тактовніше спочатку пояснити мотиви вашого звернення (навіть в тому випадку, коли всі деталі вже узгоджені з адресатом).
3. Не поспішайте дякувати адресата заздалегідь. Цим ви ставите і себе, і адресата в незручне становище. Намагайтеся подякувати, коли дізнаєтеся, що ваша прохання задоволено.

При формулюванні прохання часто використовують такі стандартні вирази:

• Звертаємося (звертаюся) до Вас (вам) з проханням ...
  ... про відправку на нашу адресу ...
  ... про направлення на мою адресу ...
  ... про висилку на адресу нашої організації ...
  ... про надання мені ...
• Просимо (прошу) Вас (вас) ...
  ... повідомити (нам) ...
  ... вислати (мені) ...
  ... терміново подати ...
  ... негайно доповісти ...
  ... сповістити (керівництво підприємства) про ...
  ... проінформувати мене про ...
• Прошу Вашого (вашого) згоди на ...
  ... відправку на адресу ...
  ... надання нам ...
  ... ознайомлення ... з ...
  ... передачу ... наступного обладнання ...
• Просимо Вашого (вашого) сприяння у ...
  ... отриманні ...
  ... найскорішого відправлення ...
  ... надання додаткової інформації щодо ...
  ... проведенні ...
• Прошу Ваших (ваших) вказівок ...
  ... на укладення договору про ...
  ... на видачу зі складу підприємства ... представнику ...
  ... на оформлення документів про ...
  ... на перегляд ...
• Просимо Вас не відмовити в люб'язності і ....

Звернення по допомогу - не той випадок, коли можна давати волю фантазії і творчості, використовуючи вільну форму звернення.

• Оптимально дотримуватися офіційно-діловий тон. Доречні ввічливі слова ( «Спасибі», «будь ласка», «дозвольте»).
• Текст повинен бути логічним і структурованим.

Можна використовувати як електронну, так і паперову форму.

• Краще складати на фірмовому бланку, із зазначенням реквізитів і логотипу компанії - це виглядає презентабельно.
• Починати слід з звернення до адресата. Оптимально, якщо воно персональне, зазначений конкретна людина. У діловому листуванні кращі ім'я-по батькові або формат «пан Петров». Не завадить і слово «шановний» на початку. Якщо адресовано не однієї персони, а колективу, звернення все одно потрібно максимально персоналізувати - наприклад, «шановні партнери».
• Якщо можна підібрати відповідний нагоди ненав'язливий комплімент, доречно використовувати і його. Наприклад, зазначити, що для вас є цінним думку адресата як експерта в своїй галузі і його допомогу, або ви вдячні за підтримку, надану в минулому. Тільки дуже важливо не скотитися на некрасиву лестощі - це навряд чи підвищить шанси на позитивну відповідь.
• Потім слід суть прохання - якими правилами повинна відповідати основна частина, ми детально розповімо далі.
• Завершувати необхідно зазначенням дати і підпису уповноваженої особи.

максимум конкретики

Гроші люблять точність. І люди, які їх заробляють і в перспективі можуть допомогти фінансово вашому проекту, - теж. ідеальний приклад містить максимальну кількість перевірених даних, точних показників.

Оперуйте цифрами, відсотками, кількістю, термінами.

Це свідчить про серйозний підхід до справи, вселяє довіру і робить задачу більш матеріальної, вимірної, дозволяє зрозуміти, що саме потрібно і наскільки можливо виконати прохання.

Хто поділиться грошима або іншими ресурсами, прочитавши запит про фінансову допомогу в великому розмірі, Кредиті на тривалий термін, Перспективі розділу високих відсотків від прибутку через пару років? Хіба що гуморист або філантроп. У бізнесі таких не надто багато. А ось якщо вказані точні суми і терміни, очікування зрозумілі, позитивну відповідь більш імовірний.

вагомі аргументи

Щоб заслужити довіру і отримати допомогу, потрібно обґрунтувати необхідність в ній.

Для цього знадобляться переконливі аргументи. Шукати і складати їх необхідно, спираючись на стандартні правила аргументації, серед яких:

• Однозначність - теза повинна бути таким, щоб його зміст був зрозумілий, виключається двозначність;
• чіткість і ясність;
• істинність.

Нічого зайвого

Включати слід тільки ті факти і обставини, які відносяться до справи. Не потрібні зайві деталі, ліричні відступи, душевні, навіть дуже зворушливі переживання. Це примушує людину витрачати час даремно, і зменшує шанси на те, що, наприклад, жадана сума все-таки буде переведена на рахунок.

Розмова на одній мові

Складаючи звернення, важливо використовувати лексику, яка зрозуміла і звична НЕ упорядника, а тому, хто його прочитає.

Наприклад, якщо за допомогою до банку звертається рекламне агентство, не потрібно оперувати сленгом і професійними термінами, які не ясні представникам банківської сфери. Краще підбирати слова, звичні в фінансовому секторі - це істотно збільшує ймовірність взаєморозуміння, а значить і успіху.

Чесність - найкраща виверт

Описуючи ситуацію, що склалася, через яку потрібна допомога, краще, спиратися на щирість і реальні факти, які не применшувати, але і не перебільшувати серйозність ситуації. Якщо не по морально-етичних міркувань, то хоча б тому, що все викладене в листі зазвичай легко перевірити. Діловий світ теж дуже тісний.

взаємна вигода

В діловій сфері за "просто так" або за " гарні очі"Гроші даються рідко.

Зазвичай, допомагаючи комусь фінансово, так і нематеріальне теж, інвестор розраховує отримати щось натомість.

Якщо це не грошовий борг, який повернеться через деякий час з відсотками, або частка в бізнесі, потрібно вказати інші вигоди. Це може бути що завгодно - наприклад:

• Знижки на продукцію;
• консультативна підтримка;
• безкоштовні послуги;
• статус спонсора;
• внесок в імідж соціально відповідальної компанії та ін.

грамотність

У будь-якому документі ключове значення має його зміст. Але не можна забувати і про форму. Безліч граматичних помилок псує ефект. Для перевірки орфографії і пунктуації існує безліч онлайн-сервісів.