Кадрова документація викликає велика кількість питань. Найчастіше інтерес проявляють щодо правильності оформлення, складання розглянутих документів.

Що таке штатний розклад?

Розклад необхідно з метою формування структури штату в організації та його чисельності. При формуванні увага приділяється відповідності документа статуту установи.

У нього включаються відомості щодо структурних підрозділів, назви професій, переліку посад працівників. В акті підлягає вказівкою кількість штату, необхідне для функціонування організації.

При складанні використовується форма, затверджена Держкомстатом. Важливість даного документа полягає в упорядкуванні робочого процесу, його оптимізації. Документ виконує функції:

• створюється наочна структура установи;
• вказуються одиниці штату;
• контроль кількісного і якісного складу робітників;
• відстеження розмір виплачуваних надбавок, системи оплати;
• при появі вакантних місць полегшується вибір співробітника.

для роботодавця позитивні сторони документа полягають в можливості використання його в судовому засіданні, проведеному з приводу скорочення. Також з його допомогою пояснюється відмова в прийомі на роботу.

У разі проведення перевірок в компанії органами, які відають питаннями оподаткування або соц. страхування - даний акт є необхідним. Незважаючи на необов'язковість наявності документа, що перевіряють истребуют акт для можливості перевірки правильного нарахування грошей працівникам.

На фото представлений приклад:

Приклад форми Т3

Для різних установ

Акт, складений щодо установ, що функціонують у сфері культури, має особливості складання. Так само як і інші різновиди даного документа. До числа установ культури відносять:

• клуби, розташовані в місті / селі;
• будинки культури;
• центри культури;
• автоклуб;
• агітбригада.

Повноваження щодо складання паперу покладені на засновників перерахованих установ. Серед фахівців культурного організації виділяють: режисера, директора, сценариста, звукооператора, музичного керівника і інших.

Встановлення штатного розкладу взаємопов'язане з чисельністю проживають в населеному пункті, числом організацій, що функціонують місті протягом 12 місяців.

Також значення має наявність в нас.пункт колективів, що мають звання народний або зразковий.

Після оцінки обсягу праці, конкретних умов діяльності за домовленістю із засновником в документ можуть включити додаткові посади. Також обов'язковою умовою для включення є достатнє фінансування.

На керівника покладено функції з розподілу необхідної кількості працівників, з огляду на розмір фонду оплати.

На фото приклад акту:

Приклад складеного акта

Відносно товариства з обмеженою відповідальністю можна сказати, що акт потрібно для наступних цілей:

• встановлення структури складу кадрів;
• аналіз якості та кількості виконаних робіт;
• доцільність продовження співпраці з наявними кадрами або набір нових;
• підтвердження правильність вироблених відрахувань до бюджету;
• пенсійні відрахування;
• аргументування спірних питань на користь підприємства.

Особа не можуть прийняти на посаду, відсутню в документі. Коли в акт не включений перелік посад - розглядається як перешкода для скорочення чисельності штату.

У ситуації, коли у індивідуального підприємця працюють двоє або більше співробітників, йому потрібно скласти штатний акт. Це пов'язано з необхідністю укладення трудових договорів, де вказуються вимоги для кваліфікації, і встановлюється розмір окладу.

щодо будівельної організації розклад володіє відмінними рисами:

• установа не наділяється правомочностями щодо введення по своїй волі назв посад, що пов'язано з небезпечним виробництвом (використовуються для складання акта довідники професій, що мають тарифікацію);
• наявність особливої \u200b\u200bструктури.

Приклад штату будівельної фірми

У розкладі підлягають відображенню нарахування за шкідливі і небезпечні умови праці робітників.

Щодо ТСЖ особливих вказівок по складанню розглянутого акту не встановлюється. Завдяки наявності розкладу в наочній формі видно, скільки грошових коштів витрачається на одного співробітника і на організацію в цілому.

У документі не прописуються прізвища осіб, що займають ту чи іншу посаду, що пов'язано з можливістю комплектації штату після складання акту. Прийшовши на співбесіду, двірник повинен відразу мати можливість встановлений оклад і прийняти рішення про працевлаштування.

Розклад в ТСЖ:

Приклад акту в ТСЖ

Розклад для магазину складається щодо кількості працівників. Це може бути невеликий кіоск, де працює тільки один продавець, директор і бухгалтер, або великий супермаркет з пристойним переліком персоналу.

Щодо кожного працівника укладається трудова угода. У ньому вказується посада і розряд, за яким людина працевлаштований.

Також в сфері торгівлі підлягає висновку договір про матеріальну відповідальність за майно роботодавця. Співробітник зобов'язаний забезпечувати збереження цінностей, які йому передані у зв'язку з укладенням трудового договору.

У розкладі можуть бути присутніми наступні рядки:

Приклади відомостей в документі

В закладу сфери громадського харчування документ має приблизно такий вигляд:

Для сфери громадського харчування

Складання розкладу в закладі охорони здоров'я, наприклад, в поліклініці покладається на керівника або співробітника, який їм уповноважений. Нормативи за чисельністю штату наводяться в наказах Міністерства охорони здоров'я.

На законодавчому рівні регіону, де розташовується поліклініка, встановлюється положення щодо можливості керівника щодо складання та затвердження документа.

Назва посад, включених до розкладу, має відповідати довідників за професіями. Винятком можуть бути окремі випадки. При наявності прав на пільги - даний факт підлягає включенню до розкладу.

У штатному акті салону краси вказується:

• ієрархія підрозділів;
• кількість штатних одиниць;
• розмір оплати праці;
• перелік посад;
• надбавки і доп.виплати;
• порядок нарахування.

Приклад акту для аварійної служби:

Для аварійної служби

Навчального закладу:

Для навчального закладу

Готелі:

для готелю

Покрокова інструкція зі складання

Складається акт по наступних кроків:

Хто це робить?

Законодавцем не вказується на кого покладається обов'язок по складанню штатного документа. На практиці встановлюється, що це можуть бути:

• особи, що займають керівні посади;
• група осіб, спеціально створена з цією метою;
• працівник відділу кадрів;
• економічний відділ;
• юр.отдел;
• відділ з організації праці і зарплати.

Потрібно, щоб при складанні акта брав участь фахівець економічного відділу.

Скільки років зберігається?

Терміни для зберігання документації встановлюються Росархивом. Згідно з актами, розробленими зазначеним відомством, термін зберігання складе три роки. Відлік терміну починається з моменту, коли документ втратив чинність.

Коли змінюється?

Згідно з довідником, де вказується кваліфікація посад працівників, підлеглих і начальників, відповідальність щодо оформлення покладається на економіста з трудових питань. З огляду на факт, що не у всіх компаніях є зазначена посада - керівництвом приймається рішення щодо виконання даної роботи.

Зразок наказу про внесення змін

Як правило, при складанні акта використовується виробничі завдання і обсяг роботи. Згідно із зазначеними даними відбувається набір штату і проводиться розрахунок грошових коштів, необхідних для виплати авансових платежів, встановлених на законодавчому рівні.

Структура підприємства є не вічною, так як в неї вносяться корективи, вона змінюється і розвивається. Зміни можуть зв'язуватися зі зростанням кількість зон, обслуговуванням організацією, коригуванням видів діяльності, якими займається підприємство.

В силу наявності таких обставин змінюється форма трудової діяльності, що за собою може спричинити зміну чисельного складу компанії в бік збільшення або зменшення.

Внесення коректив також зв'язується зі зміною в тарифних ставках. Щодо МРОТ регулярно приймаються зміни в законодавстві, по його збільшенню. У такому випадку роботодавець з силу фінансової можливості має право збільшити оклад.

Корективи вносяться в акт на підставі документації, розробленої в бухгалтерії.

На воєнний час

Установи та організації різних форм мають право прийняти розклад на період часу, що вважається військовим. Складання та заповнення акта не викликає складнощів, так як проводиться так само як і стандартна процедура.

Підстава проведення даного процесу є мобілізаційне завдання, отримане з військкомату та інших структур, наприклад, МНС. Згідно з отриманою документації розраховується чисельність штату, після чого інформація вноситься до акта.

Стаціонар лікарні отримав завдання на воєнний період щодо установки додаткових ліжко-місць в кількості 250 одиниць.

Після ознайомлення з вимогою керівники приймають рішення про те, скільки їм знадобиться працівників для обслуговування пацієнтів. Далі складається розклад і затверджується за допомогою винесення наказу.

Структурний підрозділ

Перший стовпець розглянутого документа носить назву «Найменування структурного підрозділу». Коли розклад складається для комерційних організацій, то обмежень щодо назв підрозділів не встановлюється.

Враховуються тільки термінологічні вимоги, вказують, що давати назву підрозділу маловідомим іноземним словом не бажано.

У деяких організацій найменування підрозділу впливає на отримання працівником належних пільг. Прикладом можуть бути заклади охорони здоров'я та освіти. В такому випадку співробітники відділу кадрів беруть на себе завдання правильного зазначення назви підрозділу.

З метою полегшення роботи відділу кадрів створені класифікатори щодо шкідливих виробництв та інші списки. Назви вписують щодо групової приналежності:

• спочатку вказується керівництво;
• виробничі;
• допоміжні.

Чи потрібно це для ІП?

Законодавчими актами не закріплюється обов'язок індивідуальних підприємців по складанню штатного документа.

Однак, не дивлячись на це положення, ІП не радять нехтувати складанням акту. Зв'язується це в першу чергу з тим, що у підприємця працюють співробітники, з якими укладено трудовий договір.

Незалежно від форми діючої системи оподаткування, оформлення розкладу дозволяється виключити накладення штрафу за відсутність даного акту. Як виняток розглядають ситуацію, коли у підприємця відсутні працівники.

категорії посад

На 2019 рік законодавцем не розроблені правила щодо єдиного формування назв посад в розкладі. Норми, прописані в стандартах, підлягають дотриманню в певних умовах праці і в структурах державного значення. Багато компаній при назві посад керуються своїми правилами.

Прикладом модного найменування посади в організації може бути менеджер. На ділі це та ж прибиральниця. Однак посаду називають менеджер клінінгової служби. Дана назва застосовується з метою стимулювання людини до праці.

Коли чисельність штату в організації невелика, то одна людина може займати відразу дві посади.

Пояснювальна записка

Даний акт потрібно в тому випадку, коли затверджується новий розклад, де вказуються раніше не задіяні посади. У записці наводиться обгрунтування щодо прийняття дані змін. Те ж правило поширюється на випадки, коли чисельність працівників скорочується.

Приклад пояснювальної записки

Записка складається керівництвом підрозділу, де були нововведення. Внесені корективи обов'язково підлягають обгрунтуванню. На документі ставиться віза керівника організації, що дає підставу вважати, що він згоден на подібні корективи.

районний коефіцієнт

Укладачі штатного розкладу повинні мати на увазі, що в графах щодо тарифних ставок вказується розмір оплати, який відповідає окладу, зі встановленим компанією в колективному договорі.

Коефіцієнти районного значення підлягають вказівкою в графі надбавки. Подібні виплати встановлюються у відповідність з нормативними актами держави.

У розкладі обов'язково вказується, за що проводиться виплата надбавок.

Розглянутий вид кадрової документації хоч і не є обов'язковим - велика частина організацій становить і керується у своїй діяльності цим актом. Пов'язано це з функціональністю паперу.

Необхідність ведення штатного розкладу прямо не встановлена, але обумовлена \u200b\u200bположеннями ТК РФ. Наприклад, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говориться про те, що робота по певній посаді в організації повинна визначатися штатним розкладом і відповідно до формулюваннями штатного розкладу відображатися в трудовому договорі. У п. 2 Постанови Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р, яким затверджено форму штатного розкладу, сказано, що затверджені форми поширюються на організації незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації. Тому, штатний розклад повинно бути в кожній організації.

Штатний розклад необхідно і для систематизації структури, штатного складу і штатної чисельності організації. Воно передбачає перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць як діючих, так і вакантних. Особи, що працюють в організації за цивільно - правовими договорами до штатного розпису не вносяться.

Єдиним нормативно встановленим вимогою до штатного розпису є його ведення як зазначено вище за уніфікованою формою № Т-3, затвердженої Постановою Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р Отже, зміст штатного розкладу визначається його уніфікованої формою.

Важливим моментом при складанні штатного розкладу є правильність вказівки посади конкретного працівника.

У разі, якщо посада конкретного працівника передбачає надання компенсацій і пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад повинні відповідати назвам, вказаним в кваліфікаційних довідниках. Відповідність посади кваліфікаційним довідникам впливає також на пенсійні пільги, додаткові відпустки. В інших випадках роботодавець вправі давати ті назви, які вважає потрібними. У будь-якому випадку посаду прийнятого на роботу співробітника повинна відповідати тій, що вказана в штатному розкладі (ст. 57 ТК РФ).

Обов'язок ознайомлення працівника до штатного розкладу в законодавстві РФ не встановлена.

Порядок ведення штатного розкладу в законодавстві РФ не встановлено. Тому, роботодавець самостійно визначає для своєї організації порядок його затвердження, порядок і спосіб його ведення, порядок внесення змін до штатного розпису, призначає осіб, відповідальних за ведення штатного розкладу, визначає спосіб його зберігання.

Штатний розклад може затверджуватися наказом керівника організації, або особою, яка на підставі організаційно - розпорядчих документів, несе відповідальність за організацію кадрового обліку і ведення штатного розкладу.

Форма наказу про затвердження штатного розкладу не встановлена, тому даний наказ складається в довільній формі. Штатний розклад може затверджуватися один раз і на кілька років. У роботодавця немає обов'язку затверджувати штатний розклад, наприклад, щорічно. Така необхідність може виникнути в разі внесення в нього змін.

Зміни до штатного розпису також оформляються відповідними наказами за підписом керівника або уповноваженої особи та вносяться шляхом затвердження нового штатного розкладу. Періодичність внесення змін до штатного розпису визначається поточними потребами організації.

Штатний розклад затверджується для організації в цілому. Тому твердження окремого штатного розкладу для філій організації (якщо вони є) є невірним. Це обумовлено тим, що філія - \u200b\u200bце відокремлений підрозділ юридичної особи і повинен підкорятися його централізованої організаційно-правову структуру.

Згідно з вимогами уніфікованої форми штатного розпису підписує керівник кадрової служби та головний бухгалтер. Якщо дані посади в організації відсутні, то штатний розклад підписує керівник або уповноважена особа. Проставлення печатки на штатному розкладі не передбачено уніфікованої формою № Т-3.

Оскільки штатний розпис містить персональні дані працівників, його зберігання, обробка, знищення має здійснюватися відповідно до вимог законодавства РФ про захист персональних даних.

Так, якщо штатний розклад міститься на паперовому носії, то воно зберігається, як правило, в металевих сейфах і (або) замикаються шафах. Приміщення для зберігання повинні бути обладнані замками і забезпечені сигналізацією. На робочих столах співробітників даний документ може перебувати протягом робочого дня. Після закінчення робочого дня він повинен забиратися в місце зберігання.

Якщо штатний розклад зберігатися на електронному носії в інформаційних системах, то його зберігання здійснюється відповідно до Положення про забезпечення безпеки персональних даних при їх обробці в інформаційних системах персональних даних, затв. Постановою Уряду РФ № 781 від 17.11.2007 р, а також локальними нормативними актами роботодавця.

Знищення або знеособлення штатного розкладу повинно проводитися способом, що виключає подальшу обробку, що містяться в ньому персональних даних зі збереженням можливості обробки інших даних, зафіксованих на матеріальному носії (видалення, вимариваніе).

Терміни зберігання штатного розкладу визначено в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням строків зберігання, затв. Наказом Мінкультури Росії № 558от 25.08.2010 р Згідно п. 71 даного Переліку штатні розписи організації та зміни до них зберігаються постійно. Пропозиції, висновки, довідки з розробки і зміни штатних розкладів повинні зберігатися в організації не менше п'яти років. Таке ж час потрібно зберігати проекти штатних розкладів (п. 72 Переліку). Листування з розробки і зміни штатних розкладів зберігається три роки (п.73 Переліку).

Вітаю! Ви коли-небудь чули про такий документ, як «Штатний розклад організації»? А адже це документ, на підставі якого нараховується заробітна плата, а також приймають і звільняють працівників. Зараз ми постараємося докладно розповісти про те, які функції виконує ШР і як правильно його складати.

Що таке «Штатний розклад»

Кожен з вас хоч раз в житті бував у відділі кадрів якогось підприємства. Ви напевно бачили незліченну кількість папок і особистих справ співробітників. Напевно багатьом було цікаво, як працівники цього відділу збирають і запам'ятовують інформацію про всі посадах, співробітників і т.д.

А все досить просто. У них є такий документ, як штатний розклад.

Штатний розклад (ШР) - це нормативний документ, В якому вказується інформація про всі посадах підприємства, кількості штатних співробітників, розмір їх тарифних ставок і величина надбавок.

Іншими словами, це документ, який містить узагальнені відомості про кількість працівників підприємства і наявних посадах. Крім цього, в штатному розкладі вказується розмір заробітної плати для кожної посади з урахуванням всіх належних надбавок.
Дуже часто цей документ допомагає керівникам підприємства в ході судових розглядів. Наприклад, через вимушене скорочення штату співробітників, був звільнений робітник і він подав на колишніх керівників до суду. В цьому випадку ШР є прямим доказом правомірності дій відповідача.

Зважаючи на важливість цього документа, всі сторінки нумеруються, шнуруються і скріплюються печаткою.

• Завантажити Зразок наказу про затвердження штатного розкладу

• Завантажити Штатний розклад форма N Т-3

Функції штатного розкладу

Як і будь-який документ, ШР виконує ряд функцій. Основними, з яких, є:

• Можливість організації робочого часу персоналу;
• Нарахування щомісячної заробітної плати співробітникам;
• Офіційне оформлення нових співробітників;
• Залишення правил внутрішнього розпорядку дня;
• Переклад оформлених працівників з однієї посади на іншу і т.д.

Штатний розклад - обов'язковий документ

На кожному підприємстві існує велика кількість документації. Є документи, які ведуться в обов'язковому порядку, а є ті, які створюються за необхідності. На питання «Чи є ШР обов'язковим документом?» не можна дати однозначну відповідь.

Все через те, що трудовий кодекс НЕ передбачає обов'язкової наявності на підприємстві ШР. Але якщо розглядати це питання, ґрунтуючись на вимогах Роскомстата, то виходить, що даний документ необхідний, тому що він є первинною документацією для обліку виплат по заробітній платі.

Хоча в законодавстві ніде не прописані чіткі норми, але більшість організацій веде даний вид документації. Адже основна частина державних перевірок починається саме з вивчення ШР.

Насправді, наявність даного документа полегшує життя не тільки перевіряючим, а й керівникам, відділу кадрів і бухгалтерії.

Який термін дії штатного розкладу

У жодному офіційному документі не вказано точний термін дії ШР. Керівник сам має право вказувати термін, на якій складається цей документ. Найчастіше його переробляють щороку, а в дію вводять з 1 січня. При складанні ШР, вказується дата його дії. Але якщо не вказати дату, тоді документ вважається безстроковим і його не потрібно переробляти.

Скільки і де зберігається штатний розклад

На підставі постанови Росархіву, ШР, після закінчення дії, має зберігатися на підприємстві протягом 3 років. А термін зберігання штатних розстановок становить 75 років.

Штатна розстановка - необов'язковий для кожного підприємства документ, який створюється на основі штатного розкладу. Він є мобільною версією ШР і включає більш детальну інформацію про співробітників компанії (вказується ПІБ робочих, група інвалідності і т.д.).

хто складає

Перед тим як приступити до створення документа, керівник видає наказ про зміну штатного розкладу, де призначає співробітника, який буде його складати.

Це може бути абсолютно будь-який працівник організації. Але найчастіше таку роботу доручають співробітникам відділу кадрів, бухгалтерії або інженеру по нормуванню праці.

Скільки копій ШР має бути на виробництві

При складанні ШР, робиться одна його копія. Таким чином, оригінал і копія повинні зберігатися у відділі кадрів і бухгалтерії.

Зміна штатного розкладу

Іноді до чинного ШР доводиться вносити зміни. Робиться це в декількох випадках:

1. Якщо відбувається реорганізація фірми;
2. Якщо необхідно оптимізувати і поліпшити трудову діяльність апарату управління;
3. Якщо внесені до законодавства зміни вимагають внесення обов'язкових поправок в ШР;
4. У разі зміни штатних одиниць ;
5. Зміни посади в штатному розкладі;
6. Зміни окладу в штатному розкладі.

Якщо зміни незначні і не вимагають створення нового ШР, тоді керівник видає наказ про внесення змін до штатного розпису. Після чого відповідальний працівник вносить поправки до чинного документ.

При внесенні змін до штатного розпису, керівництво не зобов'язане письмово повідомляти про це працівників.

Другий спосіб внести поправки - це створити нове ШР.

При будь-яких змінах в ШР, поправки повинні вноситися до трудових книжок і особисті картки працівників. Перед цим необхідно отримати письмовий дозвіл на таку дію від співробітників.

Наприклад, якщо незначно змінюється формулювання назви посади, працівник повинен бути про це письмово повідомлений. Тільки після цього вносяться зміни в його трудову книжку.

Якщо зміни стосуються величини окладів, в такому випадку співробітника повідомляють в письмовій формі за 2 місяці. Ці поправки паралельно вносять і в трудовий договір.

Чи є обов'язкова форма штатного розкладу

Для складання ШР, найчастіше використовують уніфіковану. Вона являє собою бланк - таблицю, в яку необхідно вносити дані.

Більшість організацій беруть форму Т-3 за основу і «підганяють» під своє підприємство. Це дозволено, т. Е. Уніфікована форма цього документа не є обов'язковою.

У випадках, якщо підприємство має державну форму управління, тоді штатний розклад оформляється за всіма правилами.

Структура штатного розкладу організації

ШР складається з «шапки», таблиці та даних людей, які підписали цей документ.

Перша частина документів містить наступну інформацію:

• Найменування організації, відповідно до установчих документів;
• Дата початку дії ШР, його номер і термін дії. Нумерацію можна привласнювати довільну.
• Дата і номер наказу про затвердження штатного розкладу;
• Загальний штат співробітників.

Друга частина - це сукупність даних по всіх посадах. Її ми розглянемо трохи пізніше.

У третій частині прописані прізвища і посади людей, які підписали цей документ. Найчастіше це керівник кадрової служби та головний бухгалтер.

Як скласти штатний розклад

Сподіваємося, що при заповненні «шапки» ні у кого питань не виникло, тому переходимо до заповнення самої таблиці.

1 графа . Найменування структурного підрозділу. Перераховувати їх треба в порядку підлеглості. Наприклад, адміністрація, секретаріат, фінансовий відділ, бухгалтерія та т.д .;

2 графа. Код підрозділу. Нумеруємо підрозділи зверху вниз (01,02,03 і т.д.);

3 графа. Посада. Дані необхідно вносити в називному відмінку без скорочень, в однині, керуючись кваліфікаційно-тарифних довідниках;

4 графа . Кількість штатних одиниць. У цій графі вказується, скільки людей однієї посади необхідно підприємству. Ця величина може бути як цілої, так і дробової. Наприклад, 2,5 може означати, що 2 співробітники буде працювати на повну ставку, і один на півставки;

5 графа . Величина окладу, тарифної ставки або бонусів. Вказується в рублях по кожній посаді. Якщо, наприклад, працює 2 бухгалтера, але керівник платить їм різну зарплату, то в штатному розкладі вказується єдиний оклад, а в графі надбавки прописуються доплати. Тобто оклад працівників на одній посаді повинен бути однаковим;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особливі умови праці. Їх може і не бути, тоді в графах ставляться прочерки. Але якщо працівник працює в нічний час, святкові дні, Прибирає сан. вузли і т.д., тоді за законом йому необхідно виплатити певну компенсацію;

9 графа. Всього за місяць. Підсумовуються дані за графами 5,6,7,8, після чого збільшується на кількість штатних одиниць по кожній посаді;

10 графа . Примітка. Може вказуватися локально-нормативний акт, на підставі якого здійснюється оплата праці;

Після внесення даних, необхідно підбити підсумок по 4 і 9 колонці. Таким чином, ми дізнаємося кількість штатних одиниць в штатному розкладі і місячний фонд оплати праці.

Затвердження штатного розкладу

Згідно з правилами затвердження штатного розкладу, після складання і перевірки всіх даних, ШР підписує керівник, головний бухгалтер та начальник відділу кадрів. Після чого керівник підприємства видає наказ про введення даного документа в дію.

висновок

ШР - це не обов'язковий, але дуже важливий документ будь-якої організації. На його підставі можна або прийняти нового. Крім цього, з його допомогою нараховується заробітна плата співробітникам підприємства.

Даний документ не строго регламентований, тому його можна «підганяти» під кожну організацію і переробляти в разі потреби. Це паличка-виручалочка керівника в період перевірок державних органів.

На запитання відповідала М.А. Кокурін, юрист

Штатний розклад: вирішуємо нештатні ситуації

Строго кажучи, відповідно до Кваліфікаційного довідника посад займатися складанням штатного розкладу повинен економіст по працю у Кваліфікаційний довідник посад, затв. Постановою Мінпраці від 21.08.98 № 37. Але буває, що такої посади немає навіть в великої компанії. Тому оформлення цього документа доручають і кадровикам, і бухгалтерам. Адже саме ці люди володіють інформацією про структурні підрозділи компанії, що є в них посадах і їх стані (зайнята / вакантна), кількість штатних одиниць і окладах по кожній посаді.

Так що, якщо керівник доручив вам займатися складанням штатного розкладу або внесенням до нього змін, не лякайтеся. Ми підготували для вас зразок заповнення штатного розкладу в рубриці «Документообіг» на. І наводимо відповіді на деякі запитання наших читачів, які вже взялися за цю справу.

Працівників не обов'язково знайомити зі штатним розкладом

І.М. Пекарєва, Новосибірськ

У нас немає штатного розкладу. І один незадоволений працівник став загрожувати, що поскаржиться в трудінспекцію, тому що його при прийомі на роботу не ознайомили з цим документом. Чи повинні ми були це робити?

: На думку Роструда, штатний розпис є локальним нормативним актом (ЛНА), в якому фіксіруютс я п. 1 Листа Роструда від 22.03.2012 № 428-6-1:

• склалося поділ праці між працівниками;
• умови оплати їх праці.

ТК РФ зобов'язує знайомити працівника з тими з ЛНА, які «безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю працівника» ст. 68 ТК РФ. Тому ви не зобов'язані показувати працівникові штатний розклад, якщо:

• є його підпис про те, що перед підписанням трудового договору він був ознайомлений і з посадовою інструкцією, і з ЛНА, що містить правила формування суми оплати його роботи (наприклад, це може бути положення про оплату праці) ст. 68 ТК РФ;
• розмір його окладу, доплат і надбавок вказано в трудовому договір е ст. 57 ТК РФ.

Штатний розклад зберігає той, хто за нього відповідає

М.А. Маркулов, м Казань

Чи правильно, що наше штатний розклад зберігається у кадровиків? І скільки потрібно зберігати вже недіючі штатні розписи?

Зберігати штатний розклад можна там, де зручно, - законодавчо ніяких спеціальних вимог не встановлено. Якщо згідно з вашим регламенту документообігу внесенням до штатного розпису змін / доповнень займається відділ кадрів - нехай зберігається там.

А зберігати саме розклад і накази, які змінюють його, потрібно в компанії постійно, тобто безстроково про п. 71 Переліку, затвердженого. Наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558.

У штатний розклад можна вписати посади, що заміщаються тимчасово

І.Т. Плеханова, г. Подольск

Періодично у нас виникає необхідність наймати фахівця з якості. На підставі цивільно-правового договору потрібний нам фахівець працювати не хоче. Чи можемо ми вводити в свій штатний розклад тимчасову посаду, наприклад на 3 4 місяці, щоб на цей термін приймати його за трудовим договором?

: Ви можете:

• <или> просто внести в штатний розклад таку посаду і ніяк не відзначати, що вона є тимчасовою;
• <или> вказати в штатному розкладі, що посада носить тимчасовий характер або заміщується на певний термін. Наприклад, можна вказати це в графі 10 «Примітка» форми № Т-3.

Але майте на увазі: навіть якщо в штатному розкладі ви вкажете на тимчасовий характер посади, укласти строковий трудовий договір тільки на підставі цього ви не можете. Якщо ви берете фахівця на час, в його трудовому договорі треба вказати причину «терміновості», передбачену ТК РФ. Припустимо, він приходить для виконання тимчасових чи сезонних рабо т ст. 59 ТК РФ.

Спосіб зміни штатного розкладу вибирайте самі

Т.О. Лорковіч, м.Москва

Чи можу я в одному наказі підвищити зарплату за кількома посад і затвердити новий штатний розклад?

: Будь-які зміни до штатного розпису вносяться наказом керівника організації. Спеціальних правил немає. Можна скласти такий наказ.

НАКАЗ № 13-5
про підвищення окладів і затвердження штатного розкладу

НАКАЗУЮ:

1. Встановити з 01.04.2013 оклади за посадами:
- майстер виробничої дільниці - 35 000 руб .;
- помічник майстра виробничої дільниці - 28 000 руб .;
- технолог виробничої дільниці - 38 000 руб.

2. Затвердити новий штатний розклад Можна зробити і по-іншому - вказати в вищенаведеному наказі наступне: «Внести з 01.04.2013 зміни до штатного розпису № 2 від 31.01.2010 з урахуванням підвищення окладів за вказаними в п. 1 посадам». але такий варіант підійде, Тільки якщо зміни до штатного розпису у вас вносяться рідко.
Зручніше, звичайно ж, кожен раз затверджувати нову редакцію штатного розкладу. Так простіше побачити поточну ситуацію по штату, ніж вишукувати нововведення за різними наказам з заголовком «Про внесення змін до штатного розпису» № 3 від 27.02.2013 (додається) та ввести його в дію з 01.04.2013.

І не забудьте до затвердження нового штатного розкладу укласти з працівниками, яким змінюються оклади, додаткові угоди до трудових договорів.

Викреслити зі штатного розпису можна тільки вакантну посаду

П.Р. Юдіна, м П'ятигорськ

Керівник доручив мені прибрати зі штатного розпису посаду, яку займала співробітниця, яка вийшла в декрет, а потім і у відпустку по догляду за дитиною. А я щось засумнівалася, чи можна взагалі так робити?

ПОЯСНЮЄМО КЕРІВНИКОВІ

Якщо жінка, яка перебуває у відпустці по догляду за дитиною, захоче повернутися на роботу до досягнення дитиною віку 3 років, її зобов'язані прийняти, навіть якщо її посаду викреслена зі штатного розпису.

: Ваші сумніви виправдані - «прибрати посаду», як ви говорите, можна, тільки якщо вона є вакантною. В інакше мова йде про скорочення штату.

При догляді жінки у відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами / у відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею 3 років за нею зберігається місце роботи. І скоротити її посаду не можна ні за яких обставин х статті 256, 261 ТК РФ. Ця посада вважається зайнятою, навіть якщо обов'язки по ній покладені на інших працівників.

Індексувати відпускні треба, якщо підвищувалися оклади всьому штату

І.Б. Ланина, аудитор, м Москва

Ми проводимо аудиторську перевірку компанії, де є наказ про зміну штатного розкладу в зв'язку з введенням декількох нових посад і підвищенням окладів за старими посадам. Як правильно розрахувати відпускні - з урахуванням середнього заробітку працівника, збільшеного на коефіцієнт підвищення, чи ні?

: Перш за все подивіться, підвищувалися чи оклади всім працівникам компанії, окремим співробітникам або цілого структурному підрозділу (відділу, цеху, дільниці, територіально відокремленому філії або представництва фірм и п. 16 Постанови Пленуму ВС від 17.03.2004 № 2). Залежно від цього і действуйт е п. 16 Положення, затв. Постановою Уряду від 24.12.2007 № 922:

• <если> оклади підвищувалися всім працівникам одного підрозділу або фірми без винятку, то порахуйте коефіцієнт підвищення і на нього збільште заробіток при розрахунку відпускних;
• <если> оклади підвищувалися окремим співробітникам, то не треба вважати коефіцієнт підвищення і індексувати на нього середній заробіток для розрахунку відпускних.

У штатному розкладі можуть бути вакантні посади

М.А. Пушкарьова, Пушкін

У нас звільнився інспектор з кадрів, його обов'язки наказом директора поклали на бухгалтера. Як тепер це відобразити в штатному розкладі? Чи можна взагалі виключити відділ кадрів зі штатного розпису?

: Можна, можливо. Але спочатку треба запитати у свого керівника, чи збирається він в подальшому наймати кадровиків. Якщо так, то краще штатний розклад не чіпати, нехай буде вакантна посада.

Якщо брати в компанію кадрових працівників більше не планується, можете підготувати на затвердження керівнику:

• <или> наказ про зміну штатного розкладу в зв'язку з усуненням кадрового відділу;
• <или> наказ про введення нового варіанту штатного розкладу, що не містить кадрові посади.

У штатному розкладі ставиться оклад в повному розмірі

С.Є. Хорошева, м.Санкт-Петербург

Ми беремо двох заступників директора. Але одного - на повну ставку, а другого - на півставки. Як це відобразити в штатних одиницях і що записати в графі штатного розкладу «Оклад»: цілий оклад за посадою або половину?

: У вашій ситуації штатний розклад можна заповнити таким чином:

Структурний підрозділ		Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія), кваліфікація	Кількість штатних одиниць	Тарифна ставка, оклад, руб.	Надбавки, руб.			Всього в місяць (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4	Примітка
найменування	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...
Адміністрація	01	...	...	...	...	...	...	...	...
		Заступник генерального директора	1,5	20 000	-	-	-	30 000	-

Або так:

умова про оплату пропорційно відпрацьованому часу.

За однаковим посадам не може бути різних окладів

Т.Д. Пашкевич, м.Москва

До нас зараз виходить новий працівник на вакантну посаду фахівця. Директор сказав, що у нього оклад буде вище, ніж у працівника, який вже у нас працює на такій же посаді.
А ось я сумніваюся: хіба можна в штатному розкладі поставити дві посади «фахівець» з різними окладами?

: Не можна я Лист Роструда від 27.04.2011 № 1111-6-1. Зазвичай, якщо трудінспектор при перевірці виявляє подібні розбіжності, він штрафує за порушення трудового законодавства і видає припис про встановлення однакових окладів за однаковими посади м Визначення Санкт-Петербурзького міського суду від 14.11.2011 № 33-16864.

НАГАДУЄМО КЕРІВНИКОВІ

Встановити різні оклади людям, які працюють на однакових позиціях, не можна. Якщо якомусь працівникові хочеться платити більше, ніж іншим на тій же посаді, можна або перейменувати його посаду, або встановити йому якісь надбавки.

Тому обговоріть з керівником внесення змін до штатного розпису:

• <если> у вас в компанії локальним нормативним актом (можливо, положенням про оплату) передбачено будь-яких компенсаційні або стимулюючі надбавки до окладу, то запишіть цим працівникам однакові оклади, а для фахівця більш високого рівня встановіть надбавки. Подивіться, які підходять надбавки є у внутрішньому акті компанії. Наприклад, надбавка за знання іноземної мови, за професійну майстерність, за виконання особливо важливих завдань і т. Д .;
• <если> у вас в компанії немає ніяких надбавок до окладів, то запишіть в штатному розкладі різні назви посад. Припустимо, фахівець і ведучий (старший, головний) фахівець. І не забудьте підготувати окрему посадову інструкцію провідного спеціаліста, якщо у вас її немає.

Штатний розклад: форма і зміст 14.04.2015

Штатний розклад: форма і зміст

Особливий локальний акт - штатний розклад. Це дуже важливий і обов'язковий документ.

Увага, не плутати!

У роботодавців іноді складаються «схожі» на штатний розклад документи: «Структура і штатна чисельність» або «Заміщення посад і штатна розстановка». Ці документи не тотожні зі штатним розкладом, і їх наявність не виключає обов'язки роботодавця вести штатний розклад. документ «Структура і штатна чисельність» містить перелік структурних підрозділів за ступенем значущості для підприємства (спочатку адміністрація, за нею бухгалтерія, після виробничі підрозділи і ін.). Усередині структурних підрозділів наводиться список посад в ієрархічному порядку із зазначенням у відповідній графі кількості штатних одиниць по кожній посаді.

документ «Заміщення посад і штатна розстановка» - це робочий варіант штатного розкладу. Він складається на основі штатного розкладу, і в нього вносяться прізвища та ініціали (або прізвища, імена та по батькові) працівників навпроти кожної посади, передбаченої штатним розкладом.

Форма і зміст штатного розкладу

Держкомстат РФ постановою від 05.01.2004 N 1 затвердив уніфіковану форму штатного розкладу - форму № Т-3.

Згідно ч. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон про бухоблік), який вступив в силу з 01.01.2013: «Форми первинних облікових документів стверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Форми первинних облікових документів для організацій державного сектора встановлюються відповідно до бюджетного законодавства Російської Федерації ».

Керуючись цим положенням, тепер роботодавці самостійно затверджують форму штатного розкладу.

Однак на сьогоднішній день вони, як правило, приймають для себе ту ж форму, яку затвердив Держкомстат, при цьому часом доповнюють її необхідними їм графами і стовпцями.

Наведемо «першоджерело».

Саме цю форму зазвичай беруть за основу роботодавці при розробці свого варіанту.

Вказівки щодо заповнення первинної кадрової документації (до постанови Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1) містять рекомендації з оформлення штатного розкладу, які цілком можна застосувати і до тих випадків, коли роботодавці вдосконалять форму штатного розкладу:

«При заповненні графи 4 кількість штатних одиниць за відповідними посадами (професіями), за якими передбачається зміст неповної штатної одиниці з урахуванням особливостей роботи за сумісництвом відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, вказується у відповідних частках, наприклад, 0,25; 0,5; 2,75 та ін.

У графі 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін.» вказується в рублевому численні місячна заробітна плата по тарифної ставки (окладу), тарифну сітку, відсотку від виручки, частці або відсотку від прибутку, коефіцієнту трудової участі (КТУ), коефіцієнту розподілу і ін. в залежності від системи оплати праці, прийнятої в організації в відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, колективними договорами, трудовими договорами, угодами і локальними нормативними актами організації.

У графах 6-8 «Надбавки" показуються стимулюючі і компенсаційні виплати (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством Російської Федерації (наприклад, північні надбавки, надбавки за науковий ступінь і ін.), А також введені за рішенням організації (наприклад, пов'язані з режимом або умовами праці).

При неможливості заповнення організацією граф 5-9 в рублевому численні зв'язку із застосуванням відповідно до чинного законодавства Російської Федерації інших систем оплати праці (бестарифная, змішана та ін.) Зазначені графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (наприклад, у відсотках, коефіцієнтах і ін. ).

Стверджується наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженим ним на це особою».

При розробці та затвердженні своєї форми штатного розкладу роботодавець може доповнити форму новими необхідними йому графами і стовпцями (Наприклад, для включення відомостей про премії, відрядної системі оплати).

При заповненні форми штатного розкладу важливо контролювати, щоб відомості (оклади, кількість штатних одиниць, найменування посад) відповідали реальному стану справ та інших документів, не суперечили закону.

Структурні підрозділи в штатному розкладі

Найменування структурних підрозділів пишуться повністю, без скорочень.

В якій послідовності вказуються структурні підрозділи? Закон не відповідає на це питання, залишаючи його на розсуд роботодавців. На практиці використовуються різні підходи:

За ступенем значущості (спочатку адміністрація, за нею бухгалтерія, після виробничі підрозділи і ін.),

У порядку зменшення чисельності структурних підрозділів,

В алфавітному порядку.

У деяких компаніях приймаються інструкції з кадрового діловодства, в яких в числі інших нюансів заповнення кадрової документації визначається і послідовність вказівки структурних підрозділів в штатному розкладі.

Якщо чисельність працівників у роботодавця невелика і структурних підрозділів просто немає, то графу 1 можна не заповнювати. Також на практиці в таких випадках можуть ставитися прочерки.

Деякі роботодавці не включають до штатного розпису такі структурні підрозділи, як філії та представництва, Помилково вважаючи, що вони повинні мати свої окремі штатні розписи. Це не так.

Штатний розклад повинен вести роботодавець.

Ми вважаємо, що філії та представництва не повинні затверджувати свої штатні розписи, оскільки не є самостійними юридичними особами, Самостійними роботодавцями (ст. 20 ТК РФ).

У штатному розкладі організації слід відобразити всю структуру організації, всі її підрозділи, в тому числі філії та представництва.

Для зручності роботи для філій і представництв виготовляють копії штатного розкладу або виписки з нього.

В графі «код» вказуються коди структурних підрозділів, які присвоєні роботодавцем. Коди дозволяють без праці визначити місце кожного відділу або групи в загальній структурі організації.

Найменування посад, професій, спеціальностей в штатному розкладі

Найменування кожної посади (спеціальності, професії) вказують повністю, без скорочень.

Згідно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, якщо відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами з виконанням робіт по певним посадам, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій і пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій або спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, зазначеним в кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку, що встановлюється Кабінетом Міністрів України, або з відповідними положеннями професійних стандартів.

Посади (спеціальності, професії) зазвичай вказуються по старшинству, тобто в ієрархічному порядку: керівник, заступники, фахівці, технічні виконавці і т.д.

Якщо є посади (спеціальності, професії), які не перебувають ні в одному структурному підрозділі, то їх можна оформити як «інший персонал».

Зарплата працівників в штатному розкладі

Не можна встановлювати зарплати нижче встановленого законом мінімуму.

Згідно ч. 3 ст. 133 ТК РФ місячна заробітна плата працівника, повністю відпрацьованого за цей період норму робочого часу і виконав норми праці (трудові обов'язки), не може бути нижче мінімального розміру оплати праці.

Згідно ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ місячна заробітна плата працівника, який працює на території відповідного суб'єкта Російської Федерації і перебуває в трудових відносинах з роботодавцем, відносно якого діє регіональна угода про мінімальну заробітну плату, не може бути нижчим від розміру мінімальної заробітної плати в цьому суб'єкті Російської Федерації за умови, що зазначеним працівником повністю відпрацьована за цей період норму робочого часу і виконані норми праці (трудові обов'язки).

У штатному розкладі не можна встановлювати різні оклади для однакових посад і «вилки» окладів.

Згідно ст. 22 ТК РФ роботодавець зобов'язаний забезпечувати працівникам рівну оплату за працю рівної цінності, тому якщо Ви двом бухгалтерам, які працюють за однією посадової інструкції (Тобто з однаковими посадовими обов'язками), поставите різні оклади, то, на нашу думку, це не буде відповідати закону.

Деякі роботодавці встановлюють в штатному розкладі «вилки» окладів, тобто в графі, де має вказуватися розмір окладу, пишуть, наприклад, «від 20 000 до 30 000».

Можливості встановлення «вилок» окладів трудове законодавство не передбачає.

Згідно ст. 129 ТК РФ оклад (посадовий оклад) - фіксований розмір оплати праці працівника за виконання трудових (посадових) обов'язків певної складності за календарний місяць без обліку компенсаційних, стимулюючих і соціальних виплат.

Згідно ст. 57 ТК РФ обов'язковими для включення в трудовий договір є умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки або окладу (посадового окладу) працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати).

Якщо Ви встановите «вилку» окладу в штатному розкладі і потім ще і в трудовому договорі працівника, то, на нашу думку, це не буде відповідати закону. З даної ситуації можна вийти законним шляхом, встановивши фіксований оклад і відповідні надбавки, премії.

Книга призначена здебільшого новачкам в кадровому діловодстві, але буде дуже корисна і досвідченим фахівцям зі стажем, провідним кадрову роботу в організаціях і у підприємців. У першому томі докладно розповідається про оформлення різних кадрових документів, про прийом працівників на роботу, переведення на іншу роботу і інших змінах умов трудового договору (за згодою сторін і за ініціативою роботодавця), переміщеннях працівників на інше робоче місце, Про відсторонення від роботи, дорученні працівнику додаткової роботи в порядку суміщення посад (професій), розширення зон обслуговування, збільшення обсягу робіт, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, стосується захисту комерційної таємниці роботодавця і персональних даних працівників.