Побудувати ефективну і просту систему формування основних управлінських звітів за відносно короткий термін під силу будь-якої компанії. Адже такі звіти базуються на тій інформації, якою, як правило, має кожне підприємство.

У міру розвитку бізнесу принципове значення для його стійкості і можливості подальшого розвитку починає грати здатність менеджменту контролювати основні параметри діяльності компанії. Найбільш наочну і повну картину стану підприємства дають управлінські звіти - про рух грошових коштів, про прибутки і збитки та управлінський баланс.

Скачайте корисні документи:

Вихідна інформація для формування управлінських звітів

Формування основних управлінських звітів базується на тій інформації, якою, як правило, має будь-яка компанія.

По-перше, на кожному підприємстві є повна інформація про рух грошових коштів. Це можуть бути як дані бухгалтерського обліку (виписки по рублевих і валютних рахунках, касові звіти, розрахунки з підзвітними особами), так і відомості, які можуть бути відсутніми в даних бухгалтерського обліку, наприклад з реєстру розрахунків між окремими бізнесами в рамках холдингу та інше. По-друге, будь-яке підприємство в тому чи іншому вигляді має в своєму арсеналі звіти, що характеризують стан і динаміку найбільш важливих активів і зобов'язань. Так, з упевненістю можна сказати, що на кожному підприємстві ведеться облік товарно-матеріальних запасів, взаєморозрахунків з покупцями і постачальниками продукції чи інших активів і зобов'язань, які істотні для даного виду бізнесу.

Найчастіше зазначена інформація міститься в декількох програмних продуктах, через що дані одержуваних звітів не завжди відповідають один одному. Незважаючи на це, наявності даної інформації досить для того, щоб приступити до формування основних управлінських звітів.

При цьому в процесі формування управлінського балансу будуть автоматично виявлені всі невідповідності у звітах, і, відповідно, будуть виявлені джерела виникнення витрат, які раніше просто ігнорувалися.

Найзручніше складати уравленческіе звіти в Excel. Цей програмний продукт володіє відмінними засобами аналізу і обробки даних, в тому числі коли йдеться про великих масивах інформації. До речі, є зручний сервіс для ведення управлінського обліку в хмарі і ніякі звіти в Excel вам більше не знадобляться. .

Особистий досвід
Сергій Дмитрієв,

План впровадження управлінського обліку

Перш ніж формувати звіт про рух грошових коштів, необхідно провести наступні процедури, які забезпечать згодом отримання інформації в необхідному розрізі і з необхідним ступенем деталізації.

1. Аналіз структури підприємства. Якщо підприємство веде кілька незалежних напрямків діяльності, то управлінський облік по ним доцільно вести окремо. Слід виділити для кожного напрямку ті рахунки руху грошових коштів, які його обслуговують. При наявності рахунків, які обслуговують відразу кілька видів бізнесу, найпростіше сформувати внутрішньофірмовий розрахунково-касовий центр (РКЦ) і включити в нього всі подібні рахунки. При цьому для формування звіту про рух грошових коштів по кожному з видів бізнесу слід використовувати виписки з РКЦ по операціях, що відносяться до даного напрямку.

2. Аналіз структури окремого напряму бізнесу. При необхідності можна виділити підрозділи, в розрізі яких менеджмент компанії хотів би бачити звіт. Дана деталізація грає важливу роль при складанні бюджетів руху грошових коштів компанії за підрозділами. Якщо на початковому етапі не передбачити такий аналітичний розріз інформації, то в подальшому не буде механізму для контролю виконання бюджетів кожним з підрозділів.

3. Формування плану статей руху грошових коштів. Це також важливий крок, від якого буде залежати наочність кінцевого звіту. Однак побудова плану статей - досить проста і стандартна процедура, тому в рамках цієї статті не має сенсу зупинятися на її описі.

Якщо виконані всі вищеописані попередні заходи, то подальше формування звіту про рух грошових коштів являє собою досить просту технічну роботу. В MS Excel необхідно створити форму необхідного звіту. Потім потрібно імпортувати з відповідних програм виписки по рахунках руху грошових коштів і, написавши відповідні формули, підсумовувати на зведеному аркуші звіту оборотів дані по кожній з статей руху грошових коштів. Також досить просто і корисно зробити окремі звіти з розшифровками кожної зі статей руху грошових коштів в розрізі елементарних операцій. Приклад такого звіту наведено в табл. 1.

Таблиця 1Розшифровка статті 15. Оренда приміщень

Дата	Рахунок руху грошей	Прихід (руб.)	Витрата (руб.)	опис		Стаття	Сальдо за статтею (руб.)
				контрагент	Примітка	ОДДС
							0,00
12.03.06	Розр. рахунок		152 000,00	ТОВ "Складські послуги"	Оренда за травень	15.1.	152 000,00
14.03.06	Розр. рахунок		359 700,00	ТОВ "Оренда офісів"	Оренда за травень	15.1.	511 700,00
15.03.06	Розр. рахунок		87 705,53	ВАТ "Мосенерго"		15.2.	599 405,53
18.03.06	каса		140 000,00	ЧОП "Граніт"		15.3.	739 405,53
18.03.06	Розр. рахунок		359 700,00	ТОВ "Оренда офісів"	Оренда за квітень	15.1.	1 099 105,53
21.03.06	Розр. рахунок		221 670,73	ВАТ "Теплові мережі"	Теплоенергія за березень	15.2.	1 320 776,26
28.03.06	РКЦ		12 000,00	ТОВ "Оренда обладнання"		15.1.	1 332 776,26
РАЗОМ:		0,00	1 332 776,26				1 332 776,26
			Зведена інформація по підстатті
			15.1.	Оренда приміщень	883 400,00
			15.2.	Комунальні платежі	309 376,26
			15.3.	охорона	140 000,00
			РАЗОМ:		1 332 776,26

Ці нескладні процедури, які можна реалізувати за дуже короткий період часу (від одного тижня до місяця залежно від структури підприємства), дозволяють налагодити повний контроль над надходженням і витрачанням грошових коштів. Крім того, формування звіту про рух грошових коштів дозволяє приступити до формування бюджету руху грошових коштів в розрізі вибраних підрозділів і статей, а також контролювати виконання даних бюджетів, що істотно підвищує фінансову дисципліну на підприємстві.

Особистий досвід
Микола Синіцин,

На початковому етапі створення компанії необхідно було в стислі терміни здійснити організацію управлінського обліку і формувати основні управлінські звіти, щоб забезпечити контроль керуючої компанії за комерційною і фінансовою діяльністю регіональних підрозділів. Спочатку було прийнято рішення про розробку та впровадження єдиної автоматизованої системи управління підприємством, що включає в себе управлінський, бухгалтерський та податковий облік на базі 1С.

Однак було ясно, що розробка програми займе чимало часу. У зв'язку з цим на першому етапі розвитку компанії управлінський облік в регіональних торгових і виробничих підрозділах вівся за методикою, описаною автором в цій статті. Це дозволило керуючої компанії в період розробки автоматизованої облікової системи вести роботу з регіональними підрозділами з планування, обліку і контролю їх діяльності і в процесі допрацьовувати принципи і алгоритми звітності, що підлягають автоматизації.

Управлінський баланс і звіт про прибутки і збитки

Відразу відзначимо, що формування цих двох управлінських звітів - єдиний нероздільний процес. Практично неможливо скласти коректний звіт про прибутки і збитки, якщо паралельно з ним не складати управлінський баланс.

Для формування звітності будуть потрібні звіт про рух грошових коштів та звіти, що описують зміни основних активів і зобов'язань компанії. На підставі даних, взятих з цих звітів, будуть зроблені основні проводки, що формують звіт про прибутки і збитки та зміни управлінського балансу.

Перш ніж приступити до складання звітів, необхідно проаналізувати структуру активів, зобов'язань, доходів і витрат підприємства і скласти план рахунків і статей доходів і витрат для побудови звіту про прибутки і збитки.

Для наочності розглянемо методику формування управлінського балансу і звіту про прибутки і збитки на конкретному прикладі. Припустимо, що підприємство займається торгово-закупівельною діяльністю, платить податки в бюджет і співробітникам зарплату. Всі інші аспекти діяльності підприємства в даному прикладі ми розглядати не будемо, оскільки вони ніяк не впливають на методику формування звітності.

Для такого підприємства спрощений план рахунків управлінського балансу і план статей звіту про прибутки і збитки можна представити у вигляді табл. 2 і табл. 3.

Таблиця 2. структура рахунків

Таблиця 3 Структура статей звіту про прибутки і збитки

Слід зазначити, що за своєю суттю звіт про прибутки та збитки є розшифровкою змін за статтею балансу "Прибуток" за звітний період. Саме з цієї причини формування звіту про прибутки і збитки без складання балансу, як правило, призводить до некоректних результатів.

Включення в план рахунків управлінського балансу допоміжного рахунку (04) пов'язане з необхідністю виділити все розбіжності між даними різних звітів для їх подальшого аналізу і усунення (або списання на фінансовий результат звітного періоду).

Тепер розглянемо управлінські звіти, що вимагаються нам для роботи, і можна порівняти кожного значення в звітах певну проводку по рахунках балансу, а в разі, якщо проводка стосується рахунку "Прибуток", то і проводку за статтями звіту про прибутки і збитки (табл. 4, табл. 5, табл. 6, табл. 7).

Таблиця 4. Звіт про рух грошових коштів

Назва статті	сума	Приклад в цифрах	проводка
Залишок на початок періоду	Співпаде зі статтею 01 балансу на початок періоду	35	–
Надходження від продажу	A '	1000	№ 1 Дт 01. Кт 04.
оплата постачальникам	B '	800	№ 2 Дт 04. Кт 01.
Заробітня плата	C '	105	№ 3 Дт 06. Кт 01.
податки	D '	110	№ 4 Дт 07. Кт 01.
Залишок на кінець періоду	Співпаде зі статтею 01 балансу на кінець періоду	20	–

Таблиця 5 Звіт про розрахунки з покупцями

В цьому і наступних прикладах при здійсненні проводок за рахунком 08. "Прибуток" в якості додаткової аналітики будемо вказувати статтю звіту про прибутки і збитки, що дозволить нам коректно сформувати даний звіт.

Слід звернути увагу на те, що значення A 'в звіті про рух грошових коштів і A' 'в звіті про розрахунки з покупцями є один і той же параметр. Однак повного збігу цих значень досягти на практиці вдається далеко не завжди. В даному прикладі А 'і А' 'рівні відповідно 1000 і 1002. Така розбіжність може бути зумовлене різними причинами - наявність людського фактора, формування звітів в різних валютах без коректного обліку курсових різниць і т.д.

Проводки, пов'язані з цими сумами, зроблені транзитом через допоміжний рахунок 04. При цьому різниця між A 'і A' 'залишається поки що на рахунку 04. Таким же чином слід чинити з усіма аналогічними параметрами, які присутні в двох звітах. В даному прикладі це стосується параметрів A, B і F.

Таблиця 6. Звіт про рух товарів

Таблиця 7. Звіт про розрахунки з постачальниками

Після того, як зроблені проводки відповідно до даних, отриманими з розглянутих вище управлінських звітів, ми отримуємо частково готовий управлінський баланс. При цьому статті балансу 01, 02, 03 і 05 сформовані остаточно, оскільки сальдо по цих рахунках було розраховане на підставі наявних у розпорядженні звітів. Статті 06 і 07 (і, відповідно, 08) вимагають додаткових проводок, пов'язаних з нарахуванням витрат по заробітної плати і податків. Це легко реалізувати, здійснивши такі проводки, зазначені в табл. 8.

Таблиця 8. Додаткові операції за статтями балансу, що не мають спеціалізованих звітів

Тепер залишилося лише розібратися із залишками на рахунку 04, що представляє собою суму відхилень між аналогічними даними в різних звітах. Якщо подібні відхилення істотні і причина їх виникнення неочевидна, слід проаналізувати дані звітів, виявити джерело розбіжностей і при необхідності внести коригування, що усувають причину їх появи. Якщо ж сума цих відхилень незначна або відома їх причина, то слід обнулити рахунок 04 за рахунок віднесення цих сум на відповідні статті звіту про прибутки і збитки.

Припустимо, відхилення A 'від A' 'і B' від B '' в розглянутому нами прикладі пов'язані з курсовими різницями (звіти формувалися в різних валютах). Відхилення F 'від F' 'обумовлено тим, що в звіті про рух товарів не враховується прихід будь-якої несуттєвою частини асортименту (наприклад, пакувального матеріалу). В такому випадку можна обнулити допоміжний рахунок 04 проводками, зазначеними в табл. 9.

Таблиця 9, Додаткові операції по допоміжному балансовим рахунком

Таким чином, нам вдалося побудувати систему проводок, які формують звіт про прибутки і збитки і зміна управлінського балансу за звітний період. При цьому були використані дані, взяті зі стандартних звітів, що формуються на будь-якому підприємстві. І, незважаючи на те що в реальності структура балансу, звіту про прибутки і збитки та форми звітів, які використовуються при такому підході, має більш складний вид, ніж у наведеному прикладі, дана методика може бути легко застосована практично на будь-якому підприємстві.

Особистий досвід
Микола Синіцин,начальник управління планування та обліку ВАТ "Торгова компанія" Алко-Трейд "

До сильних сторін подібної методики я відніс би можливість досить швидкої організації управлінського обліку на підприємстві та незалежність від використовуваних облікових програмних продуктів. До недоліків - те, що даний механізм в більшою мірою орієнтований на фінансову частину управлінської звітності.

На практиці ж для оперативного управління підприємством потрібно і інша важлива інформація, необхідна для поглибленого аналізу, контролю та управління продажами, складськими залишками, взаєморозрахунками з покупцями і т.д. Іншими словами, описуваний автором управлінський експрес-облік недостатньо глибоко проникає в бізнес-процеси на підприємствах. Якщо такі завдання вирішені в рамках існуючих облікових систем, то застосування описаної методики формування звітності в якості тимчасового заходу цілком виправдано.

Крім того, до недоліків такого підходу слід віднести те, що у працівників філій компанії, в яких впроваджується управлінський облік, виникають додаткові затрати праці - їм доводиться вести облік для себе і облік для головної компанії, який для них, природно, залишається вторинним. Це часто призводить до розбіжностей між даними обліку і реальною ситуацією на підприємстві.

Сергій Дмитрієв,фінансовий директор ТОВ "Алюдеко-К" (м Кострома)

Можливість в найкоротші терміни створити наочну систему управління фінансами підприємства, не витрачаючи відчутних ресурсів і не вносячи істотних змін в існуючі облікові програми, безумовно, є сильною стороною розглянутої методики. Що стосується недоліків, то на практиці доводиться стикатися з певними складнощами при аналізі розбіжностей в даних різних звітів. Природно, масштаб цієї проблеми сильно залежить від якості ведення первинної документації на підприємстві.

У табл. 10 наведено приклад розрахунку зміни по рахунках управлінського балансу і статтями звіту про прибутки і збитки відповідно до проводками, зробленими вище.

Таблиця 10. Розрахунок змін по рахунках управлінського балансу і статтями звіту про прибутки і збитки за звітний період

номер проводки	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Разом
активи
01. Грошові кошти	1000	–800	–105	–110												–15
02. Розрахунки з покупцями					1300	–1002										298
03. Товари							950	–968								–18
04. Допоміжний рахунок	–1000	800				1002	–950		947	–804			–2	4	3	0
пасиви
05. Розрахунки з постачальниками									947	–804						143
06. Розрахунки з персоналом			–105								127					22
07. Розрахунки з бюджетом				–110								118				8
08. Прибуток					1300			–968			–127	–118	–2	4	3	92
Статті звіту про прибутки і збитки
08.01. Виручка від продажів					1300											1300
08.02. Вартість реалізованої продукції								968								968
08.03. Заробітня плата											127					127
08.04. податки												118				118
08.05. Курсові різниці													2	–4	–3	–5

думка практика
Ірина Караваєва, керівник відділу фінансового контролю та аналізу ВАТ "Російська електроніка"

На мій погляд, основна мета організації управлінського обліку на підприємствах - забезпечення менеджерів прозорою та оперативною інформацією для прийняття управлінських рішень. Це дозволяє вирішити головні проблеми бухгалтерського обліку:
- відсутність оперативної звітності (законодавчо встановлено квартальну звітність);
- відсутність прозорості в інформації (методично рекомендовано виділяти тільки 5 груп витрат).

Таким чином, при формуванні управлінського балансу і звіту про прибутки і збитки акцент робиться на впровадженні додаткового обліку по життєво важливим для управління підприємства численних статтях видатків і доходів, напрямків діяльності, тобто забезпеченні принципу прозорості звітності.

Слід також зазначити, що відповідно до законодавства, всі підприємства зобов'язані вести бухгалтерський облік і формувати бухгалтерську звітність (винятком є \u200b\u200bпідприємства, які перейшли на спрощену систему оподаткування, але навіть в цьому випадку, вони мають спрощену бухгалтерську звітність). Тому, з одного боку, можна погодитися з автором у тій частині, що всі підприємства спочатку мають всі необхідні звіти по фінансово-господарської діяльності для організації управлінського обліку і звітності, але, з іншого боку, запропонований алгоритм не враховує той факт, що впроваджуються форми вже є на підприємстві.

Якщо розцінювати статтю як алгоритм постановки управлінського обліку на підприємствах зі спрощеною схемою оподаткування, які звільнені від формування звіту про рух грошових коштів та балансу (крім звіту за основними засобами та нематеріальними активами), то, на мій погляд, запропонована методика містить такі неточності:

1. Формування звіту про рух грошових коштів. Алгоритм не охоплюють діяльності допоміжних, що забезпечують, адміністративних підрозділів, також не акцентовано увагу на формуванні cash flow по операційній, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства. Іншими словами, основна мета впровадження звіту про рух грошових коштів - побудова системи управління грошовими потоками підприємства і їх оптимізація - не буде досягнута. Так, акумулювання потоків за основними напрямками діяльності, а далі деталізація цих потоків в розрізі підрозділів за статтями руху грошових коштів не дозволить виявити чистий потік грошових коштів по всій операційної діяльності, а також по інвестиційної та фінансової діяльності.
2. Формування управлінського балансу і звіту про прибутки і збитки. У статті представлений алгоритм формування бухгалтерського балансу, при цьому для опису процесу використані умовні рахунки і кодифікація. Це, на мій погляд, вносить деяку плутанину, тому що відповідно до нормативними документами існує план бухгалтерського обліку, який було б логічно використовувати.

Управлінська звітність - це документ, що відображає головні процеси, які здійснювалися підприємством в Причому кожна організація має право самостійно визначати конкретні складові елементи такого документа. Головним чином, звітність орієнтується на її користувачів, і зміст залежить від їх вимог і яка їх цікавить.

Однак, як і при складанні будь-якого документа на підприємстві, існують основні принципи, на яких управлінська звітність базується. В першу чергу, вона повинна здійснюватися за принципом простоти. Не варто перевантажувати документ зайвою і непотрібною конкретного користувача інформацією, варто включати тільки важливі показники. Крім того, слід чітко визначити його розмір, наприклад, один А3. Це також допоможе вибрати найбільш цікаві та інформативні факти. Але головне: управлінська звітність повинна підкорятися принципом оперативності, тобто, її зміст має дозволяти користувачеві вживати ефективних заходів для вдосконалення діяльності організації. Простіше кажучи, надана інформація повинна бути своєчасною.

Регулярне складання такого документа дозволить керівникові бути впевненим в ефективності подальшого функціонування компанії, так як персонал буде діяти відповідно до розроблених вказівок. Крім того, фахівець зобов'язаний виконати всю роботу щодо заповнення звіту протягом встановленого терміну. При цьому вся інформація повинна бути зрозуміла менеджеру конкретного ланки, для якого вона призначена. Правильно оформлена і грамотно складена управлінська звітність в повній мірі відображає діяльність підприємства і не провокує виникнення додаткових питань.

Так як керівний персонал підприємства може сам визначати зміст даного документа, То і форма його надання також вибирається на власний розсуд. Умовно існує три способи відображення інформації: графічний, текстовий і у вигляді таблиці. Як правило, фахівець спирається на користувача. Наприклад, для бухгалтера найбільш зручним і зрозумілим буде табличний звіт, а всі поправки і пояснення можна надати у вигляді текстової записки. У той час як інвестору або співробітнику аналітичного підрозділу легше оцінити стан справ з допомогою графіків.

Окремо хочеться поговорити про терміни надання звітів, так як цей фактор визначає її актуальність, а, отже, і своєчасність прийнятих рішень. Отже, зазвичай використовується поділ на коротко- і середньострокову звітність, також існує періодична. Остання передбачає відображення показників, що дозволяють розробити конкретні заходи на тривалий термін, Тобто, визначити стратегічні цілі компанії.

Документом, найбільш повноцінно відображає динамічність функціонування підприємства, вважається короткострокова управлінська звітність. Приклад її виступає в формі щоденних і щотижневих збірників показників, на основі яких розробляють конкретні заходи на наступний період. Головними користувачами на даному рівні вважаються менеджери середньої ланки.

Середньострокова управлінська звітність складається щомісяця. Вона містить не тільки показники за минулий період, а й прогнозні значення подальшої діяльності. Надається в основному керівному складу, так як саме вони можуть прийняти рішення про необхідність ввести деякі корективи в Такий документ може надати значну допомогу компанії і однозначно позитивно впливає на Адже менеджери і керівники бачать, чого варто очікувати від майбутнього періоду при збереженні колишніх позицій.

Основний ялиною формування управлінської звітності є задоволення інформаційних потреб управління всередині фірми шляхом надання показників в натуральному і вартісному вигляді, завдяки яким можна оцінити, проконтролювати, спланувати і спрогнозувати діяльність її підрозділів.

Складання такої звітності здійснюється в добровільному порядку. Її не потрібно направляти в органи контролю.

Управлінська звітність - що в неї входить

У структурі управлінської звітності, що стосується посад ген. директора і його заступників, можуть бути прописані такі відомості:

• Собівартість виготовлених продуктів;
• Характеристика незавершеного процесу виготовлення продукції;
• Обсяги виготовлення товарів, які направляються на склад;
• Обсяги матеріалів і напівфабрикатів, які використовуються при виготовлення товарів.

Формування управлінської звітності

Формування управлінської звітності здійснюється в наступному порядку:

1. З'ясування у ген. директора, а також його заступників, які дані йому потрібно подавати і з якою періодичністю.
2. Дізнатися у бухгалтера компанії основні подробиці.
3. Формування документації, в якій будуть відображені основні показники діяльності. Працівник, який несе відповідальність за складання звітності, може формувати таку документацію окремо для кожного керівного органу.
4. Безпосереднє складання звіту.

Складання управлінської звітності

До складання управлінської звітності ставляться такі вимоги:

• Відомості, що містяться в звіті, повинні повністю відповідати меті, заради якої формується цей звіт;
• У звіті не повинно бути упередженої думки і суб'єктивних оцінок;
• Звіт повинен бути зіставлений з планами;
• Звіт не повинен містити зайвих відомостей - чим він менший, тим простіше осмислити його зміст.

Управлінська звітність - приклад

Наведемо приклад структури управлінської звітності:

Дмитро Рябих Генеральний Директор ТОВ «Альт-Інвест», Москва

На які питання Ви знайдете відповіді в цій статті

• У чому відмінність фінансової та управлінської звітності від бухгалтерської.
• Які практичні висновки дозволяє зробити аналіз рентабельності продажів
• Які показники управлінської звітності повинні бути відомі Генеральному директору
• На що звертають увагу потенційні інвестори

Є три види звітності компанії: бухгалтерська (податкова), фінансова і управлінська. Розберемося, у чому особливості кожної з них.

Бухгалтерську (податкову) звітність складають всі російські компанії. Ця звітність містить «Бухгалтерський баланс», «Звіт про фінансові результати», податкові декларації і ряд інших форм. Цікава вона тим, що підлягає перевірці державними органами, саме тому бухгалтерська звітність - перше, що захочуть вивчити Ваші кредитори або партнери компанії. Однак якщо Ваша компанія використовує в роботі сірі схеми, то дані звітності будуть спотворені, і Ви навряд чи зможете адекватно оцінити ситуацію в компанії. Саме тому в компанії повинна бути ще або фінансова і управлінська звітності, або просто управлінська.

Фінансова звітність зовні може походити на бухгалтерську (податкову). Однак фінансова звітність має важливе відмінність. Її складають не з міркувань відповідності законодавчим нормам і оптимізації податків, а орієнтуючись на найбільш точне відображення реальних фінансових процесів в бізнесі. Це, наприклад, стосується обліку зобов'язань, списання витрат, амортизації, оцінки акціонерного капіталу.

Управлінська звітність концентрується на внутрішніх аспектах підприємства. Наприклад, це можуть бути будь-які виробничі дані (таку управлінську звітність для Вас може готувати директор з виробництва), інформація про роботу з дебіторами і кредиторами, дані по запасах і тому подібні цифри. Чи не відображаючи повної картини бізнесу, управлінська звітність дає хорошу основу для постановки завдань і контролю їх досягнення. Особливо важливо складати управлінську звітність в невеликих і середніх компаніях, які не всі дані проводять офіційно. По суті, тільки керуючись управлінської звітністю, Ви зможете оцінити реальний стан справ в компанії (див. Також Два принципу роботи з будь-звітністю).

Ключові показники фінансової звітності

Фінансову звітність складають, як правило, на великих підприємствах. При цьому керуються міжнародними стандартами фінансової звітності (МСФЗ) або американським стандартом GAAP. Керівникам же невеликих і середніх компаній я рекомендую описані нижче показники формувати хоча б в рамках управлінської звітності. Цю роботу Ви можете доручити фінансовому директору або головному бухгалтеру.

1.Рентабельность продажів.це найважливіший показник, Саме на нього Вам потрібно звернути увагу в першу чергу. Рентабельність продажів, тобто відношення чистого прибутку до обороту, ніколи не розраховують на основі бухгалтерської звітності, тут потрібен саме фінансовий звіт. Якщо його немає, то тоді Вам слід аналізувати управлінську звітність. Зростання рентабельності продажів - це добре, а падіння вказує на проблеми. Норма рентабельності зазвичай визначається самими підприємством; її значення залежить від сектора ринку, обраної стратегії і ряду інших чинників.

Висока рентабельність - сигнал до того, що компанія може набагато вільніше вкладати кошти в довгострокові проекти і витрачатися на розвиток бізнесу і підвищення конкурентоспроможності. Успіх треба розвивати і закріплювати. При низькій рентабельності необхідно визначити набір заходів, спрямованих або на зростання продажів, або на зниження собівартості. Або ж прагнути вплинути і на продажу, і на собівартість. Наприклад, можна знизити інвестиції в довгострокові проекти, постаратися позбутися від невиробничих витрат.

2.Оборотние капітал. Аналізувати оборотний капітал Ви можете як на основі фінансової, так і на основі бухгалтерської звітності. Однак висновки будуть різними. У фінансовій звітності оцінюється якість фактичного управління оборотним капіталом. Аналіз включає вивчення таких найбільш поширених показників:

• оборотність запасів (відображає швидкість реалізації запасів, при цьому висока оборотність запасів підвищує вимоги до стабільності поставок матеріалів і може позначитися на стійкості бізнесу);
• оборотність дебіторської заборгованості (показує середній час, необхідний для стягнення цієї заборгованості, відповідно низьке значення коефіцієнта може свідчити про труднощі зі стягненням коштів);
• оборотність кредиторської заборгованості.

Запаси і дебіторська заборгованість - це кошти, заморожені в поточних бізнес-процесах компанії. Якщо вони великі, то компанія стане малорухомої, буде приносити акціонерам низький прибуток, зажадає залучення кредитів. Але з іншого боку, зниження запасів може поставити під удар виробництво або торгівлю, а жорсткі вимоги до дебіторів вплинуть на привабливість Вашої компанії для потенційних клієнтів. Кожна компанія повинна визначити для себе оптимальні значення показників і серед завдань фінансового менеджменту, якими треба цікавитися Генеральному директорові, не останнє місце займають регулярний контроль рівня оборотного капіталу.

Кредиторська заборгованість при збільшенні може давати безкоштовний джерело фінансування. Але, як і з дебіторською заборгованістю, її не можна просто нарощувати - це вплине на ліквідність і платоспроможність компанії. Тут теж слід визначити оптимальне значення, до якого слід прагнути.

Аналіз статей оборотного капіталу на основі бухгалтерської звітності (зокрема, розділу II бухгалтерського балансу «Оборотні активи») покаже Вам, наприклад, наскільки добре в компанії налагоджений документообіг. Для цього порівняйте оборотність з бухгалтерського балансу з оборотністю, підрахованої за даними фінансової або управлінської звітності, а також з Вашими оптимальними значеннями. Якщо дані будуть розходитися, значить, до бухгалтерії доходять не всі фінансові документи. Через це на рахунках бухобліку і відповідно в балансі починають накопичуватися неіснуючі запаси, активи, зобов'язання. Наприклад, будь-які витрати вже були списані у виробництво, проте в балансі вони все ще числяться за статтею «Запаси». Поява такого «сміття» ще говорить про те, що Ваша компанія несе непотрібні податкові ризики, а також не використовує легальні можливості зниження податкових платежів.

3. Активи і зобов'язання. Ці характеристики визначають фінансове становище компанії в довгостроковій перспективі. В оперативному управлінні за цими показниками повинні стежити фінансові служби. Але і Вам корисно періодично задаватися низкою запитань з цієї сфери:

• Чи достатньо у компанії основних засобів? Чи підтримуються вони в новому стані? Це порівняно легко перевірити. Щорічні вкладення в устаткування і транспорт повинні бути не менше, ніж амортизація майна (а як правило, більше на 20-30%, щоб компенсувати інфляцію).
• Яка загальна сума зобов'язань компанії? Яку частку зобов'язання займаю в активах компанії? Наскільки річний оборот покриває зобов'язання?
• Яка частка процентного боргу (банківських кредитів та інших зобов'язань, за якими треба виплачувати жорстко певні відсотки)? Наскільки річний прибуток покриває процентні платежі?

В іншому, фінансову звітність Ви можете залишити для аналізу фінансового директора.

Управлінська звітність

Якщо фінансова і бухгалтерська звітність будується за єдиними правилами і охоплює всю діяльність компанії, то управлінські звіти індивідуальні і, як правило, зосереджені на окремих аспектах роботи. Серед управлінських звітів, які вивчає Генеральний Директор, найчастіше присутні:

1. Звіт за виробничими показниками, тобто фізичні обсяги роботи. Зміст цього звіту сильно залежить від виду бізнесу. Якщо це промислове виробництво, то в звіті вказують кількість вироблених і відвантажених одиниць товару покупцям. У торгівлі це можуть бути або грошові показники продажів, або фізичні обсяги продажів за ключовими товарам. У проектному бізнесі такий звіт може будуватися на графіках виконання планів роботи.

2. Аналіз структури доходів і витрат. Звіт може включати собівартість проданої продукції і рентабельність її продажу, а може відображати тільки ситуацію в цілому. Завдання Генерального Директора при вивченні цих звітів - побачити статті витрат, які необґрунтовано ростуть, а також виявити, що якісь з послуг або продуктів компанія починає продавати собі в збиток. Відповідно, структура витрат підбирається так, щоб на її основі можна було легко сформулювати завдання, які потребують вирішення. Дуже поширеним варіантом є структуризація всіх витрат як за статтями, так і за місцем виникнення (підрозділи, філії і т.п.).

Зведемо все сказане вище в єдиний план, за яким Генеральний Директор може будувати свою роботу зі звітністю. Ви можете доопрацювати цей план відповідно до особливостей свого бізнесу. Однак для початку можна використовувати його і без змін (див. таблицю).

Таблиця. Які показники звітності слід вивчати Генеральному директорові

Компанія очима кредитора або інвестора

Останній елемент фінансового аналізу, який Ви можете виконувати, - оцінка компанії з позиції акціонерів і кредиторів. Робити її краще на основі бухгалтерської звітності, так як саме цю звітність буде використовувати банк. найпростіший варіант оцінки включає:

• розрахунок кредитного рейтингу компанії за методикою одного з банків;
• розрахунок вартості бізнесу. Один із способів розрахунку - порівняння з іншими компаніями. При цьому визначаються один - два ключових «драйвера вартості» і обчислюються ринкові коефіцієнти для них.

Розраховувати ці показники з нуля може бути незручно. Але, включивши їх в набір стандартних звітності, що надається фінансовими службами, Ви будете мати перед очима гарну картину, яка відображатиме стратегічний погляд на стан справ в компанії.

Відомо, що компанія, яка працює з хорошим банком або інвестором, часто має стабільний фінансовий стан. Пов'язано це в тому числі і з тим, що за її діяльністю ведеться регулярний контроль, який спирається на об'єктивні дані звітності, а відхилення від рекомендованих показників викликає жорстку реакцію інвестора. Аналогічного результату може досягти будь-яка компанія. Але для цього Ви повинні частіше спиратися в своїх судженнях і розпорядженнях на дані фінансової та управлінської звітності.

Два принципу роботи з будь-звітністю

1. Жоден звіт не є ідеальним і універсальним. Одні аспекти відображаються гірше, інші краще. Тому важливо розуміти, що було найбільш важливим при підготовці досліджуваного Вами звіту і концентруватися тільки на цьому. Як правило, з кожного звіту Ви зможете почерпнути два-три показника, найбільш вірно відображених в ньому, тому Вам неминуче доведеться працювати з різними джерелами даних для аналізу.

2. Вивчайте тільки те, чим можете управляти. Якщо на основі якогось звіту Ви не плануєте ставити цілі своїм підлеглим, то цей звіт може бути цікавим, але має не дуже пряме відношення до керівництва компанією. Його краще відставити на другий план. Першорядне значення мають звіти, які можна безпосередньо використовувати в стратегічних або тактичних цілях компанії та за яким можна прорахувати ступінь досягнення цих цілей.

Етапи формування та складання управлінської звітності

Важливі аспекти при складанні управлінської звітності: форми і приклади. Управлінська звітність - це один з найважливіших джерел отримання інформації про результати діяльності компанії, на основі сукупності фінансових, збутових, маркетингових, виробничих та інших показників.

Інформація в управлінській звітності повинна бути економічно цікава і активно використовуватися керівниками, засновниками та власниками бізнесу. Розкриті в управлінській звітності дані необхідні для аналізу всієї діяльності. Це допомагає вчасно виявити причини можливих відхилень від параметрів, які задані стратегією бізнесу, а також показати резерви (фінансові, матеріальні, трудові, і ін.), Які до цього часу не використовувалися компанією.

Нижче представлені 7 етапів формування і складання управлінської звітності.

Крок 1. Діагностика існуючої системи управління в компанії

Даний етап необхідний для аналізу організаційної структури компанії, визначається формат моделювання процесів. При наявності у компанії схем бізнес-процесів і їх опису, проводиться аналіз даних документів, і виявляються основні проблемні зони, які потребують оптимізації.

Крок 2. Створення методології управлінської звітності

Даний етап необхідний для делегування повноважень в частині складання операційних бюджетів та визначення відповідальності, конкретних центрів фінансової відповідальності (ЦФО) за складання тих чи інших бюджетних планів (сегментів управлінської звітності).

Малюнок 1. Послідовність етапів побудови методології управлінської звітності.

Цілі і завдання, які вирішуються в результаті впровадження управлінської звітності в компанії:

• Встановлення та досягнення конкретних ключових показників ефективності (KPI);
• Виявлення «слабких» ланок в організаційній структурі компанії;
• Підвищення системи контролю результатів діяльності;
• Забезпечення прозорості грошових потоків;
• Посилення платіжної дисципліни;
• Розробка системи мотивації співробітників;
• Оперативне реагування на зміну: кон'юнктури ринку, каналів збуту і т.д .;
• Виявлення внутрішніх ресурсів компанії;
• Оцінка ризиків і т.д.

Склад управлінських звітів залежить в першу чергу від характеру діяльності компанії. Як показує практика, склад управлінської звітності (майстер-звіт) зазвичай включає в себе:

• Звіт про рух грошових коштів (прямим методом);
• Звіт про рух грошових коштів (непрямим методом);
• Звіт про прибутки і збитки;

Малюнок 2. Приклад структури управлінської звітності.

Малюнок 3. Зв'язок класифікатора управлінських звітів та об'єктів управлінського обліку.

консолідація бюджетів

Формування консолідованої управлінської звітності є досить трудомісткий процес. Консолідована фінансова управлінська звітність розглядає групу взаємопов'язаних організацій, як єдине ціле. Активи, зобов'язання, доходи і витрати об'єднуються в загальну систему управлінських звітів. Така звітність характеризує майнове і фінансове становище всієї групи компаній на звітну дату, а також фінансові результати її діяльності за звітний період. Якщо холдинг складається з компаній, які між собою ніяк не пов'язані на операційному рівні, то завдання консолідації управлінської звітності вирішується досить просто. Якщо ж між компаніями холдингу здійснюються господарські операції, то в цьому випадку не все так очевидно, адже потрібно буде виключити взаємні операції, щоб на рівні холдингу в консолідованій звітності не спотворити дані про доходи та витрати, активи і зобов'язання. У бюджетній політиці компанії необхідно закріпити правила і принципи елімінації ВГО.

Тому доцільніше використовувати інформаційні системи. Для цих цілей можна застосувати систему «WA: Фінансист». Система дозволяє проводити елімінування внутрішньофірмових оборотів на рівні проведення первинних документів і швидко отримувати коректну інформацію, що спрощує і прискорює процес формування управлінської звітності, мінімізує помилки, пов'язані з людським фактором. При цьому звірка внутрішньогрупових оборотів, їх елімінація, виконання коригувальних проводок та інших операцій здійснюються в автоматичному режимі.

Приклад управлінської звітності: Компанія А володіє компанією Б на 100%. Компанія А продала товар на суму 1500 рублів. Покупка даного товару обійшлася компанії А в 1000 рублів. Компанія Б оплату за поставлений товар справила в повному обсязі. На кінець звітного періоду компанія Б не продала товар і він числиться у неї в складі звітності.

В результаті консолідації необхідно виключити прибуток (500 рублів), яку компанія ще не отримала і зменшити вартість запасів (500 рублів).

Щоб виключити ВГО і прибуток, яку компанія Б ще не запрацювала. Необхідно зробити коригування.

Результат консолідації управлінської звітності

Малюнок 4. Прогнозний баланс (управлінський баланс).

Визначення ключових показників ефективності (KPI - Key performance indicators)

Введення ключових контрольних показників дозволяє управляти центрами фінансової відповідальності, встановлюючи ліміти, нормативні значення або граничні межі прийнятих показників. Набір показників ефективності окремих ЦФО істотно залежить від ролі цього центру відповідальності в системі управління і від виконуваних функцій. Значення показників встановлюються з урахуванням стратегічних планів компанії, розвитку окремих напрямків бізнесу. Система показників може приймати ієрархічну структуру, як для компанії в цілому, так і з деталізацією до кожного центру фінансової відповідальності. Після деталізації KPI верхнього рівня і передачі їх на рівні ЦФО і співробітників до них можна прив'язати винагороду персоналу і т.д.

Малюнок 5. Приклад використання ключових показників компанії.

Контроль і аналіз управлінської звітності та виконання

Для виконання бюджетів, що входять до складу управлінської звітності можна виділити три напрямки контролю:

• попередній;
• поточний (оперативний);
• заключний.

мета попереднього контролю - це профілактика потенційних порушень бюджету, інакше кажучи, попередження необгрунтованих витрат. Він проводиться до здійснення господарських операцій. Найбільш поширена форма такого контролю - узгодження заявок (наприклад, на оплату або відвантаження товарів зі складу).

Поточний контроль виконання бюджету передбачає регулярний моніторинг діяльності центрів фінансової відповідальності для виявлення відхилень фактичних показників їх діяльності від запланованих. Проводиться щодня або щотижня по оперативної звітності.

заключний контроль виконання бюджету - не що інше, як аналіз виконання планів після закриття періоду, оцінка фінансово-господарської діяльності компанії в цілому і по об'єктах управлінського обліку.

У процесі виконання бюджетів важливо виявляти відхилення на ранніх етапах. Визначити, які методи попереднього та поточного контролю бюджету можна використовувати в компанії. Наприклад, ввести процедури узгодження заявок на платіж або відпустку матеріалів зі складу. Це дозволить уникнути невиправданих витрат, попередити невиконання бюджету і заздалегідь вжити заходів. Обов'язково регламентуйте процедури контролю. Створіть окремий регламент бюджетного контролю. Опишіть в ньому види і етапи перевірок, їх періодичність, порядок перегляду бюджетів, ключові показники і діапазони їх відхилень. Це зробить процес контролю прозорим і зрозумілим, підвищить виконавську дисципліну в компанії.

Малюнок 6. Контроль виконання планових показників управлінської звітності.

Крок 3. Проектування та затвердження фінансової структури компанії

Цей етап включає в себе роботи по формуванню класифікаторів бюджетів і бюджетних статей, розробці сукупності операційних бюджетів, статей планування і їх взаємозв'язків між собою, накладенню видів бюджетів на організаційні ланки структури управління компанією.

На основі організаційної структури компанії розробляється фінансова структура. В рамках цієї роботи з організаційних ланок (підрозділів) формуються центри фінансової відповідальності (ЦФО) і будується модель фінансової структури. Головне завдання побудови фінансової структури підприємства - отримати відповідь на питання, хто і які бюджети на підприємстві має становити. Правильно побудована фінансова структура підприємства дозволяє побачити «ключові точки», в яких буде формуватися, враховуватися і, швидше за все, перерозподілятися прибуток, а також здійснюватися контроль за витратами і доходами компанії.

Центр фінансової відповідальності (ЦФО) - об'єкт фінансової структури компанії, який несе відповідальність за всі фінансові результати: виторг, прибуток (збитки), витрати. Кінцева мета будь-якого ЦФО - максимізація прибутку. Для кожного ЦФО складаються всі три основних бюджету: бюджет доходів і витрат, бюджет руху грошових коштів і прогнозний баланс (управлінський баланс) .Як правило, в якості ЦФО виступають окремі організації; дочірні фірми холдингів; відокремлені підрозділи, представництва та філії великих компаній; регіонально або технологічно відособлені види діяльності (бізнеси) багатопрофільних компаній.

Центр фінансового обліку (ЦФО) - об'єкт фінансової структури компанії, що відповідає тільки за деякі фінансові показники, наприклад за доходи і частину витрат. Для ЦФО складаються бюджет доходів і витрат або деякі приватні і функціональні бюджети (бюджет трудових витрат, бюджет продажів) .Як ЦФО можуть виступати основні виробничі цехи, які беруть участь в єдиних технологічних ланцюжках на підприємствах з послідовним або безперервним технологічним циклом; виробничі (складальні) цехи; збутові служби і підрозділи. Центри фінансового обліку можуть мати вузьку спрямованість:

• центр маржинальної прибутку (профіт-центр) - структурний підрозділ або група підрозділів, діяльність яких безпосередньо пов'язана з реалізацією одного або декількох бізнес-проектів фірми, що забезпечують отримання та облік прибутку;
• центр доходів - структурний підрозділ або група підрозділів, діяльність яких спрямована на отримання доходу і не передбачає врахування прибутку (наприклад, служба збуту);
• центр інвестицій (венчур-центр) - структурний підрозділ або група підрозділів, які безпосередньо пов'язані з організацією нових бізнес - проектів, прибуток від яких очікується в майбутньому.
• центр витрат - об'єкт фінансової структури підприємства, який відповідає тільки за витрати. Причому не за всі витрати, а за так звані регульовані витрати, витрачання та економію яких керівництво ЦЗ може контролювати. Це підрозділи, які обслуговують основні бізнес-процеси. Для ЦЗ складаються лише деякі допоміжні бюджети. Як ЦЗ можуть виступати допоміжні служби підприємства (господарський відділ, служба охорони, адміністрація). центр витрат може також іменуватися МВЗ (місце виникнення витрат).

Малюнок 7. Проектування фінансової структури компанії.

Крок 4. Формування бюджетної моделі

Не існує будь-яких жорстких вимог по розробці класифікатора внутрішньої управлінської звітності. Так само як немає двох абсолютно однакових компаній, так само немає однакових бюджетних структур. На відміну від формалізованої фінансової звітності: звіту про прибутки і збитки або бухгалтерського балансу, управлінська звітність не має стандартизованої форми, яка повинна суворо дотримуватися. Структура внутрішньої управлінської звітності залежить від специфіки компанії, прийнятої в компанії бюджетної політики, побажань керівництва за ступенем деталізації статей для аналізу і т.д. Можна лише дати загальні рекомендації, Як скласти оптимальну структуру управлінської звітності.

Малюнок 8. Схема взаємодії бюджетних форм на прикладі простої бюджетної моделі.

Класифікація статей на прикладі Звіту про рух грошових коштів

Малюнок 9. Виконання бюджету руху грошових коштів (CF (БРГК)).

Крок 5. Затвердження бюджетної політики і розробка регламенту

Бюджетна політика формується з метою вироблення та закріплення принципів формування і консолідації показників даних статей та методів їх оцінки. Сюди включаються: визначення часового періоду, процедури планування, формати бюджетів, програма дій кожного з учасників процесу. Після розробки бюджетної моделі, необхідно переходити до регламентації бюджетного процесу.

Потрібно визначити які бюджети, і в якій послідовності формуються в компанії. Для кожного бюджету необхідно виділити відповідального за підготовку (конкретний співробітник, ЦФО) і відповідального за виконання бюджету (керівник напрямку, керівник ЦФО), встановити ліміти, нормативні значення або граничні межі показників ефективності ЦФО. Обов'язково слід сформувати бюджетний комітет це орган, який створюється для цілей управління бюджетним процесом, контролю його виконання і прийняття рішень.

Малюнок 10. Фази планування бюджетування підприємства.

Крок 6. Аудит облікових систем

На етапі розробки і затвердження складу управлінської звітності компанії також необхідно врахувати, що класифікатор бюджетних статей повинен бути досить детальним для забезпечення Вас корисною інформацією про доходи та витрати компанії. При цьому потрібно розуміти, що чим більше рівнів деталізації буде виділено, тим більше часу і трудовитрат потрібно для складання управлінської звітності, бюджетів і звітів, але тим більш детальну аналітику можна отримати.

Також необхідно врахувати, що в результаті розробки методології управлінської звітності може знадобитися і адаптація облікових систем, тому що для аналізу виконання бюджетів планові показники повинні будуть зіставлятися з наявної фактичної інформацією.

Крок 7. Автоматизація

Цей етап включає в себе роботи по вибору програмного продукту, створення технічного завдання, впровадження та супровід системи.